Keine Prozesse von der Stange

Transkript

1 Keine Prozesse von der Stange Wilken Informationsmanagement sorgt für flüssige Abläufe Planung von Anzeigen und Budgets mehr effizienz im Personalmanagement Digitales Vertragswesen

2 Condé Nast ist als Tochtergesellschaft von Advance Publications Teil eines der größten privaten Medienunternehmen der Welt und gilt weltweit als Inbegriff für Exzellenz im Magazin-Journalismus. Das traditionsreiche Medienhaus hat sich seit der Gründung in den USA im Jahr 1909 höchster Qualität verschrieben und zählt international einflussreiche Titel wie VOGUE, Vanity Fair, The New Yorker oder WIR ED zu seinem Portfolio. Der qualitativ einzigartige publizistische Ansatz von Condé Nast prägt bis heute maßgeblich den Anspruch an Fotografie und die Präsentation von Mode, Stil und Design in der ganzen Welt. Heute verlegt Condé Nast in 25 Ländern über 135 Magazine im Premiumsegment und erreicht mit seinen Print-Publikationen weltweit mehr als 140 Millionen anspruchsvolle Leser. In Deutschland wurde Condé Nast 1978 in München gegründet. Zum Portfolio zählen VOGUE, GLAMOUR, myself, GQ Gentlemen s Quarterly, GQ Style, AD Architectural Digest und WIRED sowie die dazugehörigen Websites und Applikationen für Mobile Devices. Seit 2002 ist Condé Nast Deutschland zudem als Corporate-Publishing-Dienstleister tätig. So entstehen in München unter anderem das Mercedes-Benz magazin, das Douglas Magazin und der Internetauftritt der Firma Schwarzkopf.

3 War es zunächst nur der Rechnungseingang, sind es heute zahlreiche weitere Prozesse, die beim Condé Nast Verlag in München mit Unterstützung der Wilken Informationsmanagement GmbH optimiert wurden. Vor allem in der Anzeigenplanung und im Personalbereich setzen die Macher von Vogue, GQ, myself und vielen anderen bekannten Magazinen auf die Automatisierung von Abläufen auf Basis von Wilken InfoShare und der Business Process Management-Plattform Xpert.ivy. Denn mit Standardlösungen allein ließen sich die Anforderungen bei Condé Nast nicht umsetzen.

4 Die Reisekostenabrechnung ist das jüngste Projekt, bei dem Condé Nast auf die Expertise der Wilken Informationsmanagement GmbH setzt. Denn dieser Ablauf ist bei einem Zeitschriftenverlag wie Condé Nast alles andere als trivial. Schließlich müssen hier nicht nur Messebesuche oder Vertriebsreisen abgerechnet werden. Wenn beispielsweise für die Vogue große Teams für Fotoshootings unterwegs sind, ist die Reisekostenabrechnung naturgemäß deutlich komplexer als beim einfachen Besuch einer Fortbildungsveranstaltung. Mit einer prozessbasierten Abbildung ist es uns gelungen, den Ablauf für beide Anwendungsfälle einheitlich, anwenderfreundlich und transparent abzubilden, beschreibt Jürgen Lüders, IT-Leiter beim Condé Nast Verlag, die Herausforderungen. Für ihn hat sich deswegen die Entscheidung, sowohl im Bereich der elektronischen Archivierung als auch im Personalmanagement mit der Wilken Informationsmanagement GmbH zusammenzuarbeiten, längst ausgezahlt.

