Handbuch. Adressen und Adressenpflege

Transkript

1 Handbuch Adressen und Adressenpflege GateCom Informationstechnologie GmbH Am Glocketurm Wardenburg Tel / Fax: / info@gatecom.de Support:

2 Adressen und Adressenpflege Button zum Pflegen von Adressen Button Suchen von Adressen Grundsätzliches: In SIS-Handball werden alle Adressen auf der Vereinsebene erfasst. Durch dieses Prinzip ist es in den Organisationsebenen nicht mehr notwendig, die Adressen von Funktionsträgern nochmals zu erfassen und der Informationsfluss von unten nach oben ist jederzeit gewährleistet. In den einzelnen Organisationsebenen (Kreis, Bezirk, etc.) wird den vorhandenen Adressen nur noch die jeweilige Funktion in dieser Ebene zugeordnet. Mittels des Buttons aufgerufen: wird die Maske Liste Vereine/Verbände

3 Rechts oben kann über einen Klick in das Kästchen hinter Verbände die Auswahl von Verbänden und deren Ebenen ausgewählt werden. Das Anklicken der beiden Pfeile nach unten öffnet eine so genannte Drop-down-Liste über die zuerst der Landesverband und dann darunter die Ebene ausgewählt werden kann. Es

4 werden dann nur noch die Vereine dieser Ebene und die dazugehörigen Adressen angezeigt. Im linken Bereich ist die so genannte Volltextrecherche eingebaut. Hier kann über die Eingabe von Teilbegriffen gesucht werden. Die Suche wird automatisch nach Eingabe des 3. Buchstabens oder der 3. Zahl begonnen. Die beiden Häkchen nur Vereine bzw. keine Vereine sollten selbsterklärend sein. Auf der linken Seite kann nun ein Verein oder eine Ebene angeklickt werden. Dadurch werden auf der rechten Seite die dazugehörigen Adressen angezeigt.

5 Mit dem linken zeigen/drucken Knopf wird eine Vereinsliste gedruckt. Mit dem rechten zeigen/drucken Knopf wird eine Adressliste des ausgewählten Vereins gedruckt. Im unteren Bereich werden die Angaben zu der Adresse angezeigt, die jeweils rechts ausgewählt wurde. Änderungen, entsprechende Rechte vorausgesetzt, können hier direkt eingepflegt werden. Über den Button keine Details werden nur noch die wichtigsten Daten zur Adresse eingeblendet. Der Button Adresse löschen löscht diese Adresse. Dies ist jedoch nur möglich, wenn diese Person die Funktion Mitglied hat. Sollte diese Adresse noch Funktionen aus übergeordneten Ebenen haben, so müssen diese zuerst entfernt werden. Dazu haben in der Regel nur die Funktionsträger dieser Ebene das Recht. Über den Button Funktionen kann der jeweiligen Adresse eine weitere Funktion zugeordnet werden. Dies gilt jedoch nur für die Ebene, auf der diese Adresse selektiert wurde. Wenn bei der ausgewählten Adresse eine -Adresse eingetragen wurde, so wird der Knopf aktiv. Die Betätigung dieses Knopfes ruft das auf dem Rechner befindliche - Programm auf und trägt die -Adresse automatisch ein. Sollte für die ausgewählte Person eine eigene Web-Seite eingetragen sein, so wird über den Knopf Web: diese Web-Seite aufgerufen. Anlegen von neuen Adressen

6 Grundsatz: Neue Adressen werden immer in dem jeweiligen Verein angelegt Nachdem der entsprechende Verein ausgewählt wurde, betätigt man den Button Neue Adresse. Die Abfrage wird mit Ja beantwortet.

7 Als nächstes wird die Maske Liste Adressen aufgerufen. Diese Maske ist für Adressrecherchen auch über den Button erreichbar. Über die Eingabe des Nachnamens (bzw. Teile davon) wird die Volltextrecherche angestoßen und alle Treffer werden angezeigt. Sollte die entsprechende Person bereits erfasst sein, so klickt man diese einfach an und übernimmt die Adresse. Hiermit sollt die Doppelerfassung von Adressen (Dubletten) verhindert werden. Sollte es über die Eingabe des Nachnamens noch zu viele Treffer geben, so gibt man auch noch den Vornamen ein. Der Button Übernehmen legt dann diesen Namen beim vorher ausgewählten Verein an.

8 Diese Angaben sollten jetzt vervollständigt werden. Um ein Geburtsdatum erfassen zu können klickt man in das Kästchen vor dem Datum und trägt dann das Datum ein. Alternativ wählt dann mit dem Klick auf den Pfeil nach unten in der Kalendermaske das entsprechende Datum aus. Dieser neuen Adresse wird automatisch die Funktion Mitglied bei Verein X 1 zugeordnet. Da aber in der Regel Funktionsträger erfasst werden, muss nun die entsprechende Funktion über den Knopf Funktionen zugeordnet werden. 1 X bedeutet hier nur das es ein Platzhalter ist. Also ein Beispiel!!

9 In der nun folgenden Maske ist über den Knopf neue Funktion eine Auswahl der erfassten Funktionen zu sehen. Auch in dieser Maske kann die entsprechende Funktion über die bereits beschriebene Volltextrecherche ausgesucht werden. Die Funktionen sind alphabetisch geordnet. Mit dem Button schließen und dem Bestätigen der anschließenden Frage wird der neu erfassten Adressen dann die ausgewählte Funktion zugeordnet. Um nun einer Adresse auf anderer Ebene (Kreis, Bezirk, etc.) eine Funktion auf dieser Ebene zuzuordnen, wird zunächst die Ebene auf der linken Seite ausgewählt. Mit dem Button neue Adresse wird die Adressrecherche aufgerufen und die ja schon erfasste Person gesucht. Diese wird dann übernommen und anschließend die Funktion zugeordnet. Sonderfunktionen für Vereine In der Maske Liste Vereine/Verbände sind mehrere Funktionen integriert, die speziell für Vereine erstellt wurden.

10 Auf dem Button mit dem Zeichen kann man die Schiedsrichterkosten der gesamten Liga/Staffel einsehen. Dies ist allerdings nur möglich wenn in den einzelnen Spielen die Schiedsrichterkosten eingetragen wurden.

11 Adressen Umziehen Hinweis: die hier abgebildeten Screenshots (Bildschirmfotos) sind nur ein Beispiel und können je nach Umzug abweichen. Wenn Sie sich in der Liste Adressen befinden markieren Sie bitte denjenigen der den Verein wechseln soll und drücken den Button Verein wechseln.

12 Wenn Sie dann darauf klicken erscheint das Fenster Vereinswechsel: Hier markieren Sie einfach den Verein/Verband wo Sie ihn wechseln wollen und drücken auf Verein wechseln.

13 Dann sollte diese Meldung kommen: Dort auf Ja klicken. Hiernach sollte eine andere Meldung kommen: Sobald diese Meldung aufgetaucht ist können Sie über Liste Vereine/Verbände nachschauen ob denn der Vereinswechsel stattgefunden hat.

14 In diesem Beispiel hat es funktioniert.

15 Ende