SEPA-Anleitung zum Release 3.09

Transkript

1 Hier folgt nun eine kurze Information was sich mit dem neuen Release 3.08 zum Thema SEPA alles ändert. Bitte diese Anleitung sorgfältig lesen, damit bei der Umsetzung keine Fragen aufkommen. Bitte vor dem Einspielen des Releases 3.08 eine Datensicherung vom gesamten Verzeichnis der DLRG-Vereinsverwaltung erstellen. Sollten Sie nicht sicher sein, wie sie es machen sollen, dann wenden Sie sich an den Support. Ab dem Release 3.07 wird die Bankleitzahlendatei (BLZ-Tabelle) der Deutschen Bundesbank mit übergeben. Sie müssen daher nicht mehr neue Banken anlegen, da sie bereits vorhanden sind. Alle 3 Monate wird es dann ein Update dieser Tabelle als Bankleitzahlen-Änderungsdienst geben. Durch diese Änderung wird im Modul Verein bei Banken auch keine Neuerfassung mehr möglich sein, lediglich eine Ansicht der Daten ist nun noch möglich. Wenn Sie das Programm geöffnet haben, wechseln Sie in das Modul System/Beenden auf Datenbankwartung. Sollte ein Fehler angezeigt werden, wenden Sie sich bitte umgehend an den Support oder VHU Software GmbH. Beenden Sie das Programm umgehend. Nun sind alle Felder die mit SEPA zu tun haben freigeschaltet und werden auch schon mit Daten gefüllt. Nachfolgend sehen Sie das neue Menü des Moduls Mitglieder. Nach dem Einspielen des Releases 3.09 gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Im Modul Mitglieder Mitglieder bearbeiten anklicken. Nun erfolgt das Update der Bundesbanktabelle in die Vereinsverwaltung. Dieser Vorgang kann ein wenig dauern, ist aber immer nur einmalig nötig. 2. Beenden Sie das Formular Mitglieder bearbeiten. 3. Klicken Sie auf das neue Menü SEPA Umstellungsmenü DLRG Vereinsverwaltung 12/08 ab Release 3.07 Seite: 1

2 Das Menü kann ggf. nicht erscheinen, kann aber im Menü unter Hilfe SEPA Haftungsmenü eingesehen werden. 4. Klicken Sie auf IBAN-Berechnung 5. Klicken Sie auf Mandatsreferenz 6. Klicken Sie auf SEPA-Serienbriefdatei-Steuerdatei und im Ordner werden die Exceldateien zum Anschreiben an die Mitglieder bereitgestellt. DLRG Vereinsverwaltung 12/08 ab Release 3.07 Seite: 2

3 Ab dem Release 3.08 werden nun die Kontoinhaber bei Fremdzahlern richtig ausgewiesen. Stand dort ein Name drin, so wird er nicht überschrieben. Eine Prüfung ist in jedem Fall notwendig. Mit diesen Daten im Ordner Auswertungen kann ein Serienbrief an die Mitgliederverschickt werden. Die Musterbriefe befinden im Ordner Dokumente ab Release 3.08 im Ordner Word Versionen bis 2003 auch für ältere Wordversionen. Sie müssen noch bearbeitet werden, da sie bislang keine Serienbriefe sind. Eine Anleitung befindet sich im Handbuch 08/06, das Hilfe Handbuch 08/06 zu finden ist. Für die Mitgliederverwaltung wird es im Zuge der SEPA-Umstellung viel Arbeit geben, denn für jedes Mitglied müssen entsprechende Angaben hinterlegt werden. Vorab aber noch einmal der Unterschied der Zahlarten. 1. Lastschrift -> das Mitglied ist der Kontoinhaber (von dessen Konto die Zahlung erfolgt). Bei Jugendlichen kann die Auswahl Lastschrift nur sehr selten zutreffen. 2. Lastschrift von Fremdkonto -> das Mitglied ist nicht der Kontoinhaber (die Zahlung erfolgt von einem anderen Kontoinhaber - Fremdkonto. Zusätzlich zum Vor- und Zunamen des Fremdkontoinhabers wird dessen postalische Anschrift benötigt.). Das trifft auf Jugendliche oder Familienmitglieder zu. Diese Unterscheidungen sind bei der Einführung von SEPA sehr wichtig. Habe ich nun Lastschrift von Fremdkonto, dann muss ich bei dem Mitglied einen Kontoinhaber eintragen. Bislang reichte der Name, bei SEPA muss aber zusätzlich eine Adresse des Zahlers (Kontoinhaber) hinterlegt werden. DLRG Vereinsverwaltung 12/08 ab Release 3.07 Seite: 3