5 Der Einstieg in die Thematik erfolgte bei Condé Nast wie in vielen anderen Unternehmen auch über die Automatisierung des Rechnungseingangs. Anfang der 2000er-Jahre wurde dazu eine AS/400-basierte DMS-Lösung eingeführt. Über Jahre hinweg funktionierte dieser Prozess zuverlässig, bis im Jahr 2008 der Abschied von der AS/400 eingeläutet und die Migration auf die Verlagssoftware von knk auf Basis des ERP-Systems Microsoft Dynamics eingeleitet wurde. Bei der Suche nach einem passenden Dokumenten-Management stand für Jürgen Lüders die Zuverlässigkeit des Partners im Vordergrund. Wir haben deswegen zunächst bei den Dienstleistern angefragt, mit denen wir auch in der Vergangenheit schon gut zusammengearbeitet haben: Thomas Gottstein und Jörg Schönfisch von der Wilken Informationsmanagement GmbH hatten uns bereits bei der Einführung des Vorgängersystems gut unterstützt, nicht zuletzt deswegen haben wir uns erneut für dieses Team und damit für die Einführung von InfoShare entschieden. Erleichtert wurde diese Entscheidung durch die Tatsache, dass zum einen fertige Migrationsprogramme der Altdaten auf InfoShare zur Verfügung standen. Zum anderen konnte InfoShare auch schnell in die neu eingeführte Verlagslösung integriert werden. Nachdem wir unsere Anforderungen definiert hatten, setzte sich Jörg Schönfisch sofort mit knk in Verbindung, um die Integrationswege abzusprechen. Diese wurden dann innerhalb kürzester Zeit umgesetzt, erinnert sich Herbert Obermaier, bei Condé Nast verantwortlich für die kaufmännischen Anwendungen. Auch die Übernahme der knapp Dokumente in das neue System war eine Sache von wenigen Tagen. Wir haben vor dem Jahreswechsel Ende Dezember 2008 am Freitag das alte System abgeschaltet und sind am Montag mit dem neuen gestartet. Vom Wechsel hat kaum jemand etwas mitbekommen, so Obermaier. Auch der bestehende Workflow wurde übernommen beziehungsweise die Workflows. Denn der Rechnungseingang erfolgt bei Condé Nast nicht zentral: Die eingehenden Rechnungen gehen in der Regel direkt in die Fachabteilung, wo sie geprüft und kontiert werden. Anschließend werden die Belege in der Finanzbuchhaltung gebucht und gescannt, die Zuordnung erfolgt über den aufgeklebten Barcode. Daneben gibt es aber auch Rechnungen, die direkt an die Buchhaltung gehen und dort direkt geprüft und gescannt werden. Der Zugriff auf das Archiv erfolgt anschließend direkt aus der knk-verlagssoftware heraus. Steht ein Originalbeleg zur Verfügung, wird in der Anwendung ein Lupensymbol angezeigt, über das der archivierte Beleg direkt aufgerufen werden kann. Auf diese Weise stehen jedem Mitarbeiter seine Belege immer per Mausklick zur Verfügung. HERBERT OBERMaIER CONDé Nast verlag»wir haben vor dem Jahreswechsel Ende Dezember 2008 am Freitag das alte System abgeschaltet und sind am Montag mit dem neuen gestartet. Vom Wechsel hat kaum jemand etwas mitbekommen.«

6 Planung von Anzeigen und Budgets Die erfolgreiche Migration des Rechnungseingangs bildete den Auftakt zur Umsetzung zahlreicher weiterer Abläufe im Verlag. Den Anfang machte Condé Nast mit den so genannten Kundenvereinbarungen. Dahinter verbirgt sich nichts anderes als die Jahresplanung der Anzeigenbudgets mit Agenturen und Unternehmen. Ein komplexer Prozess, bei dem die Genehmigungsverfahren je nach Auftragsvolumen über unterschiedliche Stationen verlaufen. Basis für den Prozess war und ist ein Excel-Formular, das früher rein manuell an verschiedenen Stellen bearbeitet wurde. Am Ende mussten alle Änderungen wieder in das Excel-Dokument übernommen werden. Dieses manuelle Verfahren war zeitaufwändig und erschwerte den Überblick über den Status. Mit Unterstützung des Teams der Wilken Informationsmanagement GmbH wurde dieser Prozess über den Wilken.Workflow auf Basis der Business Process Managament-Plattform Xpert. ivy abgebildet und in den Workflow eingebettet. Basis bleibt das Excel-Dokument, das jedoch optimiert und nun elektronisch statt händisch bearbeitet wird. Durch den Workflow stellen wir sicher, dass alle Genehmigungswege eingehalten werden. Wir sehen aber auch jederzeit, wo sich das Dokument befindet und können im Falle von Urlaub oder Krankheit auch Vertretungsregelungen abbilden, beschreibt Jürgen Lüders den neuen Ablauf. Ist der Freigabeprozess durchlaufen, werden die Dokumentation der Freigaben und die Ergebnisse automatisch in Form eines PDF-Dokuments an die CRM- und Auftragsmanagement-Software Verlagsmanager übergeben und stehen damit der Anzeigenabteilung elektronisch zur Verfügung.

