(1) Mit dem Administrator Modul werden die Datenbank, Gruppen, Benutzer, Projekte und sonstige Aufgaben verwaltet.

Transkript

1 1 TimeTrack! TimeTrack! Ist ein Softwareprodukt von The Project Group, welches der Erfassung von Ist- Aufwänden von Projekten dient. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass das Projekt vorher mit Microsoft Project geplant wurde. Die Ist-Zeiten der Mitarbeiter werden über ein Front End erfasst und zentral in einem SQL Server gespeichert. Die Benutzung der Software ist dabei an bestimmte Rollen gebunden, die zu definieren sind. TimeTrack! unterscheidet zwischen Mitarbeiter, Gruppenleiter, Projektleiter und Administrator. So wird gewährleistet, dass dem jeweiligen Benutzer nur die Funktionen zur Verfügung stehen, die er benötigt. Ein Benutzer kann verschiedene Kombinationen von Rollen vereinen. TimeTrack! besteht aus den folgenden vier Modulen: (1) Mit dem Administrator Modul werden die Datenbank, Gruppen, Benutzer, Projekte und sonstige Aufgaben verwaltet. Abbildung 1: Administrator Modul von TimeTrack! 1 (2) Das Projektleiter Modul ist mit Hilfe eines COM-Addins in MS Project integriert. Mit den Funktionen dieses Moduls können Projektinformationen aus den Projekten von MS Project in die TimeTrack!-Datenbank gespeichert (vgl. Abbildung 2)und die von den 1 Aus Hilfedatei für Clients, Stand

2 Mitarbeitern gemeldeten Arbeitsstunden genehmigt werden. Des Weiteren kann hier festgelegt werden, wer ein Projekt verwaltet und wer es besitzt. Abbildung 2: Dialog "Projekt speichern" aus TimeTrack! (3) Im Mitglieder Modul geben die Mitarbeiter die geleistete Arbeitszeit ein. Verfügt der Mitarbeiter über die entsprechende Berechtigung, kann er auch neue Aufgaben zur Rückmeldung einfügen. Abbildung 3: Zeiterfassung durch Mitarbeiter in TimeTrack! (4) Das Gruppenleiter Modul dient der Genehmigung der auf sonstige Aufgaben gemeldeten Arbeitsstunden der Mitarbeiter je Gruppe. Die Projekte werden mit den entsprechenden Einstellungen zum größten Teil aus MS Project übernommen. Mit dem Administrator Modul können nur die Benutzerrechte für Projekte vergeben werden. Die Rückmeldung von Zeiten in TimeTrack! läuft üblicherweise in folgenden Schritten ab (vgl. Abbildung 4): Im Administrator Modul werden Gruppen, Benutzer und die sonstigen Aufgaben definiert (1). Erst dann kann der Projektleiter die Planwerte eines Projekts in der Datenbank speichern (2). Die Mitarbeiter können nun über das Mitglieder Modul ihre geleisteten Ist-Werte für 2

3 projektbezogene und sonstige Aufgaben rückmelden (3). Als nächstes können die Gruppenleiter in ihrem Modul die Zeiten, die für sonstige Aufgaben gemeldet wurden, genehmigen (4). Auch die Projektleiter können jetzt die gemeldeten Zeiten der Projektaufgaben genehmigen (5). Nach der Genehmigung ist eine Änderung durch die jeweiligen Mitarbeiter nicht mehr möglich. Abbildung 4: Nutzungsablauf von TimeTrack! 2 Bewertung TimeTrack! stellt eine interessante Möglichkeit der Zeiterfassung dar, allerdings bei gleichzeitiger Nutzung von Microsoft Project. Somit wäre die Muster GmbH gezwungen, jedes Projekt mit MS Project zu planen. Die Anforderungen der Muster GmbH werden nur teilweise erfüllt (z.b. unterschiedliche Module für Projektleiter und Mitarbeiter, Statusabfrage), andere fehlen ganz (z.b. Differenzierung der Zeiten, Projektstruktur). Das Unternehmen bietet eine firmenspezifische Anpassung an, es ist jedoch fraglich, inwieweit es möglich ist den gewünschten Aufbau von Strukturplanung, Angebot, Auftrag und Aufwandserfassung (vgl. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) mit entsprechenden Funktionalitäten umzusetzen. 2 Aus Hilfedatei für Clients, Stand

