SIRIUS virtual engineering GmbH

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1 SIRIUS virtual engineering GmbH EDI Optimierungspotential und Outsourcing für mittelständische SAP Anwender. Eingangsrechnungsprozesse in SAP automatisieren.

2 DMS - Workflow - BPM EDI. Wenn es um Geschäftsprozesse geht sind diese Begriffe nicht mehr wegzudenken. Oftmals hinterlassen sie aber mehr Fragen als Antworten : Was bedeuten diese Begriffe konkret für mein Unternehmen? Welche Technologien gibt es und wie kann ich sie in meinem Unternehmen einsetzen? Welchen Nutzen haben wir davon? Lohnt sich das für uns überhaupt? Was kostet das?

3 Fallbeispiel Eingangsrechnung Zahlen & Fakten 95 Prozent der Rechnungen gehen nach wie vor auf dem traditionellen Postweg ein. In der Regel sind mit der Dateneingabe eingehender Rechnungen mehrere Sachbearbeiter beschäftigt. Die Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe liegt durchschnittlich bei ca. 5 Prozent. Die Laufzeit vom Eingang bis zur Freigabe einer Rechnung kann bis zu 7 Tage betragen. Die kosten einer manuellen Bearbeitung von Eingangsrechnungen liegen bei bis zu 11,00 Euro. Klassisches Profil eines mittelständischen Unternehmens Oftmals inhabergeführte Unternehmen der Branchen: Produktion, Handel, Dienstleistung Mitarbeiter Großer Lieferantenstamm (Kreditoren) Ab tsd. Kreditoren Rechnungen p.a. mit und ohne Bestellbezug

4 Finanzprozesse Zentrale Buchhaltung Hohe Verarbeitungs- und Abstimmungskosten (Ressourcen, Zeit, etc.) Hohe DIO (Days Invoice Outstanding) Keine integrierten e und Systeme mit Geschäftspartnern Problemfelder Manuelle Buchung umfangreicher Rechnungen Zu viele Kopierarbeiten (mehrmals pro Rechnung) Sachliche Freigabe durch Kostenverantwortlichen Lange Durchlaufzeiten Nachfrageproblematik nach Veröffentlichen der Kostenberichte (Kostenstelle, Projekt) Nachfrageproblematik durch interne und externe Prüfer (Revision, BP, WP) Bindung von internen Flächen (Archiv)

5 LiRES/EDI - Outsourcing Lösung für mittelständische Unternehmen Große Effizienzgewinne können durch die Zusammenführung von Digitalisierung, elektr. PDF Versand, Konvertierung/OCR und automatisierten elektronische Rechnungsbearbeitung im ERP System zu einem Workflow erzielt werden. Solche durchgängige Workflows waren bisher nur bei großem Aufkommen an Eingangsrechnungen wirtschaftlich einsetzbar. Durch unseren SaaS (Software as a Service) Lösung LiRES/EDI wird die Rechnungs- verarbeitung nahezu aufkommensunabhängig wirtschaftlich betrieben.

6 Vorteile: Automatische Vorerfassung der Rechnungsdaten Automatisierung von Prüf und Kontierungsprozessen in SAP Einsparung manueller Datenerfassung Verzicht auf Kopien Transparenz im gesamten (RE-Eingangsbuch / überwachung) Skonto Optimierung Reduzierung der Lauf- und Liegezeiten Schnellerer Durchlauf Reduktion der Nachfragen auf Minimum (WP, BP) Einsparung von Flächen für Papier-Archive Schnelle Amortisation

7 Anbindung und Abläufe nach SAP Bereits seit vielen Jahren wird dem elektronische Datenaustausch (EDI) unter SAP eine besondere Bedeutung beigemessen. Dabei spielt das idoc (Intermediate Document) als standardisierte Schnittstelle zum Austausch strukturierter Informationen die zentrale Rolle. Um die Vorteile dieser Technologie zu nutzen ist es erforderlich, dass Lieferanten und Dienstleister beispielsweise Ihre Rechnungen in Form eines elektronischen Beleges an den SAP nutzenden Kunden versenden. LiRES/EDI verabeitet beliebige Rechnungen und stellt die Daten als strukturierte Informationen im XML- Format oder idoc-format* zur Verfügung. Die Anbindung kann dabei über zwei Wege erfolgen: Das SAP System selbst übermittelt Rechnungen im Tiff oder PDF-Format via SOAP an LiRES/EDI und bekommt die strukturierten Daten auf diesem Weg wieder zur Verfügung gestellt. Lieferanten und Dienstleister die Rechnungen nicht als idoc anbieten können senden Ihre Rechnungen im PDF-Format an eine adresse des LiRES- Servers. Die Rechnungen werden dann in strukturierte elektronische Dokumente umgewandelt und an das SAP- System des eigentlichen Rechnungsempfängers weitergeleitet.

8 Wünschen Sie einen Termin? Sprechen Sie uns an! Nutzen Sie unser Gesprächsangebot unabhängig davon ob Sie konkrete Vorhaben planen oder sie sich unverbindlich informieren möchten. Telefon: mail: