Eingabehilfe Erfassen Beherbergungsbetriebe 2014, V. 4.1

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1 Eingabehilfe Erfassen Beherbergungsbetriebe 2014, V. 4.1

2 INDEX Anmeldung in TOMAS Leistungsträger suche Leistungsträger / Beherbergungsbetriebe erfassen Leistungsträger Allgemein Leistungsträger Adressen Leistungsträger Lage Leistungsträger Merkmale Metadaten Metadaten Automatische Buchungsanfrage...Fehler! Textmarke nicht definiert. 2.5 Leistungsträger Beschreibung Leistungsträger Archiv Leistungsträger Maps Leistungsträger Verknüpfungen Leistungsträger Protokoll...Fehler! Textmarke nicht definiert Leistungsträger Admin Objektinfo, Mapping...Fehler! Textmarke nicht definiert Buchhaltung Rollen, Benutzerverwaltung...Fehler! Textmarke nicht definiert Preis Leistungsträger entfällt...fehler! Textmarke nicht definiert. 3 Leistungen (Zimmer, Wohnung etc.) erfassen Leistungen Neu Leistungen Gruppen Leistungen Vertriebskanäle Leistungen Provisionssatz, Provisionssplitting und Vertriebskanäle Leistungen Konditionen Aufenthaltsdauer Belegung - Pflichtfeld An- und Abreiseregelung Leistungen Verfügbarkeiten Leistungen Preise Grundpreis Leistungen Zu- und Abschläge erfassen Leistungen Merkmale Leistungen Beschreibung TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

3 4 Anlagen Geo-Koordinaten...Fehler! Textmarke nicht definiert. 4.2 Definition Betriebscode Allgemeine Hinweise für die Beschreibung der Unterkunftsarten Dreilettercode für Zusammensetzung Betriebscode Übersicht für die Zuordnung der Orte Potsdam und Umgebung Berliner Umland Definition Leistungscode Darstellung Bilder TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

4 ANMELDUNG IN TOMAS Eingabe im Internetbrowser: (Sicherheit steht standardmäßig auf hoch ) Mandant: wird von TMB vergeben Benutzer: Name Kennwort: muss individuell verändert werden (siehe Lasche in TOMAS : Intranet - Meine Einstellungen ) 1 LEISTUNGSTRÄGER SUCHE Es kann gesucht werden nach: Schlagwort und LT-Namen oder Ort (auch nach Wortbestandteilen) o Wortlänge beträgt mindestens 3 Zeichen Name, LT-Namen (auch nach Wortbestandteilen, siehe oben) Typ, Leistungsträger-Typ (Hotel, Ferienwohnung/Ferienhaus etc.) Die maximale Anzeige ist auf 25 Sätze voreingestellt und kann verändert werden. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

5 2 LEISTUNGSTRÄGER / BEHERBERGUNGSBETRIEBE ERFASSEN 2.1 LEISTUNGSTRÄGER ALLGEMEIN Den Namen, Betriebscode, Klassifizierung usw. erfassen bzw. anwählen. Hinweis: Auswahl der Markierungen in den Auswahlfeldern Für die Mehrfachauswahl innerhalb der Auswahlfelder wird auf der Tastatur die Strg -Taste gedrückt gehalten und alle in Frage kommenden Merkmale markiert. Soll ein Merkmal nachträglich hinzugefügt werden, auch hierbei muss die Strg -Taste gedrückt werden, ansonsten werden alle bisher aktivierten Merkmale demarkiert. Feldnamen: Sprache hier kann auf Englisch umgeschaltet werden, ist aber nur gefüllt, wenn der LT, einen englischen Onlineauftritt bestellt hat (nach Vereinbarung zwischen Vollanschließer und LT, i.d.r. nicht kostenfrei Übersetzung aller Beschreibungstexte usw.) Name für Sortierung einfach Name doppeln Typ auswählen TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

6 Buchbar Betrieb ist buchbar. Soll der Betrieb (noch) nicht buchbar sein, Haken rausnehmen CRM Marketing-Gruppierung keine Bewandnis Partnerstatus steht immer auf Standard X/Y-Koordinate wird nicht mehr benötigt Betriebscode die Vergabe erfolgt nach festgelegtem Schema (siehe Anlage Kapitel 3.3), wichtig für Onlinebuchung und Verlinkungsstruktur (Stichwort: Deeplinks) Betriebsart entsprechende Art auswählen (siehe Anlage Kapitel 3.2) Klassifizierung Hotel entsprechende Art auswählen: o Hotels (H) nach DEHOGA o Gästehäuser, Gasthöfe und Pensionen (G) nach DEHOGA o Ferienhäuser und wohnungen (F) nach DTV (Besitzt ein LT unterschiedliche Klassifizierungen, wird hier die höchste Anzahl ausgewählt, die Unterscheidung der einzelnen Objekte erfolgt dann auf Ebene der einzelnen Leistungen) o Privatzimmer (P) nach DTV Siehe auch: Individuelle Klassifizierung hier können weitere Arten von Klassifizierungen des LT ausgewählt werden, achten Sie darauf, dass die schriftliche Bestätigung für die Klassifizierung vorliegt. o Hinweise: Wenn ein LT unter Klassifizierung Hotel gekennzeichnet ist, dann auch Dehoga-Sterne., bzw. DTV-Sterne auswählen! Hotelkette wird nicht benötigt Hotel Segmente - werden nicht mehr benötigt TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

7 2.2 LEISTUNGSTRÄGER ADRESSEN Wichtig: Das Häkchen bei Firmenadresse muss unbedingt gesetzt sein!!! Die Adresse des Leistungsträgers erfassen. Zusätzlich können auch die Kontakte beim Leistungsträger erfasst werden (diese dienen rein zu Informationszwecken und werden nirgends ausgelesen). Feldnamen : PLZ/Ort nach Eingabe der PLZ wird ein weiteres Fenster mit Auswahl des Ortes geöffnet, dieses wird per Klick aktiviert und in das Feld Ort übernommen. Ist der Ort z. B. nicht in der benötigten Schreibweise bzw. Kombination mit Ortsteil vorhanden, kann dieser über die Funktion Neuen Ort erfassen hinzugefügt werden (Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die Schreibweise regional einheitlich verwendet wird, da ansonsten ein Ort in verschiedener Schreibweise im System abgelegt wird.) o Grundsätzlich muss hierfür der verwendete Internetbrowser sog. Popups zulassen - diese Einstellungen werden im jeweiligen Browser vorgenommen Korrespondenz in Standardwert de (Definiert in welcher Sprache die verschiedenen Dokumente versendet werden, z.b. Buchungsbestätigung, Sammelrechnung, usw.). TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

8 Bev. Kommunikation - definiert mit welchem Medium (nur oder Fax) die verschiedenen Dokumente automatisch versendet werden (Buchungsbestätigung, Sammelrechnung usw.). Fax es muss immer die Landesvorwahl von Deutschland 0049 angegeben werden, ansonsten können zur Trennung der Ziffern Leerzeichen oder - verwendet werden Nach Ausfüllen der 2. Lasche Adressen muss der LT gespeichert werden 2.3 LEISTUNGSTRÄGER LAGE Die Lage erfassen. Im Feld Lage suchen den Ort eingeben und suchen. Dann die Lage hinzufügen. Wichtig: Ein Leistungsträger sollte nur einem Ort zugeordnet werden! Diese Lagezuordnung ist unabhängig von der Adresseingabe festzulegen TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

9 Feldnamen : Lage Definition Lagebaum : Land Bundesland Region Gebiet Ort o der Lagebaum muss immer aus diesen 5 Ebenen zusammengesetzt sein Lage suchen hier wird die Eingabe des Ortsnamens des LT benötigt o Die Ortsnamen für die Lage sind vorgegeben und können auf Grund der Einheitlichkeit für die Suchfunktionen nicht frei gewählt werden. Werden neue Orte für die Lagezuordnung benötigt, bitte an die TMB wenden. 2.4 LEISTUNGSTRÄGER MERKMALE Die Merkmale für die Ausstattung des Leistungsträgers anwählen. Hierzu werden die Merkmalsgruppen aktiviert und die entsprechenden Merkmale ausgewählt o Es kann im Feld Anzahl ein Wert (bezieht sich auf die jeweilige Einheit) und ein Kommentar angelegt werden. Diese Angaben werden aber nicht ausgegeben und dienen nur internen Zwecken.) Besonderheiten: City-Umlandsuche (siehe Anlage Kapitel 3.4) o spezielle Suchparameter, die das erreichbare Umland von Potsdam, bzw. von Berlin einbeziehen o dieser Wert wird vom Datenpfleger angelegt und ist nicht Bestandteil des Stammdatenbogens TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

10 2.4.1 METADATEN HABEN AB 2014 KEINE FUNKTION MEHR 1. Hierüber werden Merkmale für die interne Behandlung des LT ausgewählt und hat Auswirkung auf die Darstellungsform des LT in der Onlinebuchung, wenn diesem Merkmal das Präfix IBE vorangestellt ist: IBE - www/ anzeigen hierüber wird gesteuert, ob in der Onlinebuchung diese Angaben angezeigt werden (Alle anderen Merkmale haben keine Funktion mehr) 2.5 LEISTUNGSTRÄGER BESCHREIBUNG Die Beschreibung des Leistungsträgers Felder, die auf Reports ausgegeben werden: An- und Abreiseregelung (z.b. Anreise bis, Abreise bis) Anreisebeschreibung (Anfahrtsbeschreibung z.b. mit Auto, mit ÖPNV usw.) Beschreibung (Hausbeschreibung) Info Barrierefreiheit wird in Zusammenarbeit von der TAB Barrierefreies Reisen eingegeben, dazu werden die Daten vor Ort von den TAB Mitarbeitern erhoben. Konditionen/Extras hier können extra zu bezahlende Leistungen aufgeführt werden: Fahrradverleih, Parkplatz usw. Besonderheit: Füllen der Felder mit Text direkt in den Editor eingegeben Kopieren von Text aus anderen Anwendungen, immer nur über den Umweg des internen Editor von Windows (Standardanwendung in MS Betriebssystemen ), da es sonst zu fehlerhaften Darstellungen auf den Bestätigungen und in der Onlinebuchung kommen kann Speichern TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

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12 2.6 LEISTUNGSTRÄGER ARCHIV Erfassen Beherbergungsbetriebe Im Archiv werden die Bilder des Leistungsträgers gespeichert. Die Bilder sind in einem Ordner Bilder abgelegt. Die Größe der Bilder sollte 800 x 600 pxl. betragen. Bei Anlegen eines neuen LT muss dieser Ordner neu erstellt werden. o Auf Neuer Ordner klicken, o dann in der Eingabezeile nach dem Feld Name - Bilder eingeben und Speichern o Ergebnis: o Danach Neues Dokument anklicken o Felder füllen Name Externer Name Um die Bilder der Leistungsträger korrekt in der Onlinebuchung darzustellen, werden diese wie folgt eingegeben: Gruppe: Bilder Typ Dem Hauptbild wird der Typ Preview zugeordnet, Bild 2 bis mehr Bilder 10 wären wünschenswert, der Typ Gallery TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

13 MimeType wird automatisch gesetzt Neue Datei : Über die Schaltfläche Durchsuchen wird der Speicherort des einzufügenden Bildes auf dem Rechner gesucht Kommentar dient nur für interne Zwecke durch Speichern wird das neue Bild auf dem Server von TOMAS gespeichert und wird in TOMAS und der Onlinebuchung angezeigt Beispiel für das Startbild in der Onlinebuchung Preview Hinweis: sollen Bilder gelöscht bzw. ausgetauscht werden, muss dies über die Löschen Funktion durchgeführt werden. Nur mit einer neuen Datei überschreiben reicht nicht aus, da Bilder sonst nicht auf dem Server entfernt werden TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

14 2.7 BEWERTUNGEN Hier werden die getätigten Bewertungen abgelegt und können eingesehen werden 2.8 LEISTUNGSTRÄGER MAPS Über diese Lasche werden die Leistungsträger georeferenziert Zum Füllen der Geodaten: Aus Stammdaten übernehmen (bezieht sich auf die eingegebenen LT-Adresse aus der Lasche Adressen ), die Koordinaten werden dann automatisch eingetragen Falls die angezeigte Lage von der eingetragenen Adresse abweicht, können diese über die Felder: Name: und PLZ: per Hand korrigiert werden Zeigt das rote Symbol trotzdem noch nicht die exakte Lage an, kann dieser per Mauszeiger ( Mausklick und gedrückt lassen) manuell versetzt werden. Speichern TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

15 2.9 LEISTUNGSTRÄGER VERKNÜPFUNGEN Weicht die Adresse des Rechnungsempfängers für die Provisionsabrechnung oder des Empfängers der Buchungsbestätigung (LT-Avis) von der eingegeben Hauptadresse (unter der Lasche Adressen ) ab, können hierüber weitere Adressdaten eingetragen werden Empfänger Avis Adresse für den Versand der Buchungsbestätigungen des Leistungsträgers Clearing-Mandant Adresse für die Sammelabrechnungen (Provisionsabrechnung) HINWEIS Die hier zu hinterlegenden Adressen müssen vor der Verknüpfung zuerst im IRS als Adressdatensatz angelegt werden: Das Anlegen des Datensatzes wird unter dem Menüpunkt Backoffice, Verwalter/Eigentümer vorgenommen. Im Feld Name ist es sinnvoll, vor den einzugebenen Namen die Bezeichnung zu setzen, für den der Datensatz gedacht ist, z.b.; Provisionsadresse Testi Testmann, für die Provisionsabrechnung und z.b. Avis Max Mustermann Benötigt werden hier nur das Ausfüllen der Laschen Allgemein und Adressen TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

16 2.10 DIENSTE YOU-TUBE EINBINDUNG BEDEUTUNG VON VIDEOS Hierüber können z.b. Filme über den Videodienst Youtube in der Onlinebuchung angezeigt werden: Über Bearbeiten wird der Eingabe-Dialog geöffnet: Dienst auswählen Parameter des auf Youtube hochgeladenen Videos eintragen Speichern 2.11 LEISTUNGSTRÄGER ADMIN Interne Systemangaben diese dürfen nicht verändert werden TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

17 LEISTUNGEN (ZIMMER, WOHNUNG ETC.) ERFASSEN 2.12 LEISTUNGEN NEU Neu: um eine neue Leistung zu erfassen. Die entsprechende Leistungsart auswählen (Grundarten) Name der Leistung (identisch für Name für Sortierung ) Typ auswählen Buchbar auswählen, wenn Leistung buchbar sein soll Fibukonto: 4207 Vermittlungsprovision Code hier werden Codes für die entsprechende Einheit gesetzt: (siehe Anlage Kapitel 3.5) Diese werden unter anderem für die Online-Verlinkungen der Leistungen z. B. aus den Bereichen Winterliches Brandenburg, der Hotelpauschalen zum Thema Brandenburg entspannt, Schlosshotels und Herrenhäuser usw., benötigt. Ansonsten werden diese Leistungen nicht aus den unterschiedlichen Webauftritten und Themenseiten an die Onlinebuchung übergeben. Bitte achten Sie auch darauf, dass keine Produktcodes innerhalb eines Leistungsträgers doppelt vergeben werden. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

