ERSTELLEN EINES BRIEFBOGENS MIT WORD 1 SCHRITT 1: EINRICHTEN VON KOPF- UND FUßZEILEN 1. Die Ansicht Kopf- und Fußzeilen 1

Transkript

1 ERSTELLEN EINES BRIEFBOGENS MIT WORD 1 SCHRITT 1: EINRICHTEN VON KOPF- UND FUßZEILEN 1 Die Ansicht Kopf- und Fußzeilen 1 Erste Seite anders gestalten 1 Den Briefbogen gestalten 1 Ab der zweiten Seite durchnummerieren 2 SCHRITT 2: BRIEFBOGEN ALS DOKUMENTVORLAGE SPEICHERN 4 Kopie des Briefbogens von der Vorlage ziehen 5 Einen FAX-Bogen als Vorlage erstellen 6 Die Vorlage ändern 7 Die Vorlage löschen 7 Dr. Viola Vockrodt-Scholz

2 Erstellen eines Briefbogens mit Kopf- und Fußzeilen Seite 1 Erstellen eines Briefbogens mit WORD Ein einfacher Briefbogen ist in WORD relativ leicht hergestellt. Unser Briefbogen soll den Absender auf der ersten Seite im Briefkopf enthalten, einen Platz für das Datum und einen Absender für das Adressfenster im Briefumschlag. Es ist möglich, ein Logo einzufügen. Schritt 1: Einrichten von Kopf- und Fußzeilen Die Absenderadresse soll in den Kopfzeilen geschrieben werden. Dann ist der Bereich gegen Änderungen geschützt und der Absender steht auf dem Briefbogen höher als der obere Seitenrand. Die Ansicht Kopf- und Fußzeilen Wir nehmen den Befehl Ansicht>Kopf- und Fußzeile. Sie sehen die Kopfzeilen in einem gestrichelten Rahmen. Was Sie hier hinein schreiben, erscheint vorerst auf jeder Seite gleich. Sie finden zusätzlich die Symbolleiste Kopf- und Fußzeilen im Word-Fenster. Erste Seite anders gestalten Wir bereiten vor, dass die erste Seite unseres Briefbogens andere Kopf- und Fußzeilen hat, als alle weiteren Seiten. Wir wählen auf der Symbolleiste der Kopf- und Fußzeilen Seite einrichten und aktivieren im aufgeschlagenen Dialogfeld im Bereich Kopf- und Fußzeilen : Erste Seite anders. Den Briefbogen gestalten Danach schreiben wir zentriert unseren Absender in die Kopfzeile. Im Muster wird die Schrift Times New Roman, Schriftgrad 14, Fett und als Schriftfarbe Grau gewählt. Dr. Viola Vockrodt-Scholz

3 Erstellen eines Briefbogens mit Kopf- und Fußzeilen Seite 2 In die Fußzeile könnte die Konto-Nummer oder die Kennziffern einer Firma stehen, wie das Handelsregister (HRB), die Handelsregister-Nummer und der Geschäftsführer. Sie schließen die Ansicht Kopf- und Fußzeilen durch Klick auf die Schaltfläche schließen auf der neuen Symbolleiste oder Sie klicken doppelt!auf die weitere Fläche des DIN A4-Blattes in Ihrem Bildschirm. Ab der zweiten Seite durchnummerieren Falls Sie einen mehrseitigen Brief schreiben, brauchen Sie Seitenzahlen. Sie erzeugen eine zweite Seite mit dem Befehl Einfügen>Manueller Wechsel>Seitenumbruch oder Sie nehmen die Tastenkombination "+#. Sie öffnen wieder die Kopf- und Fußzeilen. Sie schreiben in die Kopfzeile rechtsbündig Seite und klicken danach auf das Symbol Seitenzahlen einfügen. Word hat jetzt die Seitenzahl eingefügt, die auf jeder Seite weiter gezählt wird. Diese Funktion ist eine Rechenfunktion des Programms und heißt auch Feld. Falls Sie ein Feld löschen merken Sie dies daran, dass die Markierung immer sofort in einem erfolgt. Im Beispiel ist es wieder die Schrift Times New Roman, Schriftgrad 12 und Schriftfarbe: Grau. Sie schließen die Kopf- und Fußzeilen.

