Microsoft Excel-Mappe Dienstplan 5 zur Planung und Abrechnung von Dienstzeiten

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1 Microsoft Excel-Mappe Dienstplan 5 zur Planung und Abrechnung von Dienstzeiten - Carsten Zehm autor@carsten-zehm.de 1. Einleitung Lesen Sie vor dem Kauf diese Beschreibung bitte gründlich durch, besonders den Punkt 5. Abschlussklausel zur Gewährleistung. Die Excel-Mappe Dienstplan 5 ermöglicht die komfortable Planung und Abrechnung von Dienst-, Einsatz oder Arbeitszeiten für bis zu fünf Mitarbeiter, bei feststehendem täglichem Stundenkontingent. Wird ein größerer Personalumfang benötigt, so nutzen Sie bitte die von mir erstellten Mappen Dienstplan 10 für bis zu zehn, oder Dienstplan 15 für bis zu fünfzehn Mitarbeiter (ab Mai 2009 verfügbar). Die vorliegende Arbeitsmappe ermöglicht Ihnen, die Arbeitszeiten von bis zu fünf Mitarbeitern effektiv zu planen. Dabei ist es egal, ob die Arbeitszeiten innerhalb eines Tages liegen oder über Mitternacht hinausgehen. Sie können die Pläne über das gesamte Jahr hinweg führen und haben durch die monatlichen Verknüpfungen immer einen aktuellen Überblick über Plusund Minus-Stunden. Die einzelnen Seiten sind druckbar. Benötigt wird die Microsoft Ecxel-Version 97 und höher, oder kompatible Programme. Gelbe Hinweisfelder führen Sie durch die Einrichtung der Stammdaten. Ein Testmonat ohne Verknüpfung zu den übrigen Monaten ermöglicht das Üben und Bekannt machen mit den Tabellen.

2 2. Erste Schritte Im Tabellenblatt Stammdaten können Sie die grundlegenden Eingaben tätigen. Geben Sie das aktuelle Jahr in Feld C3 ein, den Namen Ihres Unternehmens in Feld C1 und die Namen Ihrer Mitarbeiter/Angestellten in die Felder C5 bis C9. Die Namen der Mitarbeiter werden selbstständig in die Felder B17 bis B21 übernommen. In D17 bis D21 tragen Sie die täglichen Arbeitsstunden lt. Plan ein. Diese Stunden können dann mit den tatsächlichen Arbeitszeiten variieren, bilden aber die Grundlage für die Berechnung der Soll- und Ist- Stunden sowie der Minus- oder Überstunden. Seite - 2 -

3 3. Der Testmonat Um sich mit der Arbeitsweise des monatlichen Tabellenblattes vertraut zu machen, habe ich einen Testmonat für Sie eingerichtet. Dieser kann, wenn er nicht (mehr) benötigt wird, problemlos gelöscht werden. Auch hier weisen Ihnen gelbe Felder den Weg. Eintragungen von Ihrer Seite sind nur in den Spalten Soll-Anfangszeit, Soll-Endzeit, Ist-Anfangszeit und Ist-Endzeit nötig. Achtung: Tragen Sie in andere Zellen etwas ein, so besteht die Gefahr, dass Sie eine existierende Formel löschen. Das Tabellenkalkulationsblatt kann dann u. U. nicht mehr richtig rechnen. Haben Sie aus Unachtsamkeit das eines der Tabellenblätter soweit beschädigt, dass der richtige Gebrauch der gesamten Datei nicht mehr gewährleistet ist, so schicken Sie mir eine Mail. Nach Überprüfung des ordnungsgemäßen Erwerbs der Datei durch Ihre Seite, bekommen Sie von mir kostenlosen Ersatz geliefert. Ihre verlorengegangenen Daten kann ich Ihnen jedoch nicht ersetzen. Seite - 3 -

