Das Rechnungswesen. Siehe

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2 Das Rechnungswesen 1 Für das Anlagevermögen ist ein Anlageverzeichnis anzulegen, das auch eine Abschreibungsübersicht enthalten muss. Aufwendungen, die nicht oder nur teilweise vom Ergebnis des Unternehmens abgezogen werden dürfen (Bewirtung, Geschenke über 35,00 EUR usw.), müssen getrennt aufgezeichnet werden. Die notwendigen Formulare, die der Steuererklärung beigefügt werden müssen, können von der Website des Bundesfinanzministeriums heruntergeladen werden 3.Sie können dort auch ausgefüllt und über Elster mit der Steuererklärung an das Finanzamt übertragen werden. Abb.3:Formular Anlageverzeichnis für die Einnahmenüberschussrechnung vom Bundesfinanzministerium 3 Siehe 19

3 So wird Erfolg gemessen PRAXISHINWEIS: Grundsätzlich muss die Übermittlung der Einnahmenüberschussrechnung an das Finanzamt digital erfolgen. Die Belege dazu verbleiben beim Steuerpflichtigen. Wenn jedoch nur Betriebseinnahmen unterhalb von EUR erzielt wurden, darf das Finanzamt die Abgabe der Einnahmenüberschussrechnung (auch hier ohne Belege) in Papierform nicht beanstanden. Wenn der Selbstständige will, kann er die doppelte Buchführung als Gewinnermittlungsmethode wählen, auch wenn er die Kriterien der Einnahmenüberschussrechnung erfüllt. Das ist jedoch wesentlich aufwendiger. Sinnvoll ist das nur, wenn das Unternehmen Teil eines Konzerns ist, der die Buchführungen seiner Töchter vereinheitlicht und konsolidiert. Die doppelte Buchführung Der Normalfall zur Erfüllung der gesetzlichen Buchführungspflicht ist die doppelte Buchführung. Die Bezeichnung doppelt hat zwei Ursprünge. Zum einen kann das Ergebnis der unternehmerischen Tätigkeit auf zwei Wegen, der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), ermittelt werden. Zum anderen wird jeder Geschäftsvorfall in einem Buchungssatz auf zwei Konten, einmal im Soll und einmal im Haben, verbucht. Jedes Unternehmen startet mit einer Eröffnungsbilanz. In ihr sind alle Vermögensteile und alle Schulden, die am ersten Tag bestehen, aufgeführt. Aus der Eröffnungsbilanz werden die Bilanzwerte auf die einzelnen Konten der Buchhaltung verteilt. Dabei werden dann z. B. aus dem Wert Anlagevermögen/Fuhrpark die Konten Fahrzeug A, Fahrzeug B und Fahrzeug C. Die folgenden Geschäftsvorfälle werden auf den Bilanz- und den GuV- Konten verbucht. Dabei werden die Beträge jeweils auf zwei Konten verbucht, entweder auf zwei Bilanzkonten oder auf einem Bilanzkonto und einem GuV-Konto. 20

4 Das Rechnungswesen 1 BEISPIEL: Buchungen innerhalb und außerhalb der Bilanz Zahlt ein Kunde z. B. eine Rechnung über 100,00 EUR, erhöht sich das Bankkonto. Gleichzeitig sinken die Forderungen des Unternehmens gegenüber dem Kunden um den gleichen Betrag. Der Buchungssatz lautet dann: Bank 100,00 an Forderungen aus LuL 100,00 Die Sollbuchung, im Buchungssatz immer an erster Position genannt, erhöht den Bestand des Bankkontos um 100,00 EUR. Das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird imhaben bebucht. Der Bestand dieses Kontos wird gleichzeitig um 100,00 EUR reduziert. Wenn jetzt eine neue Bilanz aufgestellt würde, wären die Forderungen auf der Aktivseite um 100,00 EUR reduziert, das Bankkonto, das sich ebenfalls auf der Aktivseite der Bilanz befindet, wäre um 100,00 EUR erhöht. Es wäre zu einem Aktivtausch gekommen. Wenn Löhne gezahlt werden, ist sowohl des Bilanzkonto Bank als auch das GuV-Konto Personalkosten betroffen. Der Buchungssatz lautet bei einer Zahlung von 50,00 EUR: Personalkosten 50,00 an Bank 50,00 Bei einem Abschluss der Buchhaltung würde das Bankkonto in der Bilanz jetzt 50,00 EUR weniger ausweisen. Das Konto Personalkosten wird nicht über die Bilanz, sondern über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Durch die Buchung erhöhen sich die Personalkosten dort um 50,00 EUR. S Forderungen H Anfangsbestand 1.000,00 Geldeingang 1 100,00 Endbestand 900,00 S Personalkosten H Kosten bisher 250,00 Lohnzahlung Juni 50,00 Kosten an GuV 300,00 S Bank H Anfangsbestand 750,00 Lohnzahlung Juni 50,00 Geldeingang 1 100,00 Endbestand 800,00 21

