Dokumentation. Black- und Whitelists. Absenderadressen auf eine Blacklist oder eine Whitelist setzen. Zugriff per Webbrowser

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1 Dokumentation Black- und Whitelists Absenderadressen auf eine Blacklist oder eine Whitelist setzen. Zugriff per Webbrowser

2 Inhalt INHALT 1 Kategorie Black- und Whitelists Was sind Black- und Whitelists? Funktionen Absenderadressen auf eine Black- oder Whitelists setzen Black- oder Whitelist-Einträge manuell erstellen Whitelist-Einträge automatisch erzeugen... 7 IQ.SUITE USER PORTAL FÜR LOTUS DOMINO SEITE 1

3 KATEGORIE BLACK- UND WHITELISTS - WAS SIND BLACK- UND WHITELISTS? 1 Kategorie Black- und Whitelists 1.1 Was sind Black- und Whitelists? Die Black- und Whitelists sind Bestandteil des iq.suite User Portals der - Management-Software iq.suite für Lotus Domino 1. Die Software klassifiziert s in erwünschte und unerwünschte s. Nur als erwünscht klassifizierte s werden Ihnen zugestellt und sind in Ihrem Postfach verfügbar. Unerwünschte s wie z.b. Spams werden dagegen geblockt, in Quarantäne gestellt und nicht Ihrem Postfach zugestellt. Wenn Ihre s häufig fälschlicherweise als unerwünscht klassifiziert und in Quarantäne gestellt werden, sorgen Sie mithilfe einer Whitelist dafür, dass Ihnen solche s künftig zugestellt werden. Das kann beispielsweise bei bestimmten Domänennamen oder bei Newslettern der Fall sein. Im umgekehrten Fall, wenn Sie Spams oder andere unerwünschte s erhalten, sorgen Sie mit einer Blacklist dafür, dass solche s künftig in Quarantäne gestellt werden. Hierfür setzen Sie vertrauenswürdige Absenderadressen auf Ihre Whitelist und nicht vertrauenswürdige Absenderadressen auf Ihre Blacklist. Beachten Sie, dass nur solche Adressen auf eine Black- oder Whitelist gesetzt werden müssen, deren s falsch klassifiziert werden. Über das iq.suite User Portal können Sie auf Ihre Black- und Whitelists zugreifen und verwalten. Grundsätzlich hängen die verfügbaren Funktionen von der Konfiguration Ihres Administrators ab. Wenn Sie über Zugriffsrechte auf Ihre Quarantäne und/oder auf Ihre Quarantän s verfügen, können Sie über mindestens einen der folgenden Wege eine Absenderadresse auf eine Black- oder Whitelist setzen: über das iq.suite User Portal: In diesem Fall wird Ihnen links im Navigationsbereich zusätzlich zur Kategorie BLACK-/WHITELISTS die Kategorie QUARAN- TÄNE angezeigt. 1. Dabei handelt es sich um eine Software des Herstellers GROUP Business Software AG. Siehe auch IQ.SUITE USER PORTAL FÜR LOTUS DOMINO SEITE 2

4 KATEGORIE BLACK- UND WHITELISTS - FUNKTIONEN über eine geöffnete Quarantän Schaltfläche TO MY WHITELIST bzw. TO MY BLACKLIST. über eine Quarantäne-Sammelbenachrichtigung: Schaltfläche ADD SENDER TO MY WHITELIST bzw. ADD SENDER TO MY BLACKLIST. Weiterführende Informationen zur Quarantäne finden Sie im iq.suite User Portal bei QUARANTÄNE -> DOKUMENTATION. Diese Dokumentation finden Sie auch auf der GBS-Website unter Funktionen Wenn Sie links im Navigationsbereich bei BLACK-/WHITELIST auf NACH KATEGORIE oder NACH ABSENDER klicken, werden Ihnen die Absenderadressen angezeigt, die bereits in Ihrer Black- oder Whitelist eingetragen sind. Mit den Schaltflächen in der Menüleiste können Sie bestimmte Aktionen ausführen. Bestehende Einträge können Sie per Doppelklick öffnen und ändern. Wenn Sie über die notwendigen Rechte verfügen, können Sie auch neue Einträge erstellen. SEITE 3 IQ.SUITE USER PORTAL FÜR LOTUS DOMINO

5 KATEGORIE BLACK- UND WHITELISTS - FUNKTIONEN IQ.SUITE BLACK-/WHITELIST Liefert Ihnen Informationen über die Datenbank, in der Sie sich aktuell befinden. Wenn Ihr Administrator mehrere Datenbanken freigegeben hat, können Sie zwischen den Datenbanken wechseln (Klick auf NÄCHSTE DATENBANK). NEU USER S BLACKLIST ENTRY: Erstellt einen neuen Blacklist-Eintrag. USER S WHITELIST ENTRY: Erstellt einen neuen Whitelist-Eintrag. Wenn Sie über Zusatzrechte verfügen, steht Ihnen außerdem nachfolgende Funktion zur Verfügung: BLACK-/WHITELIST ENTRY Defaultmäßig werden neue Blacklist-Einträge in die Listenkategorie USERS- BL und neue Whitelist-Einträge in die Listenkategorie USERS-WL einsortiert. Wenn Ihnen diese Funktion angezeigt wird, können Sie eigene Listenkategorien erstellen. Beachten Sie, dass Sie nicht festlegen können, ob sich die Kategorie auf Blacklists oder auf Whitelists bezieht. Kontaktieren Sie vor Einsatz dieser Funktion Ihren Administrator. IQ.SUITE USER PORTAL FÜR LOTUS DOMINO SEITE 4

