Formatieren in Word 2007

Transkript

1 Formatieren in Word 2007 Formatierungsmöglichkeiten im Allgemeinen Einfache Formatierungen werden hier vorgenommen, In der Regel ist es aber sinnvoller mit Formatvorlagen für unterschiedliche Absätze zu arbeiten. Die Symbole sind selbsterklärend, spätestens dann, wenn man mit der Maus darüber fährt. Das in diesem über das Register "Start" erreichbaren Block befindliche Icon für das Anzeigen von Formatierungssymbolen ( --->, funktioniert wie eine Ein-Ausschalter) ist wichtig, da man sich entsprechende Formatierungen verdeutlicht anzeigen lassen kann. So sehen Absatzschaltungen (mit ENTER) anders aus als geschützte Zeilenumbrüche (SHIFT+ENTER). Ausgedruckt werden Formatierungssymbole auch dann nicht, wenn sie eingeschaltet sind. Ein Dokument kann in mehrere Abschnitte aufgeteilt werden. Das ist sinnvoll für unterschiedliche Abschnitte. Z.B. Textseiten können Textseiten eine Seitennummerierung haben, ein Inhaltsverzeichnis und die Titelseite jedoch nicht Um Abschnittswechsel als solche erkennen zu können, müssen die Formatierungssymbole eingeschaltet sein. ---> Seitenlayout rechts unten anklicken Mit Oben, Unten, Links und rechts lassen sich die Seitenränder einstellen. Hoch- und Querformat sind selbsterklärend. Der Rest interessiert an dieser Stelle nicht. Formatieren in Word 2007 Schwäbl Seite 1

2 Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen Im Register "Einfügen" wir auf Fußzeile und anschließend auf Fußzeile bearbeiten geklickt. (Kopfzeile: ananlog dazu). Nun befindet man sich in der Fußzeile (der Rest des Textes erscheint gegraut. Unter "Seitenzahl wird nun "Einfache Zahl ausgewählt. Diese kann noch unter dem Reiter "Start" weiter formatiert, z.b. rechtsbündig gestellt werden. Formatvorlagen Formatvorlagen definieren Absatzformate, die sich dann leicht im Formatvorlagen-Menü auswählen lassen. Ändert man eine Formatvorlage, dann wirkt sich das auf alle Absätze im Dokument aus, denen diese Vorlage zugewiesen ist. Bei großen Arbeiten liegt der Vorteil darin, dass Änderungen am Layout durch eine kleine Änderung in der jeweiligen Vorlage keine große Mühe mehr machen. Diese lassen sich folgendermaßen anzeigen: Formatieren in Word 2007 Schwäbl Seite 2

3 Unter Optionen kann nun ausgewählt werden, ob z.b. alle, nur empfohlene oder nur im Dokument verwendete angezeigt werden. Zum normalen Arbeiten ist "alle" unübersichtlich. Wenn man aber eine Vorlage sucht, die nicht aufgelistet ist, muss dieser Punkt ausgewählt sein, damit man die Formatvorlage auswählen und bei Bedarf anpassen kann. Klickt man im Formatvorlagenmenü mit der rechten Maustaste auf einen Absatztyp und wählt im Menü "Ändern" aus, dann öffnet sich folgendes Abfragefenster. Hier lässt sich z.b. festlegen, welcher Absatztyp automatisch nachfolgend verwendet wird, Schrift größe und -art, Schriftfarbe, der Satz, Einzug uns manches andere einstellen. Der Klick auf "Format" ergibt neue und erweiterte Formatierungsmöglichkeiten. Bei der Schriftart lassen sich zusätzlich noch Buchstabenabstand uns Sonderformatierungen, wie "hochgestellt" und viele andere einstellen. Interessant sind die beiden Register, die unter dem Punkt "Absatz" ausgewählt werden können. Mit Nummerierung kann z.b. eingestellt werden, wie die Nummerierung der Überschriften erfolgt. Formatieren in Word 2007 Schwäbl Seite 3

4 Neben Abständen, Einzügen und Sondereinzügen (z.b. erste Zeile anders) lassen sich, was Zeilen- und Seitenumbruch angeht, interessante Optionen auswählen: Es kann der komplette Absatz zusammengehalten werden. Passt dieser nicht mehr auf die Seite, dann wird er auf die nächste verschoben. "Nicht vom nächsten Absatz trennen" ist für alle Überschriften ein Muss, da es nicht schön aussieht, wenn eine Seite mit einer Überschrift endet, der Text dazu aber erst eine Seite später erscheint. Seitenumbruch oberhalb kann bei großen Werken für Überschrift1 sinnvoll sein, wenn man Hauptüberschriften jeweils auf einer neuen Seite beginnen lassen will. All diese Dinge kontrolliert die Absatzkontrolle von Word nun selbst. Fügt man Texte ein, dann muss man keine händischen Seitenumbrüche mehr setzten, die man bei jeder Änderung wieder überprüfen müsste. Wählt man im Formatvorlagenmenü mit der rechten Maustaste "Ändern" und dann unter "Format" Nummerierung aus, dann werden die Absätze automatisch durchnummeriert. Formatieren in Word 2007 Schwäbl Seite 4

