Meldewesen Plus. TIPP: Nach Möglichkeit sollten Sie vor dem Erstellen von Etiketten die Vorlagen dupliziert haben!

Transkript

1 Meldewesen Plus Etikettendruck Bitte prüfen Sie vor Erstellung der Etiketten die Seiteneinstellungen unter: Datei - Seitenformat: Wichtig ist, dass bei den ersten 4 Feldern 0cm und links 0,499cm steht. Es gibt zwei Möglichkeiten, Etiketten zu erstellen. Entweder Sie markieren Personendokumente oder Sie werten Personen mit einer Auswertung aus, die dann auf Etiketten gedruckt werden sollen. TIPP: Nach Möglichkeit sollten Sie vor dem Erstellen von Etiketten die Vorlagen dupliziert haben! Um Etiketten über eine Auswertung zu erstellen, ist es immer ratsam, vorher die Etiketten zu testen: 1

2 Gehen Sie in die Ansicht - Pfarrei und Personen - und markieren Sie ca. 30 Personendokumente. WICHTIG ist, dass Sie die lila Männchen (Personendokument) markieren!!!!! Anschließend gehen Sie in der grauen Leiste auf Aktionen - Erstellen - Serienbrief Nun erscheint der Serienbrief-Assistent: 2

3 Sie müssen darauf achten, dass in der Zeile Vorlage die für die Pfarrei erstellte Etikettenvorlage hinterlegt ist. Über Klick auf den Button mit den drei Punkten können Sie die benötigte Vorlage auswählen. In dem geöffneten Fenster können Sie die Vorlage auswählen. Achten Sie darauf, dass die gewünschte Vorlage schwarz umrandet ist und wählen Sie diese durch einen Doppelklick oder durch Klick auf OK aus. Beachten Sie bitte, dass die Vorlage unter der Kategorie der Pfarrei stehen muss. Bei Auswahl muss - Gewählte Dokumente verwenden - hinterlegt sein, weil die Personen vorher markiert wurden. In der Zeile Aktion muss Etikettendruck stehen. Beachten Sie auch, dass der Haken bei Zustellen gesetzt ist und dass unter Zustellweg Drucken steht. Wenn diese Einstellungen alle eingetragen sind, dann klicken Sie auf OK. 3

4 Nun öffnet sich ein Fenster und Sie sehen kurz die Etiketten auf Ihrem Bildschirm. Falls Sie FinePrint als Standarddrucker ausgewählt haben, öffnet sich jetzt der FinePrint Dialog und die Etiketten sind dort zu sehen. 4

5 Wenn Sie Etiketten über eine Auswertung erstellen, dann gehen Sie wie folgt vor: Sie müssen links im Navigator auf MW-Auswertung klicken. Anschließend wählen Sie entweder die vorhandene Auswertung aus oder Sie erstellen eine neue Auswertung. Anschließend öffnen Sie die Auswertung und gehen auf - Suchen - In Ordner ablegen. TIPP: Ratsam ist es immer, vorher die Auswertung als Liste anzuzeigen, damit Sie kontrollieren können, ob die Auswertung z. B. von der Personenanzahl stimmen kann. Dafür gehen Sie auf - Suchen - Anzeigen. Anschließend werden Sie gefragt, ob Sie die Auswertung sehen möchten: Wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, dann wird die Liste der Auswertung angezeigt. Jetzt können Sie die Liste evtl. ausdrucken, falls dies benötigt wird. Kontrollieren Sie das Ergebnis, ob diese auch von der Anzahl der Personen ungefähr stimmen kann. Falls die Liste nicht mehr benötigt wird, schließen Sie diese. Sie stehen jetzt wieder im Auswertungsformular. 5

6 Um die Etiketten zu drucken, müssen die Personen in den Ordner Serienbrief/Drucken abgelegt werden: Gehen Sie auf - Suchen - In Ordner ablegen. Danach werden Sie gefragt, in welchen Ordner die gefundenen Personen abgelegt werden sollen: Wählen Sie den Ordner Serienbrief\Drucken und bestätigen mit OK Die folgende Meldung können Sie mit Ja bestätigen: In der unteren Zeile sehen Sie, wie die Personen gezählt werden. Es dauert etwas länger, bis die Personen ausgewertet werden, da die Personendokumente in den 6

7 Ordner Serienbrief\Drucken abgelegt werden müssen. Wenn MW+ mit den Personen auswählen fertig ist, können Sie das Auswertungsformular schließen. Danach gehen Sie in der grauen Leiste auf - Aktionen - Erstellen - Serienbrief Anschließend öffnet sich der Serienbrief Assistent: Sie müssen darauf achten, dass in der Zeile Vorlage die für die Pfarrei erstellte Etikettenvorlage hinterlegt ist. Über Klick auf den Button mit den drei Punkten können Sie die benötigte Vorlage auswählen. 7

8 Nach dem Klick können Sie die Vorlage auswählen. Achten Sie darauf, dass die gewünschte Vorlage schwarz umrandet ist und wählen diese durch einen Doppelklick oder durch Klick auf OK aus. Bestätigen Sie dieses Fenster mit OK. Unter Auswahl muss Dokumente aus Serienbrief\Ordner verwenden stehen und bei Aktion: Etikettendruck. Wenn alle Einstellungen stimmen, dann bestätigen Sie den Serienbrief Assistent mit OK. Nun erscheinen die Etiketten. WICHTIG: Die Sortierung der Etiketten hat nichts mit der Sortierung der Auswertung zu tun. Der Serienbrief\Drucken Ordner ist von Haus aus nach Ort Ortsteil Straße Hausnr. sortiert. Wenn Sie die Etiketten nach Familienname sortieren wollen, dann müssen Sie dies im Serienbrief-Ordner umstellen. Dies geht wie folgt: Gehen Sie im Navigator auf -Privat- Serienbrief - Drucken. Dort liegen die Personen, die vorher in den Serienbrief\Drucken Ordner abgelegt wurden. 8

9 Wenn hinter Adresse ein Λ zu sehen ist, dann sind die Personen nach den Straßen sortiert. Wenn Sie einmal auf Adresse klicken, erscheint ein hinter Adresse. Jetzt sind die Personen alphabetisch sortiert. Wenn Sie das Feld Adresse noch einmal anklicken, dann wird die Sortierung wieder aufgehoben und die Personen sind nach Straßen sortiert. Um wieder in die Hauptansicht zu gelangen, klicken Sie auf Zurück...links im Navigator. Würzburg, im September