4 Planen Sie in den Spalten Soll- Anfangszeit und Ist-Anfangszeit den Einsatz des Personals. Tragen Sie die Zeiten im Zeitformat hh:mm ein. Die Ausgabe der geplanten Arbeitsstunden erfolgt in der Spalte Soll-Arbeitsstunden. Die notwendigen Arbeitsstunden in Zeile 3 sind das Produkt aus den Arbeitstagen und der täglichen Arbeitszeit, wie sie bei den Stammdaten eingegeben worden ist. Die Arbeitstage berechnen sich durch die von Ihnen gemachten Eintragungen in den Spalten Soll-Anfangszeit und Soll-Endzeit. Erfolgt hier kein Eintrag (z. B. an Wochenenden oder Feiertagen), wird der Tag auch nicht als Arbeitstag berechnet. Urlaub wird in der Spalte Anfangszeit (Soll und Ist) mit einem U eingetragen. Der Rechner rechnet dann mit der geplanten täglichen Arbeitszeit lt. Stammdaten. Dienstreise wird in der Spalte Anfangszeit (Soll und Ist) mit einem D eingetragen. Der Rechner rechnet dann ebenfalls mit der geplanten täglichen Arbeitszeit lt. Stammdaten. Bei Krankheit erfolgt eine Eintragung mit K in die Spalte Endzeit, im Normalfall im Ist-Bereich. Geplante Krankschreibungen und Kuren können auch im Soll-Bereich eingetragen werden. Der Rechner rechnet auch hier mit der geplanten täglichen Arbeitszeit lt. Stammdaten. Die Ausgabe der geplanten und geleisteten Arbeitsstunden erfolgt im Zahlenformat h,mm, wobei bei einer Arbeitszeit größer 6 Stunden automatisch eine dreißigminütige Pause abgezogen wird. Wochenenden und Feiertage können bei Bedarf rot, Schulferien grün markiert werden. Die bundeseinheitlichen Feiertage 1. Januar, 1. Mai und die beiden Weihnachtsfeiertage sind bereits rot markiert. Seite - 4 -

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6 In den Zeilen 44 bis 48 erfolgt die automatische Berechnung der Plan- Stunden aus der Spalte Soll-Arbeitsstunden und der Ist-Stunden aus der Spalte Ist-Arbeitsstunden. Die Differenz wird aus den geleisteten Std. Ist und den zu leistenden Arbeitsstunden aus dem Feld in Zeile 3 ermittelt Ü alt, die bisher geleisteten Über- oder auch Minus-Stunden werden aus dem vergangenen Monat übernommen und hier angezeigt. Befinden Sie sich im Januar, dann müssen sie die Überstunden des letzten Jahres entweder per Hand eintragen, oder eine Verknüpfung zur Vorjahrestabelle erstellen. Aus der Differenz und den Ü alt-stunden werden die neuen Überstunden, Ü neu, berechnet und an den Folgemonat übergeben. Seite - 6 -

7 4. Die zusammengefasste Soll-Stunden-Anzeige Aus den Soll-Anfangszeiten und den Soll-Endzeiten werden die Daten automatisch auf ein gesondertes Tabellenblatt übertragen. Dieses kann dazu dienen, als Komplettübersicht allen Mitarbeitern ihren Dienstplan zu veranschaulichen. In diesem Blatt erfolgt keine Stundenberechnung. Hier geht es nur um die Darstellung der Dienstzeiten. Seite - 7 -

8 5. Abschlussklausel Dies ist ein Privatkauf. Für Schäden an Ihrer Hard- und Software, die durch den Gebrauch dieser Datei entstehen, übernehme ich keinerlei Haftung. Auch für wirtschaftliche Schäden, die Ihrem Unternehmen oder Ihnen entstehen, weil Sie die Datei benutzen, übernehme ich keinerlei Haftung Ich übernehme auch keine Gewährleistung dafür, dass die Software einschließlich des Begleitmaterials den Anforderungen und Zwecken des Kunden genügt oder mit anderen von ihm eingesetzten Programmen arbeitet. Gewährleistungsrechte bestehen nicht. Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, so wenden Sie sich über die -adresse an mich. Mit freundlichen Grüßen Carsten Zehm PS: Bitte beachten Sie auch meine anderen ebooks und besuchen Sie die Seite Seite - 8 -