5 Spalten Um einzelnen Textbereichen mehr als eine Spalte zuweisen zu können, ist es sinnvoll, vorher eine Abschnittstrennung ausgeführt zu haben (Seitenlayout>Umbrüche>fortlaufend). Der Textbereich, der mehrspaltig werden soll, wird vorher markiert. Zeilennummern setzen So können Zeillennummern für einen markierten Bereich gesetzt werden. Zeilennummern können folgendermaßen genauer festgelegt werden (z.b. Schrittweite): Oder erneut aufrufen unter Formatieren in Word 2007 Schwäbl Seite 5

6 Formatierung der Zeilennummern ändern Start > Nun stehen die für Formatvorlagen üblichen Änderungsmöglichkeiten zur Verfügung. Einfügen von Bildern Über den Reiter "Einfügen" lassen sich u.a. auch Bilder einfügen. Diese werden über das Icon "Grafik" ausgewählt und die einzufügende Bilddatei ausgewählt. Klickt man mit der rechten Maustaste in das Bild, dann erhält man unter "Textumbruch" z.b. diverse Möglichkeiten, wie das Bild im Text angeordnet sein soll. Formatieren in Word 2007 Schwäbl Seite 6

7 GFS-Arbeit Der wichtigste Schritt für das Anlegen einer GFS-Arbeit ist die Gliederung in die vorgegebenen Textabschnitte. Vorgaben für die GFS-Arbeit Für die GFS-Arbeit gibt es folgende Vorgaben: Seitenränder: Oben: 2,2 cm Unten: 2,2 cm Links: 2,5 cm Rechts: 2,5 cm Blocksatz und linksbündiger Flattersatz sind erlaubt. Abschnitte: Deckblatt, Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen, Inhalt mit Seitennummerierung, Literaturverzeichnis ohne Seitennummerierung, Versicherung Zitier-Richtlinien: Internet: Link (Url) und Zeitpunkt (Datum / Uhrzeit) Buch: Autor: Titel, Verlag, Erscheinungsdatum, Auflage Anlegen von Abschnitten für unterschiedliche Elemente auf einer Seite Diese Abschnitte werden werden z.b. benötigt, wenn unterschiedliche Spaltenzahlen innerhalb einer Seite vorkommen sollen. Grundsätzlich kann man Spalten auch markiertem Text zuweisen, ohne, dass ein Abschnittswechsel gesetzt wurde. Das erledigt Word dann automatisch. Oder sorgt über das Seite-Einrichten-Fenster dafür, dass der neue Abschnitt auf derselben Seite beginnt. Anlegen von Abschnitten für die GFS-Arbeit und andere wissenschaftliche Werke Diese Abschnitte werden werden z.b. benötigt, wenn eine umfangreichere Arbeit in verschieden zu formatierende Bereiche wie Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Textteil,... gegliedert werden soll. Formatieren in Word 2007 Schwäbl Seite 7

8 Damit die Formatierung wirklich nicht von anderen Abschnitten übernommen wird und man so z.b. verhindern kann, dass Seitenzahlen dort verwendet werden, wo man sie in der Fußzeile nicht haben will, muss in den jeweiligen Abschnitt geklickt werden und anschließend folgendes ausgewählt werden: Es wird unter der Reiter "Seitenlayout" auf "Seite einrichten" geklickt (ganz rechts). Dann wird unter dem Reiter Layout "Erste Seite anders" aktiviert. Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses Es wird in den zuvor angelegten Abschnitt "Inhaltsverzeichnis" geklickt. Dann wird der Reiter "Verweise" ausgewählt, wo sich auf der linken Seite das Icon für Inhaltsverzeichnis befindet. Nachdem die gewünschten Optionen ausgewählt sind, wird an der entsprechenden Stelle das Inhaltsverzeichnis eingefügt. Es kann nachträglich noch umformatiert werden. Einfügen eines Deckblattes In den ersten Abschnitt kann über "Einfügen>Deckblatt" ein Deckblatt eingefügt und angepasst werden. Oder man layoutet ein Deckblatt selbst. Formatieren in Word 2007 Schwäbl Seite 8