So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung

Transkript

1 So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung Software WISO Mein Verein Thema Fällige Rechnungen erzeugen und Verbuchung der Zahlungen (Beitragslauf) Version/Datum V Zuerst sind die Voraussetzungen bei den Mitgliedern zu prüfen. Stellen Sie sicher, dass bei allen Mitgliedern ein Beitragssatz und die Bankverbindung korrekt hinterlegt sind. Dazu gehen Sie auf Stammdaten > Mitglieder, markieren das Mitglied und wählen dann Bearbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Beitragssatz hinterlegt haben und dass dieser nicht den Betrag Null ausweist. Zusätzlich kann hier auch seit der Version 2016 eine Spende hinterleget werden, welche dann ebenfalls eingezogen und auf der Rechnung entsprechend ausgewiesen wird. 1 S e i t e

2 Hinterlegen Sie den entsprechenden Beitragssatz und definieren diesen entsprechend. Auch hier finden Sie die Optionen einen Beitragssatz oder eine Spende zu definieren, welche dann mit einem Betrag zu hinterlegen ist. Des Weiteren ist bei den Mitgliedern unter Stammdaten > Mitglieder > Bearbeiten > Bankverbindungen zu beachten, dass in der Bankverbindung im unteren Bereich der Haken bei Online Verarbeitung und Aktiv gesetzt ist. Außerdem sind die notwendigen SEPA-Einstellungen zu hinterlegen, wenn noch nicht geschehen. Informationen und Einstellungen dazu finden Sie im Programm unter Datei > Einstellungen > SEPA- Lastschriften und in dieser PDF-Anleitung. Diese beinhaltet eine Dokumentation über die Umsetzung der SEPA-Funktionen innerhalb der Software WISO Mein Verein. Informationen zu den dort befindlichen Funktionen Umsätze aus Sammellastschriften zusammenfassen und zur SEPA-Express Lastschrift finden Sie unter den jeweiligen Links. Erstellen Sie dann vor den weiteren Schritten zuerst eine Datensicherung über Datei > Daten sichern. 2 S e i t e

3 Wechseln Sie dann in das Fenster der Beitrags- und Spendenübersicht unter Finanzen > Wiederkehrende Beiträge & Spenden und wählen unten den Fällige Rechnungen erzeugen aus. Im nächsten Fenster achten Sie nun darauf bei der Verarbeitung auszuwählen, dass die Rechnungen als ausgedruckt deklariert werden sofern kein Papierausdruck der Rechnungen benötigt wird. 3 S e i t e

4 Nun befinden sich die offenen Lastschriften im Finanzbereich unter Finanzen > Lastschriften u. Überweisungen und sind bereit zur Verarbeitung. Drücken Sie nun die Taste F10 oder wählen mit der Maus Verarbeiten aus. Hinweis! An dieser Stelle ist auch zu beachten, dass seit der Version die eingehenden Zahlungen nachher jede als einzelne Buchungen auf dem Kontoauszug erscheinen werden. Wenn Sie also eine Lastschrift über beispielsweise 500 Lastschriften durchführen, werden Ihnen nachher beim Abholen der Umsätze diese 500 Lastschriften einzeln auf dem Kontoauszug aufgeführt. Wenn Sie weiterhin eine Sammelbuchung über die gesamte Summe auf dem Kontoauszug wünschen, beachten Sie diese Anleitung. Des Weiteren ist es nun auch in dieser Version möglich, sogenannte Express-Lastschriften ( COR1 ) zu versenden. Damit haben Sie den Vorteil, dass Sie der Bank gegenüber nur noch einen Bankarbeitstag Vorlaufzeit einzuhalten haben. Wenn Sie beim Prüfen der Lastschriften unter Offene Lastschriften merken, dass eine Korrektur notwendig ist, können Sie den Vorgang auch rückgängig machen. 4 S e i t e

5 Dazu gehen Sie in die Rechnungsübersicht unter Finanzen > Rechnungen und löschen dann dort die entsprechenden Rechnungen. Grundsätzlich können Sie auch mehrere Rechnungen markieren. Um alle Rechnungen zu markieren, markieren Sie eine Rechnung und drücken dann die Tasten STRG (CTRL) + A. Alternativ markieren Sie Rechnungen selektiv indem Sie die Taste STRG drücken und die gewünschten Rechnungen mit der linken Maustaste markieren. Gehen Sie dann auf Alle löschen. Wenn die Rechnungen gelöscht sind, ist als nächstes die Anpassung bei den Mitgliedern vorzunehmen. Dazu gehen Sie einfach über Stammdaten > Mitglieder und führen hier die Änderungen durch. Dazu eignet sich dann beispielsweise die Massenänderung. Diese finden Sie wie im Screenshot oben zu sehen unten im Bild unter Weitere Funktionen. Dort können Sie für die vorher markierten Mitglieder über diese Funktion auf einen Schlag zahlreiche Mitglieder mit Änderungen erfassen. Damit Sie die Rechnungen erneut erstellen können, ist das Fälligkeitsdatum anzupassen. Wählen Sie also in dem Fenster für die Massenänderung den Punkt nächste Rechnung und lassen das heutige Datum drin stehen. Bestätigen Sie dies dann mit Änderungen durchführen. 5 S e i t e