4 Erstellen eines Briefbogens mit Kopf- und Fußzeilen Seite 3 Sie können die zweite Seite löschen, in dem Sie mit der Rückschritttaste $den Seitenwechsel löschen. Sie können es ausprobieren: Wenn Sie eine zweite Seite wieder einfügen ("+#) erscheint die Seitennummerierung, genauso bei einer dritten oder vierten Seite. Word hat sich die Kopfund Fußzeilen für die folgenden Seiten gemerkt. Sie können also getrost alle Seiten, bis auf die erste Seite, unseren Briefbogen, löschen. Auf dem Briefbogen gestalten Sie weiter: Sie setzen das Datum an die richtige Stelle und schreiben den Absender für das Fenster im Fensterbriefumschlag. Für das Datum können Sie den Befehl: Einfügen>Datum und Uhrzeit verwenden. Sie wählen dort ein Format, das Ihnen gefällt und bestätigen dies mit OK. Wenn Sie das Feld Automatisch aktualisieren aktivieren, wird das Datum in Ihrem Brief mit jedem Öffnen des Dokuments zum aktuellen Datum. Vorsicht bei aktualisierbarem Datum: Wenn Sie den gedruckten Brief nicht abheften, können Sie das Datum nachträglich nicht mehr im Brief feststellen, weil es sich bei jedem Öffnen der Datei akualisiert.

5 Erstellen eines Briefbogens mit Kopf- und Fußzeilen Seite 4 Schritt 2: Briefbogen als Dokumentvorlage speichern Der Briefbogen ist fertig. Er hat noch einen kleinen Mangel, wenn wir die Datei öffnen und beschreiben, müssten wir das Geschriebene löschen, um einen neuen Brief auf dem selben Bogen zu schreiben. Das ist wenig effizient und fehleranfällig. Die Programme des Office Paketes bieten deshalb die Möglichkeit an, Vorlagen zu erstellen. Word hat dafür zwei verschiedene Dateitypen. Der eine Dateityp heißt Dokument und wird standardmäßig erstellt. Der zweite Dateityp heißt Dokumentvorlage und kann im Dialogfeld Speichern unter ausgewählt werden. Sie wählen den Befehl Datei>Speichern unter und als Dateityp Dokumentvorlage.

6 Erstellen eines Briefbogens mit Kopf- und Fußzeilen Seite 5 Word ändert nach dieser Auswahl den Ordner und öffnet den Ordner Vorlagen. Dieser Ordner ist vorteilhaft, weil er durch spezielle Programmierung leichtes und einfaches Finden der Vorlagen ermöglicht. Sie erstellen sich hier einen eigenen Ordner für Ihren Vorlagentyp, in unserem Fall Briefe. Hierzu wählen Sie die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen. Es wird dann ein neuer Unterordner im Ordner Vorlagen erzeugt. Sie öffnen diesen Ordner, geben der neuen Dokumentvorlage einen Namen, z. B. Mein Briefbogen und bestätigen durch Klick auf die Schaltfläche Speichern. Sie haben nunmehr die fertige Briefvorlage im Arbeitsspeicher. Diese Vorlage wollen wir nicht mehr ändern, darum schließen wir die Datei. Kopie des Briefbogens von der Vorlage ziehen Wir brauchen zukünftig für jeden Brief, den wir schreiben, eine Kopie unserer Vorlage. Sie wählen hierfür den Befehl Datei>Neu. Word öffnet den Ordner Vorlagen als Dialogfeld. Ihr eigener Ordner ist hier als Registerblatt eingetragen.

7 Erstellen eines Briefbogens mit Kopf- und Fußzeilen Seite 6 Unter dem Registerblatt Ihres Ordners finden Sie die Vorlage Musterbriefbogen. Sie können mit Doppelklick (alternativ: markieren und OK-Anklicken) eine Kopie von der Vorlage ziehen. Die neue Datei heißt DokumentNr. und hat das WORD-Standardformat. Sie können in Ruhe Ihren Brief auf diesen Briefbogen schreiben und in dem richtigen Ordner speichern. Für einen weiteren Brief wählen Sie wieder Datei>Neu und ziehen eine neue Kopie von der Vorlage. Einen FAX-Bogen als Vorlage erstellen Wenn Sie eine neue Vorlage auf der Basis unserer Vorlage erstellen wollen, öffnen Sie wieder das Dialogfeld Neu. Sie können in dem Dialogfeld auswählen, ob Sie a) ein Dokument oder b) eine Vorlage erstellen wollen.

8 Erstellen eines Briefbogens mit Kopf- und Fußzeilen Seite 7 Sie wählen Vorlage und erhalten eine Datei mit dem Namen Vorlage1. Sie schreiben auf den Briefbogen FAX und haben einen Bogen, mit dem Sie Faxe versenden können. Die Vorlage ändern Falls Sie Ihre Vorlage einmal ändern wollen, klicken Sie im Dialogfeld Neu mit der rechten Maustaste auf die Datei. Im Kontextmenü finden Sie den Eintrag Öffnen. Sie öffnen damit die Vorlage und können Ihre Änderungen vornehmen. Die Vorlage löschen Falls Sie eine Dokumentvorlage aus dem Ordner Vorlagen löschen wollen, klicken Sie die Datei im Dialogfeld Neu mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü Löschen.