Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 2: Tabellenkalkulation Vorlagen benutzen und ändern

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3 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation - Vorlagen benutzen und ändern Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG VORLAGE NUTZEN VORLAGE ÄNDERN ZUSAMMENFASSUNG... 12

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5 Vorlagen benutzen und ändern 1 Einleitung In dieser Lerneineinheit beschäftigen Sie sich mit Excel-Vorlagen. Sie öffnen eine bestehende Vorlage. Weiterhin ändern Sie eine Vorlage, und speichern Sie anschließend als neue gültige Vorlage. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 2 Vorlage nutzen Angezeigt wird der Bildschirm des Excel-Programms ohne geöffnete Arbeitsmappe. Um auf eine Vorlage zugreifen zu können, können Sie nicht die Schaltfläche in der Symbolleiste nutzen, sondern öffnen Sie bitte zunächst eine neue, unbenannte Arbeitsmappe über das Menü Datei. Aktivieren Sie dort den Menüeintrag Neu. > Öffnen Sie das Menü. > Wählen Sie hier den Entrag aus. 2

7 Vorlagen benutzen und ändern Wie im Word-Programm, bietet auch Excel im Arbeitsbereich verschiedene Orte an, in denen nach vorhandenen Vorlagen gesucht werden kann. Entscheiden Sie sich bitte für Vorlagen, die auf dem eigenen Computer gespeichert sind. > Folgen Sie dem Hyperlink. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Im Dialogfenster werden zwei Vorlagen aufgeführt. Die eine namens Arbeitsmappe ist eine Standardvorlage und ist vergleichbar mit der Normal.dot in Word. Daneben existiert aber bereits eine weitere Vorlage zum Benzinverbrauch. Sie hat das Dateiformat.xlt. Dabei handelt es sich um ein Dateiformat speziell für Excel-Vorlagen. Das übliche, für Excel- Arbeitsmappen reservierte Format ist hingegen.xls. Öffnen Sie bitte diese Vorlage. Markieren Sie den Eintrag im Dialogfenster, und bestätigen Sie anschließend. > Wählen Sie die Vorlage aus. > Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche. 4

9 Vorlagen benutzen und ändern Nun hat sich die Datei geöffnet. Beachten Sie bitte, dass Excel eine Kopie der Vorlage als normales Excel-Dokument öffnet und automatisch umbenennt. Der Dateinamen ist nun, wie in der Titelleiste zu sehen, um den Zusatz 1 erweitert. In den Zellen C21 und D21 erkennen Sie, dass die gegenwärtigen Verbrauchs-Summen der gefahrenen Kilometer gleich Null sind. Kein Wunder - es sind ja auch noch keine Fahrten erfasst worden. Aber überprüfen Sie doch bitte einmal, ob die Funktion zur Berechnung der Summen auch korrekt aus der Vorlage in die kopierte Excel-Arbeitsmappe übernommen wurde. > Aktivieren Sie Zelle C21. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Die Funktion ist offensichtlich korrekt eingetragen. Es wird eine Summe gebildet aus den Zellen des Wertebereichs von C7 bis C20. Aber es gibt noch etwas zu verbessern in der Datei. 6

11 Vorlagen benutzen und ändern 3 Vorlage ändern Beim Schreiben des Titels des Arbeitsblattes ist wohl ein Missgeschick passiert. Korrigieren Sie bitte diesen Schreibfehler. Aktivieren Sie zunächst die Zelle A1. Beim Schreiben des Titels des Arbeitsblattes ist wohl ein Missgeschick passiert. Korrigieren Sie bitte diesen Schreibfehler. > Klicken Sie in Zelle A1. > Aktivieren Sie die Bearbeitungsleiste. > Drücken Sie die Löschen-Taste. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation So korrigiert soll nun diese Datei als Vorlage erneut gespeichert werden. Ein einfacher Klick auf die Schaltfläche Speichern tut es nicht, denn momentan ist die geöffnete Datei keine Vorlage sondern die korrigierte Kopie der Vorlage mit dem Dateiformat *.xls. > Öffnen Sie das Menü. > Wählen Sie hier den Eintrag aus. Um ein Excel-Dokument zu einer Vorlage zu machen, ist eigentlich nur der entsprechende Dateityp auszuwählen. 8

13 Vorlagen benutzen und ändern > Rufen Sie die Auswahlliste des Dateitypen auf. > Wählen Sie hier den Eintrag aus. Durch die Änderung des Dateiformat in *.xls hat Excel den Vorschlag für den Speicherort geändert und würde die nun im Ordner Vorlagen abspeichern. Der Vorlagen-Ordner ist auf jeden Fall empfehlenswert. Aber schauen Sie doch einmal nach, wo er sich bei Excel 2003 befindet. > Klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten in dem Feld Speichern in. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Nun wird der Pfad zum Ordner Vorlagen angezeigt. Er befindet sich auf der Festplatte unter Dokumente und Einstellungen und dem Ordner mit dem Benutzernamen. Merken Sie sich bitte den Pfad für den Fall, dass Sie einmal Vorlagen manuell aufrufen wollen. Klicken Sie jetzt bitte in den freien Bereich des Dialogfensters rechts neben der Auswahlliste. > Klicken Sie in den leeren Bereich rechts neben der geöffneten Auswahlliste innerhalb des Dialogfensters. Als letztes ist nur noch der Dateiname anzupassen. Momentan trägt die Datei ja noch den automatisch vergebenen Titel für eine Kopie der Vorlage. Die korrigierte Version soll nun aber als die Vorlage selbst gespeichert werden. > Wählen Sie die Vorlage aus. > Speichern Sie die Datei über die Schaltfläche. Vorsichtshalber fragt Excel, ob die bereits vorhandene Vorlage tatsächlich durch diese korrigierte Version ersetzt werden soll. 10

15 Vorlagen benutzen und ändern > Bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 4 Zusammenfassung Vorlage nutzen Vorlage nutzen Um auf eine vorhandene Excel-Vorlage zuzugreifen, öffnen Sie bitte das Menü Datei und aktivieren den Menüpunkt Neu. Wählen Sie anschließend im Arbeitsbreich unter Vorlagen den Ort aus, auf dem Ihre Vorlage liegt. Es empfiehlt sich, Vorlagen lokal auf Ihrem Computer abszuspeichern. 12

17 Vorlagen benutzen und ändern Vorlage ändern Vorlage ändern Um eine Vorlage zu ändern, bzw. ein bestehendes Excel Dokument (Dateiformat *.xls) zu einer neuen Vorlage zu machen, brauchen Sie das Dokument nur mit dem entsprechenden Dateityp *.xlt abzuspeichern. Diese Auswahl steht im Menü zum Speichern unter zur Verfügung. Standardmäßig legt Excel Vorlagen in einen lokalen Ordner unter Dokumenten 13