6 KATEGORIE BLACK- UND WHITELISTS - ABSENDERADRESSEN AUF EINE BLACK- ODER WHITELISTS SETZEN 1.3 Absenderadressen auf eine Black- oder Whitelists setzen Um eine Absenderadresse auf Ihre Blacklist zu setzen, erstellen Sie einen neuen Listeneintrag. Siehe Black- oder Whitelist-Einträge manuell erstellen auf Seite 5. Neue Whitelist-Einträge können dagegen auch automatisch erzeugt werden. Siehe Whitelist-Einträge automatisch erzeugen auf Seite Black- oder Whitelist-Einträge manuell erstellen 1. Um einen neuen Whitelist-Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf BLACK-/WHITE- LIST -> NEU -> USER S WHITELIST ENTRY. Um einen neuen Blacklist-Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf BLACK-/WHITE- LIST -> NEU -> USER S BLACKLIST ENTRY. Im Beispiel erzeugt der Unternehmensmitarbeiter David Galler für seinen Kommunikationspartner Helen Hunt einen Eintrag auf seiner Whitelist: 2. Klicken Sie im Feld Status auf Aktiv. 3. Wählen Sie bei Absendertyp aus, für welche Art von Absender ein Listeneintrag erzeugt werden soll: SEITE 5 IQ.SUITE USER PORTAL FÜR LOTUS DOMINO

7 KATEGORIE BLACK- UND WHITELISTS - ABSENDERADRESSEN AUF EINE BLACK- ODER WHITELISTS SETZEN Benutzer : Fügt eine einzelne Absenderadresse Ihrer Black- oder Whitelist hinzu. Im Beispiel ist diese Option ausgewählt, damit s von Helen Hunt nicht länger geblockt und in Quarantäne gestellt werden. Domäne : Fügt nicht nur die Adresse des Absenders Ihrer Black- oder Whitelist hinzu, sondern auch dessen Domäne. Dadurch können Sie beispielsweise alle Mitarbeiter des Unternehmens company-y gleichzeitig auf Ihre Whitelist setzen. Alle : Wählen Sie diese Option erst nach Rücksprache mit Ihrem Administrator aus. Wenn Sie diese Option bei einem Blacklist-Eintrag auswählen, werden künftig alle s in Quarantäne gestellt - unabhängig von der Absenderadresse. Wenn Sie diese Option dagegen bei einem Whitelist-Eintrag auswählen, werden Ihnen künftig alle s zugestellt, darunter auch unerwünschte Spams. 4. Geben Sie bei Absenderadresse die -Adresse an für die ein Listeneintrag erstellt werden soll. Mehrere Adressen werden mit einem Zeilenumbruch getrennt (max. 20 Zeilen). Wildcards wie z.b. Sterne (*) können verwendet werden, wobei max. 20 Wildcards im gesamten Feld verwendbar sind. 5. Bei Empfängeradresse ist Ihre eigene Notes-Adresse hinterlegt und kann nicht geändert werden. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN. Defaultmäßig werden neue Whitelist-Einträge in der Kategorie USERS-WL abgelegt. Neue Blacklist-Einträge werden dagegen in der Kategorie USERS-BL abgelegt. Die Kategorie kann nicht geändert werden. IQ.SUITE USER PORTAL FÜR LOTUS DOMINO SEITE 6

8 KATEGORIE BLACK- UND WHITELISTS - ABSENDERADRESSEN AUF EINE BLACK- ODER WHITELISTS SETZEN Whitelist-Einträge automatisch erzeugen Grundsätzlich ist es möglich, dass Whitelist-Einträge automatisch erzeugt werden. Whitelist-Eintrag beim Versenden einer erzeugen Wenn Sie eine an einen Kommunikationspartner senden, kann davon ausgegangen werden, dass es sich bei dieser Adresse um eine vertrauenswürdige Adresse handelt. s von diesem Kommunikationspartner sollen folglich nicht in Quarantäne gestellt, sondern direkt Ihrem Postfach zugestellt werden. Wenn diese Funktion von Ihrem Administrator freigegeben ist, wird für jede E- Mail, die Sie an einen Kommunikationspartner senden, automatisch ein Whitelist- Eintrag erzeugt. In einem solchen Fall, sind viele Einträge in Ihrer Whitelist enthalten und brauchen im Regelfall nicht manuell erzeugt werden. Erstellen Sie lediglich neue Einträge für Absenderadressen, die Sie auf Ihre Blacklist setzen möchten. Blacklist-Einträge können nicht automatisch erzeugt werden. Whitelist-Eintrag ohne Versenden einer erzeugen Wenn Sie die -Adresse eines Kommunikationspartners zwar automatisch auf Ihre Whitelist setzen möchten, aber aktuell keine an ihn zu versenden haben, können Sie den Listeneintrag auch mit einem Schlüsselwort erstellen. Klären Sie mit Ihrem Administrator, ob diese Funktion freigegeben ist und wie das Schlüsselwort lautet. Schreiben Sie eine an den gewünschten Kommunikationspartner und fügen Sie das Schlüsselwort an erster Position der Betreffzeile ein. Durch das Schlüsselwort wird die Adresse des Kommunikationspartners auf Ihre Whitelist gesetzt, ohne dass die tatsächlich gesendet wird. SEITE 7 IQ.SUITE USER PORTAL FÜR LOTUS DOMINO