Optimiertes Dokumentenmanagement in der Praxis

Transkript

1 Optimiertes Dokumentenmanagement in der Praxis Themen Drucken und Archivieren Scannen und Co. Dokumentenworkflows

2 Drucken und Archivieren CS.DM.archivmanager Direkt aus der Fachanwendung stellen Sie die Daten in eine Ausgabewarteschlage, aus der sie automatisch an den Drucker und das Archiv übergeben werden. Aufdruck einer OME- Kennung für die automatische Kuvertierung, Duplexdruck, Schachtsteuerung und Datei-Export für Druckdienstleister runden den Funktionsumfang dieser Software ab. Damit Sie bei der späteren Suche schnell und gezielt die richtigen Dokumente finden, recherchieren Sie per Mausklick aus der Fachanwendung beispielsweise direkt im EASY ARCHIV. Wichtige Funktionen im Überblick: Leichte Reproduzierbarkeit der Dokumente Vollautomatische Übernahme der Daten aus Schleupen.CS in das EASY ARCHIV Ablage im ISO-zertifizierten PDF/A-Format, für eine Gewährleistung der Langzeitreproduzierbarkeit Definierte Direktrecherchen aus Schleupen.CS Hohe Daten- und Revisionssicherheit, lange Haltbarkeit Daten- und Zugriffsschutz Optimierung der Ablauforganisation Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen CS.PP_Performance Printing Die serverbasierte Architektur bietet eine signifikante Performancesteigerung im Auswertungs- und Druckprozess. Wichtige Funktionen sind Standardisierung der Berichte (Corporate Identity) Erweiterte Berichtsfunktion (z. B. rtf-report) Vielfältige Ausgabeformate (PDF, XML, XLS, CSV, PPT, RTF, usw.) Informationsverteilung mittels automatischer Benachrichtigungen Clustering und Load Balancing

3 Scannen und Co. CS.DM.zusatzmodule Neben den ausgehenden Druckdaten liegen im Unternehmen auch viele Dokumente in Papierform und auf File-Servern vor, die es gilt organisiert und automatisiert zu archivieren. Mit EASY CAPTURE scan werden diese Dokumente gescannt, anhand eines Barcodes oder eines OCR-Merkmals automatisch geheftet, indiziert und im entsprechenden Archiv abgelegt. Aktuell im Standard unterstützte Schleupen.CS-Programmteile: CS.VA_Vertragsabrechnung CS.FB_Finanzbuchhaltung CS.IH_Instandhaltung CS.BE_Beschaffung Hausanschluss-Akten Dokumentenworkflows An das Capture-Programm lassen sich unterschiedliche Scanner-Typen anbinden. Somit ist es möglich mit Arbeitsplatz- und Netzwerk-Scanner zu arbeiten, wobei sich aber auch Multifunktionsgeräte in den Prozess integrieren lassen. EASY CAPTURE office ist eine professionelle Software für die direkte Erfassung und Archivierung von Office-Dokumenten (Microsoft Word, Excel und Outlook) und weitere Dateien im File-System. Das Programm kann benutzergesteuert an jegliche Archivstrukturen angepasst werden. Auch lassen sich hier leicht Datenbank-Abfragen realisieren, so dass z. B. über die Eingabe einer Rechnungseinheit alle weiteren notwendigen Indexdaten automatisch aus der Schleupen-Datenbank gezogen werden können. Bei der Recherche über den Archiv-Client oder direkt aus der Anwendung heraus macht es keinen Unterschied, ob die Dokumente aus einer Fachanwendung, über die Office- Anwendung oder einen Scanner archiviert wurden.

4 Dokumentenworkflows CS.WF.posteingang Aufbauend auf der Workflow-Engine CS.WF_Workflow wird der Prozess der Kundenkorrespondenz in dem Template CS.WF.posteingang abgebildet. Dieser Geschäftsprozess umfasst alle Arbeitsschritte vom Posteingang über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung der Dokumente. Die Software liefert per Mausklick jederzeit einen Überblick, welche Anfragen aktuell eingegangen und welche in Bearbeitung sind. Somit sind Sie auch immer dann aussagefähig, wenn Sie den Fall nicht selbst bearbeitet haben. CS.WF.rechnungseingangsprüfung Dieser Workflow sorgt dafür, dass die Prozessschritte vom Rechnungseingang über die Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung bis zur Archivierung vollständig papierlos abgewickelt werden können. Prüfschemata bilden das Regelwerk für den Prüfablauf. Die Prüfschritte können in beliebiger Reihenfolge und beliebig oft zusammengestellt und der Eingangsrechnung manuell oder über den Kreditor automatisch zugewiesen werden. Im Rechnungseingangsbuch und im Aufgabendialog besteht jederzeit die Möglichkeit, einen Überblick über den Prüfstatus der Rechnungen zu bekommen. Ein zentraler Eingriff ist an diesen Stellen für jeden berechtigten Mitarbeiter möglich.

5 Ihre Vorteile CS.DM_Dokumentenmanagement Einfache, schnelle und revisionssichere elektronische Archivierung direkt aus der Fachanwendung heraus Optimierung der Druck- und Layout-Prozesse durch eine serverbasierte Technologie Manuelle, halbautomatische oder automatische Verschlagwortung der zu archivierenden Papierbelege und Office-Dateien Umfangreicher und flexibler Akten- und Listenplan zur Erleichterung der Organisationsstruktur Gezieltes und schnelles Auffinden von Dokumenten über Schlagworte und Volltextrecherche Dokumentenrecherche über den EASY-CLIENT, das EASY-WEB und direkt aus der Fachanwendung heraus Prozessoptimierung und Transparenz durch Dokumentenworkflows Einsparung von Raum, Zeit und Kosten Langzeitarchivierung und ständige Auskunftsbereitschaft Schleupen.CS Office- Dokumente & EDIFACT Papier-Belege

6 SCHLEUPEN.CS Customized Solution Wenn Sie mehr über die Schleupen AG, unsere Erfahrungen oder unsere Consulting-Arbeit wissen möchten, sprechen Sie uns an: SCHLEUPEN AG Claudia Höhn Albert-Einstein-Straße Wunstorf Telefon +49 (0) 50 31_ Telefax +49 (0) 50 31_ claudia.hoehn@schleupen.de