Schuljahreswechsel im Schul-Webportal

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1 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Seite 1 von 8 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Ablauf Übersicht: Schritte 1 bis 10: Schritte 11 bis 16: Schritte 17 bis 20: Vorbereitung des Schuljahreswechsels Durchführung des Schuljahreswechsels Erstellung neu hinzugekommener Klassen und Import neuer Schüler Und so funktionierts: 1. Gehen Sie als Administrator im Menü auf Einstellungen / Schuljahre. 2. Hier sehen Sie grün hervorgehoben das aktuelle Schuljahr. Kontrollieren Sie zuerst das aktuelle Schuljahr auf die richtigen Anfangs und End-Daten. Bearbeiten Sie die Daten ggf. mit dem Link Bearbeiten. 3. Sobald das aktuelle Schuljahr richtig eingestellt ist können Sie mit Schritt #1 Anlegen eines neuen Schuljahres beginnen: 4. Stellen Sie jetzt die Daten für das nächste Schuljahr ein. Es wird automatisch der nächste Tag nach Ende des aktuellen Schuljahres voreingestellt: 5. Nach Erstellung des neuen Schuljahres erscheint eine weitere Zeile unter dem aktuellen, grün hervorgehobenen Schuljahr und der Schritt #2 Neuen Schuljahreswechsel vorbereiten wurde freigeschaltet.

2 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Seite 2 von 8 6. Um einen neuen Schuljahreswechsel vorzubereiten, brauchen Sie nur das neue Schuljahr auszuwählen, das Sie soeben erstellt haben. 7. Als nächstes wurden die Schritte #3 und #4 freigeschaltet. Hier sollen Klassenveränderungen und Schüler-Sonderfälle eingetragen werden. So werden Schüler beim Schuljahreswechsel automatisch in die richtige neue Klasse versetzt, Abschlussklassen in die Historie verschoben und gewünschte Klassen zu Klassenzügen zusammengefasst: 8. Klassenstufen werden beim Schuljahreswechsel automatisch um 1 erhöht.

3 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Seite 3 von 8 9. Durch Klick auf Bearbeiten können sie die Vorgaben frei bearbeiten und so Klassen zu Klassenzügen zusammenführen, Abschlussklassen löschen oder das Benotungssystem für das nächste Schuljahr anpassen. 10. Bei #4 Schüler für Schuljahreswechsel können besondere Versetzungen und Klassen- und Schulwechsel eingetragen werden. Bitte achten Sie darauf, als neue Klasse nur nach dem Schuljahreswechsel wirklich existierende Klassen zu benutzen. Gänzlich neue Klassen können hier nicht erstellt werden.

4 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Seite 4 von Nachdem Sie alle Klassen- und Schüler-Veränderungen entsprechend Ihren Wünschen eingestellt haben, können Sie mit einem Testlauf beginnen. Achten Sie hierzu darauf, das der Haken bei Testlauf sichtbar ist. 12. Gelegentlich kann der Schuljahreswechsel nicht automatisch durchgeführt werden. Es kommt in solchen Fällen nach Abschluss des Testlaufes zu einer Fehlermeldung, wie im folgenden Bild dargestellt. Sollte Ihnen eine solche Fehlermeldung angezeigt werden, kopieren Sie bitte den Inhalt der roten Box in eine und senden diese an Ihren SmartKomm Support. Wir werden ihnen gerne beim Schuljahreswechsel helfen.

5 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Seite 5 von Wenn keine Fehler aufgetreten sind, erhalten Sie nach dem Testlauf eine grüne Bestätigung. Es wurden aber bis hierhin keinerlei Änderungen an Ihrem SWP durchgeführt 14. Nachdem ein Testlauf erfolgreich durchgelaufen ist, können Sie den echten Schuljahreswechsel ausführen. Ist der Schuljahreswechsel erfolgreich durchgeführt worden, erhalten Sie ebenfalls eine grüne Bestätigung. 15. Nach Ansicht aktualisieren erscheint das neue Schuljahr grün als aktuelles Schuljahr markiert und in der Liste der bereits durchgeführten Schuljahreswechsel ganz unten können alle automatisiert während des Schuljahreswechsels durchgeführten Klassenveränderungen und Schüler-Sonderfälle jederzeit nachträglich eingesehen werden.

6 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Seite 6 von Jetzt sind alle Klassen, Schüler, Klassenseiten, Schülerseiten, Notentabellen und vieles mehr auf das neue Schuljahr eingestellt und die Daten des jetzt ehemaligen Schuljahres sind nur noch über die Historie abrufbar. 17. Neue Klassen die nicht aus dem vorhergehenden Schuljahr weitergeführt werden, können nach dem Schuljahreswechsel direkt im neuen Schuljahr erstellt werden. Gehen Sie dazu im Menü auf Einstellungen/Klassenzüge und wählen unten rechts Neuen Klassenzug erstellen aus: 18. Als letzter Schritt müssen die neu aufgenommenen Schüler erstellt werden. Dazu verwenden Sie bei neuen Klassen am besten den Import unter Menü: Verwaltung/Import. Portale mit Schüler und Elternaccounts verwenden bitte den 3. Import: Schüler/Eltern Import mit Schüler- und Eltern- Accounts.

7 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Seite 7 von Einzelne neu hinzugekommene Schüler können auch manuell erstellt werden. Dazu muss zuerst ein Benutzer angelegt werden, der danach in der Benutzerverwaltung einer Klasse zugewiesen wird. Bei diesem Schritt wird automatisch eine entsprechende Schülerseite erstellt: 20. Für Eltern muss ebenfalls ein neuer Benutzer angelegt werden, und dem Schüler danach als Erziehungsberechtigter zugeordnet werden. Dazu gehen Sie in der Benutzerverwaltung des Schülers auf Benutzer bearbeiten und wählen den Dateneinsichtsberechtigten aus:

8 Schuljahreswechsel im Schul-Webportal Seite 8 von 8 -- Schuljahreswechsel fertig -- gut organisiert mit