18 Leistungstyp immer Standard auswählen Verfügbarkeitsart: Kontingent die Leistung ist bei gepflegter Anzahl der Verfügbarkeit direkt und ohne Rückfrage buchbar (Onlinebuchbar und über das TOMAS -Profi-Frontend) Onlinebuchun Auf Anfrage die Leistung kann nur auf Anfrage gebucht werden, wenn eine Verfügbarkeit gepflegt ist. Hinweis: Im TOMAS -Profi-Frontend wird die Leistung in der Ergebnisliste mit einem Telefon angezeigt, d.h. vor der Buchung muss zuerst mit dem Leistungsträger abklärt werden, ob die Leistung noch verfügbar ist. Im T-Portal (Internet) wird die Leistung in der Ergebnisliste mit einem Briefumschlag angezeigt. Der Kunde kann für diese Leistung eine Buchungsanfrage an die Buchungsstelle senden. Preistyp Standard Leistung ist Pauschale wird nicht aktiviert (gilt nur für spezielle Pauschalen und wird im Bedarfsfall extra erläutert) Druck Avis: Wenn angewählt, wird eine Buchungsbestätigung an den Leistungsträger verschickt (muss i.d.r. immer gesetzt sein) PMS/PMS-Code: Dieser Eintrag wird von der my.irs vergeben, sobald eine Anbindung an einen Channelmanager vom Leistungsträger bei uns beauftragt wurde. Kopierfunktion hier können Leistungen mit bestimmten Inhalten kopiert werden. Nicht kopiert werden Verfügbarkeiten, Konditionen, Preise, Bilder, PMS Von Preis Einheit/Nacht Bis Preis Einheit/Nacht: Dies ist ein Informationsfeld für die interne Nutzung. Report: Hier immer Nein aktivieren TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

19 2.13 LEISTUNGEN GRUPPEN Erfassen Beherbergungsbetriebe Wichtig: Die Felder sind standardmäßig belegt. Es ist aber möglich, dass Werte angepasst werden müssen, weil eine Provision oder ein Geldfluss für eine Leistung unterschiedlich ist. Individuelle Gruppe Auswahl der betreffenden Leistungsart Provision: Eintrag der Provisionshöhe laut LT-Vertrag (das Splitting innerhalb des Buchungsverbundes wird über die Vertriebskanäle geregelt siehe unten) CRM-Produktgruppen werden vorerst nicht berücksichtigt (Hat noch Projektstatus, Information zu einem späteren Zeitpunkt) Wichtig: nach diesen Schritten muss die angelegte Leistung gespeichert werden, sonst gehen alle Daten verloren! TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

20 BEDEUTUNG DER PREISGRUPPEN Der Wert Standardpreis muss immer ausgewählt sein Die weiteren Werte in den Preisgruppen richten sich nach den möglichen Belegungen der Einheit und der Abhängigkeit zum Alter der Kinder. In diesem Beispiel sind Preise für die Belegung von 1 bis 3 Personen vorgesehen und Kinder erhalten eine Ermäßigung bis 12 Jahre. Ab 13 Jahre zählt ein Kind als Vollzahler. Die Ermäßigungen für die Kinder werden extra unter Zu- und Abschlägen über den Kinderpreis definiert LEISTUNGEN VERTRIEBSKANÄLE Die Vertriebskanäle hinzufügen, über die die Leistung vertrieben werden soll. Diese Einstellung regelt sowohl das wer darf buchen sowie wie wird die Provision an wen verrechnet! (Unter Einkauf wird nichts ausgewählt) Regeln Vertriebskanäle (VK): Buchungsverbund Brandenburg o Leistungen, die für alle Vollanschließer (VA) und Touristische Agenturen (TA) buchbar sind Provisionssplitting: Buchung durch VA bei LT 15% 10% POS/5% PV Provisionssplitting: Buchung durch TA bei LT 15% 8% POS/7%PV kein Provisionssplitting: Buchung durch VA bei LT 10% 10% POS Provisionssplitting: Buchung durch TA bei LT 10% 8% POS/2%PV TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

21 Internet BRB Voraussetzung für die Buchbarkeit über Internetbuchung o Leistungen sind über die IBEs buchbar (sollten im Prinzip immer ausgewählt sein, wenn die Leistung für den Vertriebskanal Buchungsverbund Brandenburg geschaltet ist) Inhouse o Wird über den Inhouse VK gebucht, greift kein Provisionssplitting für den VA Provisionssatz 10% o Leistungen, die nur für eingestellten Inhouse VK buchbar sind Provisionssatz 10% o Provisionssplitting gilt für TA: 8% POS/2% PV Wichtig: Kombination von Vertriebskanälen als Grundprinzip für den Buchungsverbund Brandenburg o es muss grundsätzlich bei Anlegen der Leistungen geklärt sein, für wen diese buchbar sein müssen (sind jederzeit durch den PV änderbar) LEISTUNGEN PROVISIONSSATZ, PROVISIONSSPLITTING UND VERTRIEBSKANÄLE Folgende Tabelle veranschaulicht den Provisionssatz und das Provisionssplittung im Zusammenhang mit den Vertriebskanälen Vertriebskanäle Buchen über den Vertriebs/Verkaufskanal: Buchung durch Vollanschließer LT-Vertrag Buchung durch Touristische Agenturen PRO10 PRO10 OF PRO15 PRO15 OF PRO10 PRO10 OF PRO15 PRO15 OF Buchungsverbund BRB 10% POS 10% POS 5% PV 8% POS 2% PV 8% POS 7% PV Internet BRB 10% POS 10% POS 5% PV 8% POS 2% PV 8% POS 7% PV Inhouse TMB 10% POS 15% POS 8% POS 8% POS Inhouse Brandenburg Havel 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse COT 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Frankfurt 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Lübben 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Lübbenau 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Luckau 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse PTS 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Scharmützelsee 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse SOS 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Belzig 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Burg 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Dahme-Seen 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Fläming 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

22 Inhouse Havelland 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Neuruppin 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Oranienburg 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Rheinsberger Seenkette 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Ruppiner Land 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Spreewald 10% POS 10% POS 8% POS 8% POS Inhouse Uckermark 10% POS 10% POS 8% POS 2% PV 8% POS 7% PV Inhouse Straupitz 10% POS 10% POS 8% POS 2% PV 8% POS 7% PV TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

23 2.15 LEISTUNGEN KONDITIONEN Erfassen Beherbergungsbetriebe AUFENTHALTSDAUER Hier muss nur gepflegt werden, wenn Angaben vom Standardwert Mindestaufenhalt 1 Tag abweichen: Mindestaufenthaltsdauer oder eine feste Dauer für einen bestimmten Zeitraum erfassen. Intervalle einzeln prüfen: es werden für den abgefragten Zeitraum bei Intervallübergängen alle Regeln auf Gültigkeit geprüft Gültig bis Tage vor Ankunft: hier wird eingetragen, bis wann vor Anreise diese Kondition gilt nicht zu verwechseln mit der Verfallsfrist (Vorausbuchungsfrist), diese wird bei der Verfügbarkeit gepflegt (siehe Kap. 2.16) Typ: Mindestaufenthalt, fester Zeitraum, von/bis Zeitraum o Mindestaufenthalt mindestens ab Anzahl Tage buchbar o Feste Dauer relevant bei (Hotel)-Pauschalen mit festem Preis o Anzahl Tage von/bis z.b. Pauschale mit Verlängerungsnächten Aufenthaltsdauer Teilbar durch Zeiträume zusammenzuhalten TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

24 BELEGUNG - PFLICHTFELD Erfassen Beherbergungsbetriebe Hier wird die Belegung für eine Leistung erfasst. Es wird angegeben werden, wie viele Personen in der Einheit untergebracht werden können. Wichtig: Die Belegung muss zwingend erfasst werden, sonst kann die Leistung für eine x- beliebe Anzahl von Personen gebucht werden. Das Datum der Belegung muss weit in der Zukunft liegen, z.b.: 2030, sodass diese quasi immer Gültigkeit behält AN- UND ABREISEREGELUNG Wenn die An- und Abreise an jedem Tag möglich ist, wird hier nichts erfasst! Es werden nur Abweichungen von dieser Regel definiert, so z.b. wenn die An.- bzw. Abreise auf bestimmte Tage festgelegt ist. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

25 2.16 LEISTUNGEN VERFÜGBARKEITEN Erfassen Kontingente (Verfügbarkeiten) für diese Leistung. Wichtig: Die Verfügbarkeiten/Kontingente werden für alle angezeigten Verkaufskanäle zugeordnet (müssen nicht extra markiert werden): Verfallsfrist (Vorausbuchungsfrist) wünscht der Leistungsträger die Eingabe einer Verfallsfrist, kann das über Gültig bis: eingetragen werden (hier im Beispiel 2 Tage vor Anreise). Hier ist darauf zu achten, dass die Verfügbarkeiten immer mit der jeweiligen Verfallsfrist zusammenhängen. Es kann nicht über bereits bestehende Verfügbarkeiten über einen längeren Zeitraum global eine Verfallsfrist gepflegt werden. (Die Zuordnung der Vertriebswege wird immer auf alle Vertriebskanäle gleich verteilt (die Verfügbarkeiten stehen allen Vertriebskanälen gleichermaßen zu) von daher wird dieser Punkt nicht verwendet) TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