5 So wird Erfolg gemessen Zum Abschluss der Periode werden alle GuV-Konten über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. In dieser Abschlussrechnung sind Erlöse und Kosten verbucht. Als Differenz zwischen den Erlösen und den Kosten entsteht das Ergebnis der unternehmerischen Tätigkeit, der Gewinn oder der Verlust. Die Bilanzkonten werden ebenfalls abgeschlossen und in die neue Bilanz übertragen. Da bei den Buchungen zwischen Bilanz- und GuV-Konten ein Ausgleich innerhalb der Bilanz fehlt, kommt es zu einer Differenz zwischen der Summe aller Aktiv- und Passivkonten. Diese Differenz ist mit dem Ergebnis aus der Gewinn- und Verlustrechnung identisch und stellt das Ergebnis des Unternehmens dar. Die Buchungssätze können wesentlich komplexer sein als in dem obigen Beispiel. Die Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen oder die Verteilung von Kosten auf unterschiedliche Konten führen zu gespaltenen Buchungssätzen. Wie das zu geschehen hat, welche Konten angesprochen werden müssen und wie eine Abstimmung erfolgen kann, wird durch die Regeln für die Buchhaltung vorgegeben. Die Arbeit mit festen Kontenplänen und die Einrichtung vonbuchungskreisen sorgen dafür, dass es jederzeit möglich ist, aus der Buchhaltung die aktuellen Zahlen zu erhalten. Das setzt allerdings voraus,dass die Geschäftsvorfälle immer aktuell gebucht werden. Außerdem müssen die Rechnungen vorliegen, damit sie zeitnah gebucht werden können. Es ist üblich, entsprechende Abschlüsse monatlich oder pro Quartal zu erstellen. Pflicht ist es, eine Gewinnund Verlustrechnung und eine Bilanz zum Jahresende aufzustellen. Um die komplexen Abläufe in der Buchhaltung zu entzerren, wird die Buchhaltung in verschiedene Bereiche aufgeteilt. In großen Unternehmen steht jeder dieser Buchhaltungsbereiche für eine eigene Abteilung, Buchhalter in kleinen Unternehmen müssen alle Funktionen wahrnehmen. Die Zusammenführung, und damit die Übernahme in die Bilanz, erfolgt über eigene Sammelkonten. Alle Buchungen, die mit den Kunden zu tun haben, werden in der Debitorenbuchhaltung erledigt. Die Verbindung mit der Finanzbuchhaltung erfolgt über das Forderungskonto. 22

6 Das Rechnungswesen 1 Das Pendant dazu ist die Kreditorenbuchhaltung. Hier werden alle Rechnungen der Lieferanten gebucht. Die Abstimmung mit der Bilanz erfolgt über das Konto Verbindlichkeiten. Das Anlagevermögen wird buchhalterisch in der Anlagenbuchhaltung verarbeitet. Verschiedene Anlagekonten aus der Bilanz übernehmen die Salden dieser Teilbuchhaltung. Alle übrigen Buchungen, die Verbuchung der Bankkonten und die Kostenkonten, werden in der Finanzbuchhaltung vorgenommen. PRAXISHINWEIS: Obwohl Debitoren-, Kreditoren-, Anlagen- und Finanzbuchhaltung in kleinen Unternehmen oft in einer Hand liegen, vereinfacht die strukturelle Trennung in diese Unterbuchhaltungen das Verständnis für die Abläufe. Unterschiedliche Ergebnisse Die Ergebnisse aller Buchhaltungsarbeiten sind die jährlichen Abschlüsse. Mit Ausnahme der Ergebnisse der Einnahmenüberschussrechnung gibt esinder doppelten Buchhaltung unterschiedliche Buchungsweisen, Bewertungsmethoden und Abschlüsse. Sie hängen von der gewählten Rechnungslegung ab. Der Abschluss nach deutschen Vorschriften (HGB) Die meisten kleinen und viele mittlere Unternehmen erstellen einen Jahresabschluss, der den Vorschriften des HGB und anderen deutschen Gesetzen entspricht. Dabei wird unterschieden, ob es sich um einen handelsrechtlichen oder einen steuerrechtlichen Abschluss handelt. Das Handelsrecht, also das HGB, weist Abweichungen zu den Vorschriften des Steuerrechts auf. Sie betreffen z. B. die Bewertung von Vorräten, die Abschreibung von Anlagevermögen oder die Bildung von Rückstellungen. Es kommt also zu Unterschieden, wenn eine Maschine handelsrechtlich mit der degressiven Methode abgeschrieben wird, während steuerrechtlich nur die lineare Abschreibung zulässig ist. 23