4 2 Alpha Project Line (ASP Solution) Bei dem System Alpha Project Line handelt es sich um ein Projektführungssystem, das aus den zwei Modulen Alpha Project WorkBench und Alpha Project TeamLink besteht. Alpha Project WorkBench ist die Software für den Projektleiter und wird unter Citrix im Terminal Server Modus durchgeführt. Alpha Project TeamLink ist ein webbasiertes Tool und erlaubt den Projektmitarbeitern den Zugriff über das Internet. Der Projektleiter hat mit dieser Software die Möglichkeit, die Projekte des Unternehmens mit Hilfe so genannter Projektreferenzmodelle zu planen. Auch die Kontrolle und Steuerung des Projekts wird von der Projektmanagementsoftware mit entsprechenden Hilfsmitteln unterstützt. Die Projektmitarbeiter werden über das webbasierte Modul Alpha Project TeamLink mit dem Projektleiter verbunden. Sie haben so die Möglichkeit über das Internet oder Intranet 3 Arbeitsaufträge mit den Ist-Zeiten zurückzumelden. Die nachfolgende Abbildung verschafft einen Überblick über die beiden Module der Alpha Project Line und deren Leistungen. Abbildung 5: Architektur von Alpha Project WorkBench sowie Alpha Project TeamLink Intranet = ein geschlossenes Firmennetzwerk, das durch eine Firewall zu offenen Internet hin geschützt wird. Vgl. Stand Aus APL_Produktebeschreibung.pdf, S. 6, Stand

5 Bewertung Das System erfüllt zwar einen Großteil der Anforderungen der Muster GmbH, enthält jedoch einige Funktionen, die für die Bedürfnisse des Unternehmens nicht notwendig bzw. nicht erwünscht sind. Abbildung 6 zeigt beispielsweise, dass in der Auftragsansicht von Alpha Project TeamLink die Kosten enthalten sind. Das System für die Muster GmbH soll die Kosten jedoch nur auf Seiten des Account-Managers anzeigen. Abbildung 6: Auftrags- und Pendenzenansicht AlphaProject TeamLink (Ausschnitt) Der Status des Auftrags ist nur als offen/erledigt festlegbar. Wünschenswert wäre für die Muster GmbH die Angabe, welcher Prozentanteil der Leistung erbracht ist. Die Aufgabe ist der Projektstruktur nicht direkt zuordenbar. Eine Strukturierung, ähnlich der betroffenen Produktkomponente (vgl. Abbildung 7) im Antragsfenster des Alpha Project TeamLink, wäre erstrebenswert. Abbildung 7: Antrag im Alpha Project TeamLink (Ausschnitt) Ein positiver Aspekt ist die Tatsache, dass es sich bei dem System um eine ASP-Lösung (Application Service Providing) handelt, d.h. die Software wird dem Unternehmen gegen eine Mietgebühr übers Internet zur Verfügung gestellt. Es fallen keine Lizenzgebühren an und das System wird vom Anbieter ständig auf dem neuesten Stand gehalten. Abschließend lässt sich festhalten, dass es sich bei dem System von Alpha Project Line um eine interessante Projektmanagementsoftware handelt. Für die Anforderungen der Muster 5

6 GmbH ist diese Lösung jedoch stellenweise zu umfangreich (z.b. Antrag) und wirkt dadurch unübersichtlich. Andere Anforderungen, wie z.b. die Differenzierung zwischen kundenspezifischer Zeit und der Zeit für Weiterentwicklungen werden nicht berücksichtigt. 6