26 2.17 LEISTUNGEN PREISE Anzeige und Datenpflege der Preise und Zuschläge Wichtig: Hier müssen bei der Datenpflege von Preisen und Zuschlägen immer alle Verkaufskanäle aktiv per Maus markiert werden, ansonsten wird nur auf den markierten Verkaufskanal in der Liste gepflegt! Die anderen VK würden nicht berücksichtigt zusätzliches Markieren aller Zu- und Abschläge zeigt die Grundpreise und alle dazugehörigen Zu- und Abschläge (siehe unten) GRUNDPREIS LEISTUNGEN Preispflege Von - Bis - Datum erfassen Immer alle Verkaufskanäle anwählen (ansonsten werden die Preise nicht für alle Verkaufskanäle gepflegt. Name: Grundpreis Leistung Es wird immer der Preis Brutto erfasst Rate: Standard Gruppe: Preisgruppe auswählen Special: keine Bedeutung Fibukonto: 4207 Fibukonto einstellen Berechnung: bei Preisgruppen wird immer pro Einheit/Nacht eingestellt MwSt.: Derzeit 7 % Die verschiedene Leistungen anwählen, die im Grundpreis enthalten sind, z. B. Frühstück, usw TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

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28 ZU- UND ABSCHLÄGE ERFASSEN Die verschiedene Zu- und Abschläge erfassen, die auf dem Grundpreis berechnet werden. (Beispiele: Kinderermäßigung, Einzelzimmerzuschlag, Unterbelegungsabschläge, Mehrbelegungsabschlag, Frühbucherrabatt, Last-Minute Rabatt usw.) Einige Zuschläge können als Zwingend (Feld ist weiß) für die Berechnung des Gesamtpreises angelegt werden, z.b. Frühstück usw.(wird vom System angegeben) Hier muss darauf geachtet werden, dass bei den ausgewählten Zuschlägen jeweils der Typ (Abschlag oder Zuschlag) richtig zugeordnet ist. Die Kinderermäßigung in % wird nur auf den Preis pro Person/Nacht berechnet. Wir der Preis in pro Einheit/Nacht gepflegt, kann eine Kinderermäßigung nur als absoluter Wert gepflegt werden. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

29 2.18 LEISTUNGEN MERKMALE Erfassen Beherbergungsbetriebe Unter dieser Lasche werden die Merkmale auf Leistungsebene gepflegt LEISTUNGEN BESCHREIBUNG Die Beschreibung der Leistung (Zimmerbeschreibung) und ggf. besondered Konditionen/Extras angeben. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

30 3 ANLAGEN 3.1 DEFINITION BETRIEBSCODE Der 9 stellige alphanumerische Betriebscode setzt sich wie folgt zusammen: Beispiel: 9HPOT Definition für Reiseland Brandenburg ( 9 = Brandenburg ) H bezeichnet die Unterkunftsart Folgende Optionen bestehen für die Bezeichnung der Unterkunftsart: H Hotel G Hotel Garni P Pension M Motel J Jugendgästehaus/ - herberge A Apartmenthaus W Ferienhaus/ Ferienwohnung K Kurhotel B Bauernhof V Privatvermieter R Reiterhof I Gästehaus C Campingplatz POT Dreilettercode, (siehe Kap 3.3) Anschließer in GROSSBUCHSTABEN stelliger Nummernkreislauf (in der Regie des Mandanten) Bitte beachten Sie, dass eine extra Übersicht über die bereits vergebenen Nummernkreisläufe angelegt wird, um doppelte Vergaben der Codes zu vermeiden. 3.2 ALLGEMEINE HINWEISE FÜR DIE BESCHREIBUNG DER UNTERKUNFTSARTEN Die hier gegebenen Hinweise wurden auf Grundlage der Begriffsbestimmung durch den DTV erstellt. Hotel garni Beherbergungsbetrieb, der denselben Anforderungen wie das Hotel entspricht, jedoch über keinen Restaurantbetrieb verfügt und höchstens Frühstück anbietet Motel TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