4 Zu 1. Die Mandatsnummer wird grundsätzlich automatisch gebildet und eingetragen. Klickt man auf den Pfeil neben der Bankenauswahl/BLZ werden alle Bankleitzahlen angeboten. Nach der Auswahl oder Eingabe der BLZ wird dann die Kontonummer eingetragen. Nun erst wird die IBAN ermittelt und angezeigt. Die Mandatsfolgenummer ist frei zu vergeben, es sind aber nur Zahlen möglich. Ist das Feld ohne Daten, wird bei allen Ausdrücken wo die Mandatsnummer verwendet wird mit /01 oder /1 ergänzt. Sie ist in jedem Fall zu überprüfen, da wie alle anderen Anbieter auch wir nicht die 100 prozentige Gewähr übernehmen können. Bei Lastschrift ist man nun bereits fertig. Der Verwendungszweck 1/2 wird erst in 2014 aktiv. Für die bisherigen Lastschriften via DTAUS.txt wird der ursprüngliche Eintrag verwendet. DLRG Vereinsverwaltung 12/08 ab Release 3.07 Seite: 4

5 Zu 2. Bei Lastschrift von Fremdkonto gibt es zwei Möglichkeiten. a) Der Kontoinhaber/Zahler ist auch Mitglied der DLRG Mit dieser Auswahlbox können Mitglieder ausgewählt werden, die Kontoinhaber des Mitglieds sind. Automatisch wird dann die Mandatsnummer aktualisiert. Die Bankverbindung wird jedoch nicht aktualisiert, wenn sie nicht gleich ist. Mit dem Release 3.08 werden nun keine ausgetretene Mitglieder mehr in der Auswahlbox angezeigt. b) Der Kontoinhaber/Zahler ist kein Mitglied der DLRG Diese Personengruppe ist mit den bisherigen Versandadressen nur als Zusatzadresse zu erfassen. Klicken Sie entweder im Modul Mitglieder auf Zusatzadresse oder bei den Mitgliedern/Beitragsangaben auf erfassen die Kontaktdaten. Eine Nummerierung wird automatisch vorgenommen. und a) Aufruf aus dem Modul Mitglieder unter Zusatzadresse DLRG Vereinsverwaltung 12/08 ab Release 3.07 Seite: 5

6 b) Aufruf aus den Beitragsangaben Nur die Funktionen Neu, Verwerfen, Speichern und Abbrechen stehen hier zur Verfügung. Dabei werden nun die hier sichtbaren Adressdaten übernommen. Der Vorname muss noch erfasst werden. Ist der Nachname nicht gleich, kann er ebenfalls geändert werden. Alle hier erfassten Personen können dann als Kontoinhaber Nichtmitglied verwendet werden. Mit dieser Auswahlbox können Nichtmitglieder aus den Zusatzadressen ausgewählt werden, die Kontoinhaber des Mitglieds sind. Automatisch wird dann die Mandatsnummer aktualisiert. In der Mandatsnummer ist nun ein F (Fremd) als Kennzeichnung für das Nichtmitglied vorhanden. Alle weiteren Eingaben sind derzeit nicht notwendig und werden mit der nächsten Version ergänzend erklärt. Alle Gliederungen denken bitte daran, bei der Deutschen Bundesbank ihre Gläubigeridentifikation zu beantragen. Weitere Informationen erfolgen dann mit dem nächsten Release. DLRG Vereinsverwaltung 12/08 ab Release 3.07 Seite: 6

7 Auch unter Extras bei Mitglieder bearbeiten kann die Versandadresse wieder erfasst werden. Für Fragen stehen wir gerne unter zur Verfügung. Dirk Chalupnizek AK Vereinsverwaltung DLRG Präsidium DLRG Vereinsverwaltung 12/08 ab Release 3.07 Seite: 7