IHRE LÖSUNG FÜR OPTIMALE DOKUMENTENVERWALTUNG

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1 IHRE LÖSUNG FÜR OPTIMALE DOKUMENTENVERWALTUNG freexdms 2007 extended Document Management Software Kundenbeziehungen verbessern, Geschäftsprozesse transparent archivieren, Kosten senken Die Dokumenten Management Software freexdms ist gegenüber klassischen DM-Systemen um Funktionen der Adress- und Vorgangsverwaltung erweitert und erbringt für Sie optimale Ergebnisse bei der Dokumentenverwaltung, welche sich direkt in Geschäftserfolge umsetzen lassen. freexdms

2 VERBESSERN SIE IHRE KUNDENBEZIEHUNGEN Jedes zu einem Geschäftsvorgang gehörige Dokument wird in einer elektronischen Vorgangsmappe abgelegt. Der Vorgangsmappe ordnen Sie wiederum eine Adresse zu. Durch die Möglichkeit den Status einer Vorgangsmappe anzugeben, sehen Sie sofort ob Vorgänge noch zu erledigen, in Arbeit oder bereits abgeschlossen sind. Sämtliche Vorgangsmappen und Dokumente werden revisionssicher archiviert und stehen jederzeit zur Recherche zur Verfügung. Dadurch verbessern Sie sowohl Abläufe im Vertriebsprozess als auch den Kundensupport oder After-Sales Service.

3 ARCHIVIEREN SIE IHRE GESCHÄFTSPROZESSE TRANSPARENT Zu jedem Geschäftsprozess entsteht eine Vielzahl an Dokumenten. Sie arbeiten sowohl mit Papierdokumenten wie eingehende Korrespondenz, Ausschreibungsunterlagen, Besuchsberichte, Notizen als auch mit elektronisch erstellten oder eingehenden Dokumenten wie s, Faxdokumenten, Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen. Bei der klassischen Vorgangsbearbeitung z.b. mit Projektmappen oder Ordnern entsteht hier ein Medienbruch. Während Sie papiergebundene Dokumente in der Projektmappe ablegen, werden elektronisch vorhandene Dokumente ausgedruckt und der Projektmappe zugefügt. Verzichten Sie auf den zusätzlichen Ausdruck suchen Sie die Dokumente an unterschiedlichen Speicherorten und Programmen. s im programm, Faxdokumente im Faxprogramm, Angebote im Serververzeichnis und Lieferscheine und Rechnungen im ERP-Programm. Ganz abgesehen von der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung aller geschäftsrelevanten Daten ergibt sich dadurch eine erheblicher Suchaufwand bei der täglichen Arbeit. Mit freexdms bringen Sie Transparenz in Ihr Archiv Sämtliche zu einem Geschäftsvorgang gehörenden Dokumente archivieren Sie in einem einheitlichen, revisionssicheren Format. Durch die integrierte Versions-, Rechte- und Zugriffsverwaltung ist der Lebenszyklus eines Dokuments jederzeit nachzuvollziehen und bildet die Grundlage für die qualitative Dokumentation Ihrer Arbeitsabläufe.

4 Bei der ordnergebundenen zentralen Archivierung entstehen für Sie, bei täglich 50 zu archivierenden Dokumenten und 10 Suchanfragen, Kosten von bis zu 500 Euro im Monat. Mit jedem Dokument und Mitarbeiter mehr steigen die Einsparungspotentiale durch elektronische Archivierung. Mit freexdms senken Sie ihre Kosten von der ersten Minute an. Archivieren Sie Ihre Dokumente vollautomatisch SENKEN SIE IHRE KOSTEN Erstellen Sie Ihre Dokumente aus Vorlagen direkt in freexdms. Suchen Sie Ihre Dokumente komfortabel über die Index- oder Volltextsuche.

5 STANDARDFUNKTIONEN Dokumente erfassen Scannen Sie Papierdokumente von A6 bis A0. Erstellen Sie Office Dokumente (Word, Excel). Importieren Sie Dokumente aus dem Dateisystem. Archivieren Sie s direkt aus Outlook. Überwachen Sie Dateiordner und lassen freexdms automatisch archivieren. Übernehmen Sie Dokumente aus jeder Windowsanwendung über die Druckfunktion inkl. der Umwandlung ins Tiff- oder PDF-Format. Dokumente bearbeiten: Fügen Sie Adressinformationen aus der integrierten Adressverwaltung automatisch in ihre Dokumente ein. Versehen Sie Dokumente mit Stempeln und Anmerkungen. Verwalten Sie mehrerer Versionen eines Dokumentes mit Angabe eines Zeitstempels und dem Verfasser bzw. Sachbearbeiter. Dokumente Archivieren Vergeben Sie Indexbegriffe über frei definierbare Ablagemaske. Lassen Sie ihre Dokumente automatisch volltextindizieren (Tiff, PDF bzw. Office Dokumente). Archivieren Sie die Dokumente sowohl im Original- als auch im standardisiertem MHTML-, PDF- oder Tiffformat. Dokumente Suchen FUNKTIONEN IM ÜBERBLICK Suchen Sie ihre Dokumente über Indexbegriffe und/oder über die integrierte Volltextsuche. Suchen Sie ihre Dokumente über mehrere Karteischränke (Archive) hinweg. ERWEITERTE FUNKTIONEN Fassen Sie Dokumente zu Vorgängen (Mappen) zusammen. Verwalten Sie den Status der Dokumente und Mappen. Legen Sie Dokumente und Mappen auf Wiedervorlage und nutzen Sie dabei die Funktionalität von Microsoft Outlook. Leiten Sie Dokumente und Mappen an Mitarbeiter und Geschäftspartner weiter. Erstellen Sie logische Kopien von Dokumenten in verschiedenen Mappen und Karteischränken. Verwalten Sie Ihre Kontakte (Adressen) in der integrierten Adressdatenbank.

6 freexdms DIE LÖSUNG FÜR IHRE DOKUMENTEN- UND VORGANGSVERWALTUNG. Weitere Infos unter oder bei: Systemvorraussetzungen: Betriebssystem Windows XP SP2. Mind. 512MB Arbeistspeicher. Bildschirmauflösung 1024x768 empfohlen 1280x1024. Für einige Funktionen ist das Produkt Microsoft Office 2003 mit Outlook erforderlich. freexdms ist ein Produkt von rb-softwareentwicklung ( Dieses Dokument dient zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne Ankündigung bei Bedarf geändert werden. rb-softwareentwicklung lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. Allle gennanten Firmennamen und Produktnamen sind möglicherweise Markenzeichen der jeweiligen Rechtinhaber.