31 Beherbergungsbetrieb, der den Anforderungen eines Hotels entspricht, darüber hinaus verkehrsgünstig liegt und über Parkplätze direkt am Haus verfügt. Gasthof Beherbergungs- und Bewirtungsstätte, die jedermann zugänglich ist und keine zusätzlichen Aufenthaltsräume zur Verfügung stellt. Pension Beherbergungsstätte, die jedermann zugänglich ist und Speisen und Getränke an Hausgäste ausgibt Privatvermieter Beherbergungsstätte, die nicht erlaubnispflichtig ist (weniger als 9 Betten), jedermann zugänglich ist und in denen Gäste zum vorübergehenden Aufenthalt gegen Entgelt aufgenommen werden. Ferienwohnung/ Appartement/ Ferienhaus Beherbergungsstätten, die jedermann zugänglich sind und in denen keine Speisen und Getränke abgegeben werden, aber eine Kochgelegenheit vorhanden ist.. Gästehaus Eine Ferienwohnung ist eine abgeschlossene Einheit innerhalb eines Hauses. Den Gästen steht ein eigener Sanitärbereich zur Verfügung. Die zum Objekt gehörige Terrasse oder der Balkon steht den Gästen für die Dauer des Aufenthaltes zur alleinigen Nutzung zur Verfügung. Ein Appartement ist eine Ein- oder Mehrraum- Ferienwohnung, die in einer großen Ferienwohnungsanlage liegt, in der Gemeinschafts-einrichtungen (z. Bsp. Waschmaschine, Trockner) vorhanden sind und in der Serviceleistungen angeboten werden. Ein Studio ist eine mögliche Bezeichnung für eine Ferienwohnung, die in einem Beherbergungsbetrieb angeboten wird, in dem neben Selbstversorgungsmöglichkeiten auch alle Serviceleistungen des Betriebes in Anspruch genommen werden können. Eine Maisonette ist eine Ferienwohnung, welche sich mindestens über 2 Etagen erstreckt Ein Ferienhaus ist ein freistehendes Haus oder ein Reihenhaus, das jedermann zugänglich ist und in dem Gäste zum vorübergehenden Aufenthalt gegen Entgelt aufgenommen werden. Häufig nur Dependance eines Hotels etc. Synonym für Pension (Wird vielfach von großen Firmen, Hochschulen und kirchlichen Einrichtungen zur Unterbringung von Betriebsangehörigen, Geschäftsfreunden und Besuchern unterhalten. Hier werden Verpflegungs- und Übernachtungsleistungen zu nicht gewerblichen Zwecken gewährt.) Jugendherberge Beherbergungsstätte, in der überwiegend Jugendliche, zu meist kurzfristigem Aufenthalt aufgenommen werden und in der Speisen und Getränke nur an Hausgäste abgegeben werden. Zunehmend auch für Familien interessanter, hier erfolgt die Unterbringung in sog. Familienzimmern Kurhotel TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

32 Beherbergungsbetrieb, der über Kurmöglichkeiten im Haus (Behandlungsformen zur Erhaltung und Wiederherstellung der Gesundheit) verfügt. 3.3 DREILETTERCODE FÜR ZUSAMMENSETZUNG BETRIEBSCODE Vollanschließer (Produktverantwortlicher IRS Partner CMT CottbusService TI Burg FVV Scharmützelsee TV Uckermark TV Niederlausitz Potsdam Tourismus Service Bürgerbahnhof Neuruppin TMB Informations- und Buchungsservice TV Ruppiner Land TV Spreewald FVV Rheinsberg FV Oranienburg TV Frankfurt/Oder TV Seenland Oder-Spree TV Havelland Fläming Tourismus FV Schlaubetal und Umgebung Kultur- und Tourismusamt Märkische Schweiz TI Bad Freienwalde TV Dahme-Seen TKS Lübben STI Lübbenau FVV Niederlausitzer Land (Luckau) TI Oberspreewald (Straupitz) TI Brandenburg a.d.h. COT BSP SMS UMA LSR POT NRP BBL RUL SPW RHB OBG FFO SOS HAL FLT STL MSB BFW LDS LUB LUN NLL OSW BRH DLC TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

33 3.4 ÜBERSICHT FÜR DIE ZUORDNUNG DER ORTE POTSDAM UND UMGEBUNG Gebiet Ort Havelland Glindow Berlin Berlin Havelland Kemnitz (14524) Fläming Bergholz-Rehbrücke Havelland Ketzin Fläming Fahlhorst Havelland Paretz Fläming Genshagen Havelland Petzow Fläming Gröben Havelland Phöben Fläming Großbeeren Havelland Priort Fläming Güterfelde Havelland Seddin (14554) Fläming Kleinmachnow Havelland Töplitz Fläming Ludwigsfelde Havelland Werder (Havel) Fläming Michendorf Havelland Wustermark Fläming Philippsthal Potsdam Eiche Fläming Saarmund Potsdam Fahrland Fläming Stahnsdorf Potsdam Golm (14476) Fläming Teltow Potsdam Groß Glienicke Fläming Wilhelmshorst Potsdam Grube (14469) Havelland Brieselang Potsdam Kartzow Havelland Caputh Potsdam Marquardt Havelland Dallgow-Döberitz Potsdam Neu Fahrland Havelland Elstal Potsdam Potsdam Havelland Falkenrehde Potsdam Sacrow (14469) Havelland Falkensee Potsdam Satzkorn Havelland Ferch Havelland Geltow TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