6 Wenn Sie die Anpassungen vorgenommen haben und die Lastschriften wieder bereit zur Verarbeitung sind, wechseln Sie wieder in den Bereich Finanzen > Lastschriften & Überweisungen. Hier klicken Sie wieder auf Verarbeiten im Bereich der offenen Lastschriften. 6 S e i t e

7 Wählen Sie im nächsten Fenster das korrekte Bankkonto aus und bestätigen den Vorgang mit Klick auf Ausführen. Nun wird die Verbindung mit der Bank hergestellt und der Auftrag mittels Ihres gewählten Transaktionsverfahrens bei der Bank in Auftrag gegeben. Hier wird bei SEPA-Lastschriften auch die Vorlaufzeit beachtet bei einer ersten Verwendung des Lastschriftmandates. Folgen Sie dann nur noch dem Assistenten und geben die erforderlichen Daten ein. Wenn dann nach der Legitimation bei der Bank das nachfolgende Fenster erscheint, ist die SEPA-Lastschrift korrekt bei der Bank verarbeitet worden. Sie haben die Zahlung nun erfolgreich an das Kreditinstitut weitergeleitet und gemäß der bei der Bank zu veranschlagenden Vorlaufzeit, werden die Zahlungen Ihrem Konto gutgeschrieben. 7 S e i t e

8 Hinweis: Sofern Sie eine Übertragung der SEPA-Lastschriften ohne eine direkte Online-Banking-Verbindung durchführen möchten, orientieren Sie sich bitte an der Anleitung zum Erstellen einer XML-Datei (ehemals DTA- Datei). Zuordnung der Lastschriften auf dem Bankkonto Wenn nun der Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto festzustellen ist, ist die Zuordnung über die Splittbuchung durchzuführen. Sofern der eingegangene Betrag mit dem der ausgeführten Lastschrift übereinstimmt, schlägt die Software in der Regel automatisch die korrekte Zuordnung vor. Sofern dies nicht erfolgt, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie dazu den entsprechenden Umsatz auf dem Bankkonto aus, öffnen durch Doppelklick den Kategorie Assistenten und wählen Splittbuchung aus. Wechseln Sie dann weiter über Neu > Übertragene Lastschriften auswählen. Im nächsten sich öffnenden Fenster finden Sie nun die Aufträge aus Ihrem Lastschrifteinzug, welche durch markieren mit der linken Maustaste und gleichzeitig gedrückter STRG -Taste ausgewählt werden. Wenn der Betrag der eingegangenen Zahlung erreicht ist, bestätigen Sie dieses Fenster anschließend mit Ok. Sie haben die Lastschriften nun korrekt verbucht. 8 S e i t e

9 Zuordnen von Barzahlungen oder Überweisungen Wenn es um das Zuordnen einzeln eingegangener Überweisungen geht, dann ist eine andere Kategorie zu verwenden, damit keine falschen Auswertungen entstehen. Gehen Sie wie folgt vor: Suchen Sie den entsprechenden Zahlungseingang bei Ihren Kontoumsätzen und öffnen mit einem Doppelklick den Zuordnungsassistenten. Wählen Sie dann die Kategorie Zahlung zu Beitrags- /Leistungsrechnung aus und gehen dann auf die Schaltfläche Rechnung/Mitgliederkonto suchen. 9 S e i t e

10 Im nächsten Fenster wird Ihnen gemäß des gezahlten Betrages das mögliche Kundenkonto oder die Rechnung angeboten. Markieren Sie diesen Eintrag und bestätigen dann mit Ok. Dadurch gelangen Sie wieder in den Zuordnungsassistenten, welchen Sie nun noch mit Ok schließen um anschließend in der Umsatzübersicht zu sehen, dass der Betrag wie gewünscht zugeordnet ist und die Rechnung nun bezahlt ist. 10 S e i t e

11 Der Hintergrund, wieso Sie nur diese Kategorie verwenden dürfen, liegt in der grundsätzlichen Arbeitsweise der Software. Die Software setzt beim Veranlassen einer Lastschrift die Rechnungsbeträge bereits auf dem Verrechnungskonto auf bezahlt. Damit erscheinen diese schon in den Auswertungen. Wenn dann die Zahlungen der Mitglieder erscheinen und Sie eine andere Kategorie verwenden, dann wird diese zusätzlich zu der auf dem Verrechnungskonto befindlichen gezählt, was zur doppelten Auswertung der Mitgliedsbeiträge führt. Verarbeitung von Rücklastschriften Wenn Sie auf dem Bankkonto eine Rücklastschrift erhalten, ist diese wieder der Rechnung zuzuweisen. Dazu rufen Sie den Umsatz mit Doppelklick auf und wählen dann Zahlung zu Beitrags- /Leistungsrechnung. 11 S e i t e

12 Im nächsten Fenster wählen Sie dann die entsprechende Rechnung aus, nachdem Sie auf Alle Rechnungen geklickt haben und markieren die betreffende Rechnung des Mitglieds, zu welchem Sie die Rücklastschrift erhalten haben und schließen das Fenster wieder über Ok. Es erfolgt die folgende Abfrage, welche Sie bitte mit Ja bestätigen. Gegebenenfalls werden Sie anschließend noch gefragt, wie Sie mit der Rücklastschrift verfahren wollen - ob diese als negatives Guthaben oder als Bankgebühr verbucht werden soll. Wenn Sie die Bankgebühr auswählen, wird die nun wieder offene Rechnung mit der Bankgebühr zusätzlich belastet in der nächsten Lastschrift. 12 S e i t e

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