7 Mehr Effizienz im Personalmanagement Mit der Einführung der Digitalen Personalakte auf Basis von InfoShare begann die Umsetzung verschiedener Workflows im Personalbereich. In der Akte selbst werden heute bei Condé Nast sämtliche Dokumente zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammengeführt, von der Bewerbung über den Lebenslauf und die Zeugnisse bis hin zu Fortbildungsnachweisen und anderen aktuellen Belegen. Bei der Umsetzung wurde auf höchste Datensicherheit geachtet. Selbst ich als IT-Leiter habe keine Chance, die Akten einzelner Mitarbeiter einzusehen. Dies kann nur über berechtigte Sachbearbeiter in der Personalabteilung geschehen. Aber auch dem einzelnen Mitarbeiter kann jederzeit ein befristeter Zugriff auf seine Personalakte eingeräumt werden, so Jürgen Lüders. Der Digitalen Personalakte folgte 2010 der Workflow für die Bearbeitung und Genehmigung der Urlaube. Dabei wurden auch die Urlaubskalender integriert, so dass die Personalabteilung heute auf Mausklick einen transparenten Überblick über alle geplanten und genehmigten Urlaube und Fehlzeiten der rund 300 Mitarbeiter hat. Aktuell wird im Bereich des Workflows für die Reisekostenabrechnung die Abbildung der Produktionsreisen, wie die großen Foto-Shootings intern bezeichnet werden, umgesetzt. Dabei geht es nicht nur um die automatische Zuordnung der Kosten zu den jeweiligen Kostenstellen, sondern beispielsweise auch um die Integration der Firmen-Kreditkarten, über die die Reisekosten künftig abgerechnet werden sollen. Daneben gibt es weitere Pläne für den Ausbau des Informationsmanagements. Als nächstes werden wir mit Hilfe von InfoShare das gesamte Vertragswesen digitalisieren und ein aktives Dokumenten Management aufbauen, beschreibt Jürgen Lüders die nächsten Schritte. Auch hier bleiben die Spezialisten der Wilken Informationsmanagement GmbH die Partner der Wahl. Gemeinsam ist es uns gelungen, die teilweise doch sehr spezifischen Abläufe bei Condé Nast immer optimal umzusetzen. Auf diesen Erfahrungsschatz setzen wir auch für die Zukunft, so sein Fazit. Jürgen Lüders It-Leiter CONDé Nast verlag»gemeinsam ist es uns gelungen, die teilweise doch sehr spezifischen Abläufe bei Condé Nast immer optimal umzusetzen. Auf diesen Erfahrungsschatz setzen wir auch für die Zukunft.«

8 Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP- Standard- Software. Mit mehr als 460 Mitarbeitern an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als Holding die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Entire GmbH (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2012 einen Umsatz von über 51 Millionen Euro im Jahr. Unser Vorgehensmodell? Zuerst Ein persönlicher Termin. Damit Sie uns Kennenlernen. Und schauen ob es Passt. Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken AG Herrenwiese Freidorf/TG Telefon Telefax w@wilken.ch Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax info@neutrasoft.de Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@entire.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Unternehmensgruppe April 2013 Bilder: Condé Nast Verlag u.a.