34 3.4.2 BERLINER UMLAND Erfassen Beherbergungsbetriebe Gebiet Ort neu Gebiet Ort neu Barnimer Land Basdorf (16352) Havelland Kemnitz (14524) Barnimer Land Bernau bei Berlin Havelland Ketzin Barnimer Land Blumberg (16356) Havelland Nauen Barnimer Land Schönow (16321) Havelland Paaren im Glien Barnimer Land Schönwalde (16351) Havelland Paretz Barnimer Land Wandlitz Havelland Pausin Barnimer Land Werneuchen Havelland Petzow Barnimer Land Zühlsdorf Havelland Phöben Berlin Berlin Havelland Priort Dahme-Seengebiet Brusendorf Havelland Schönwalde-Glien Dahme-Seengebiet Eichwalde Havelland Seddin (14554) Dahme-Seengebiet Kiekebusch (Dahme-Seengebiet) Havelland Töplitz Dahme-Seengebiet Königs Wusterhausen Havelland Wansdorf Dahme-Seengebiet Mittenwalde (15749) Havelland Werder (Havel) Dahme-Seengebiet Niederlehme Havelland Wustermark Dahme-Seengebiet Ragow (15711) Potsdam Eiche Dahme-Seengebiet Schenkendorf Potsdam Fahrland Dahme-Seengebiet Schönefeld (12529) Potsdam Golm (14476) Dahme-Seengebiet Schulzendorf (15732) Potsdam Groß Glienicke Dahme-Seengebiet Wildau Potsdam Grube (14469) Dahme-Seengebiet Zernsdorf Potsdam Kartzow Dahme-Seengebiet Zeuthen Potsdam Marquardt Fläming Bergholz-Rehbrücke Potsdam Neu Fahrland Fläming Dabendorf Potsdam Potsdam Fläming Dahlewitz Potsdam Sacrow (14469) Fläming Diedersdorf Potsdam Satzkorn Fläming Fahlhorst Ruppiner Land Bärenklau (16727) Fläming Genshagen Ruppiner Land Bergfelde Fläming Gröben Ruppiner Land Birkenwerder Fläming Groß Machnow Ruppiner Land Germendorf Fläming Großbeeren Ruppiner Land Glienicke/Nordbahn Fläming Güterfelde Ruppiner Land Groß-Ziethen (16766) Fläming Kleinmachnow Ruppiner Land Hennigsdorf Fläming Löwenbruch Ruppiner Land Hohen Neuendorf Fläming Ludwigsfelde Ruppiner Land Kremmen Fläming Mahlow Ruppiner Land Leegebruch Fläming Michendorf Ruppiner Land Mühlenbeck Fläming Philippsthal Ruppiner Land Oranienburg Fläming Rangsdorf Ruppiner Land Schildow Fläming Saarmund Ruppiner Land Staffelde Fläming Stahnsdorf Ruppiner Land Velten Fläming Teltow Ruppiner Land Wensickendorf Fläming Wilhelmshorst Seenland Oder-Spree Dahlwitz-Hoppegarten Havelland Börnicke (14641) Seenland Oder-Spree Eggersdorf Havelland Brieselang Seenland Oder-Spree Erkner Havelland Caputh Seenland Oder-Spree Fredersdorf (16306) Havelland Dallgow-Döberitz Seenland Oder-Spree Grünheide (Mark) Havelland Elstal Seenland Oder-Spree Hönow Havelland Falkenrehde Seenland Oder-Spree Neu Zittau Havelland Falkensee Seenland Oder-Spree Neuenhagen bei Berlin Havelland Ferch Seenland Oder-Spree Petershagen Havelland Geltow Seenland Oder-Spree Rüdersdorf bei Berlin Havelland Glindow Seenland Oder-Spree Schöneiche bei Berlin Seenland Oder-Spree Strausberg Seenland Oder-Spree Wesendahl Seenland Oder-Spree Woltersdorf (15569) TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

35 3.5 DEFINITION LEISTUNGSCODE Erfassen Beherbergungsbetriebe der Leistungscode setzt sich aus 4 Stellen zusammen und darf nur einmal vergeben werden (getrennte Liste über vergebene Leistungscodes anlegen) EHAS (Beispiel) 1. Zimmertyp/ 2. sanitäre Ausstattung/ 3. Kategorie/ 4. Produktkennzeichnung 1. Einzelzimmer/ 2. Dusche, WC/ 3. Kategorie A/ 4. Standardzimmer S 1. Zimmertyp 2. sanitäre Ausstattung E Einzelzimmer R Bad D Doppelzimmer B WC, Bad Z Zweibettzimmer D Dusche T Dreibettzimmer C Dusche, Bad V Vierbettzimmer H WC, Dusche F Fünfbettzimmer I WC, Dusche/Bad G Mehrbettzimmer Y WC, Dusche, Bad S Suite W fl. kalt/warm Wasser J Juniorsuite W Ferienwohnung/-haus C Campingplatz 3. Kategorie: A / B / C usw.(dient der Unterscheidung bei mehreren gleichen Zimmertypen mit unterschiedlicher Ausstattung, A ist die jeweils hochwertigste Kategorie) 4. Produktkennzeichnung: S = Standard(zimmer/Fewo usw.) P = Pauschalen (existieren mehrere Pauschalen, wird hier an die fünfte Stelle eine fortlaufende Nummerierung eingefügt) W = Winterliches Brandenburg G = Gruppen(zimmer) K = Kongress (Zimmer für Tagungen und Kongresse) TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36

36 3.6 DARSTELLUNG BILDER NEU: Bild 1 wird als Preview (siehe Ausschnitt unten) eingetragen, in der Regel handelt es sich dabei um eine Außenansicht des LT. Bild 2 und weitere werden Gallery markiert. Dateigröße der Bilder: Diese sollten 800 x 600 Pixel (Verhältnis 4:3) vorliegen. Größere Bilder benötigen zu viel Ladezeit für die Darstellung der Bilder im Internet, was zu Verzögerungen in der Anzeige führen kann. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH - My.IRS GmbH /36