So sind häufig benötigte Formeln sofort zur Hand

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1 So sind häufig benötigte Formeln sofort zur Hand auch für Excel 2010 Wahrscheinlich wirst auch du einige Formeln immer wieder in Ihren Tabellen einsetzen. Je komplexer diese Formeln sind, desto mehr Zeit verschwendest du mit der ständig wiederkehrenden Formeleingabe. Hilfreich wäre in diesem Fall eine kleine Formelsammlung, aus der du die gerade benötigte Formel mit wenigen Handgriffen in eine Tabelle einfügen könntest. Genau darum geht es in diesem Tipp. Wir stellen dir verschiedene Möglichkeiten vor, wie du deine wichtigsten Formeln sofort zur Hand hast. Die einfachste Methode besteht darin, eine Arbeitsmappe anzulegen, in die du deine Formeln als Textwerte eingibst. Später kannst du die Formeln dann problemlos in andere Tabellen kopieren. Dort musst du nur das Hochkomma entfernen und die Zellbezüge anpassen. Die genaue Vorgehensweise veranschaulicht das folgende Beispiel. Du möchtest immer von einem Wert einen bestimmten Prozentsatz abziehen und verwendest dafür die Zellen: A1= Bruttobetrag B1 = Prozentsatz für den Abzug Die entsprechende Formel für den Nettobetrag in Zelle C1 wäre Folgenden: =A1-(A1*B1) Um diese Formel in die Arbeitsmappe mit deiner Formelsammlung aufzunehmen, führe folgende Schritte aus: 1. Markiere die Formelzelle. 2. Klicke einmal in die Bearbeitungszeile über der Tabelle und drücke, um den Cursor ganz an den Anfang der Formel zu setzen. 3. Markiere die gesamte Formel mit. 4. Drücke, um die Formel zu kopieren. 5. Verlasse die Bearbeitungszeile mit. 6. Öffne die Arbeitsmappe mit deiner Formelsammlung oder erstelle eine neue Arbeitsmappe, die dann zukünftig als Formelsammlung dient. 7. Markiere die Zelle, in der die zuvor kopierte Formel abgelegt werden soll. 8. Klicke in die Bearbeitungszeile, die in diesem Fall leer sein sollte. 9. Gib ein einfaches Hochkomma (') ein und drücke direkt im Anschluss, um die kopierte Formel einzufügen. Im Beispiel sollte die Bearbeitungszeile danach folgenden Text enthalten: '=A1-(A1*B1) 10. Schließe die Eingabe mit der -Taste ab. Seite 1/6

2 Die Formel erscheint daraufhin als Text in der Tabelle deiner Formelsammlung, wobei das Hochkomma nicht zu sehen ist. Es empfiehlt sich, über oder neben der Formel einen erklärenden Text einzufügen, damit du später noch weißt, welche Aufgabe die Formel erfüllt. Wenn du die Formel erneut benötigst, öffne einfach die Arbeitsmappe mit deiner Formelsammlung. Anschließend kopiere sie wie folgt in die Tabelle, in der die Formel zum Einsatz kommen soll: 1. Markiere in deiner Formelsammlung die Zelle mit der benötigten Formel. 2. Drücken, um sie zu kopieren. 3. Wechsle in die Tabelle, in der du die Formel einsetzen möchtest und markiere die Zelle, in der das Formelergebnis stehen soll. 4. Drücke -Taste, um die kopierte Formel einzufügen. 5. Aufgrund des vorangestellten Hochkommas behandelt Excel die Formel als reinen Text, so dass du kein Ergebnis erhältst. Nutze die Gelegenheit, um die Zellbezüge anzupassen, damit die Formel mit den passenden Werten rechnet. Dazu klicke in die Bearbeitungszeile und nimm die gewünschten Änderungen vor. Wenn du im Beispiel etwa den Nettobetrages anhand von Werten im Bereich E10:G10 (anstelle von A1:B1) berechnen möchtest, ändere die Formel in '=E10-(E10*F110) 6. Zum Schluss entferne in der Bearbeitungszeile das Hochkomma am Anfang der Formel. Wenn du danach die -Tastet drückst, liefert Excel sofort das gewünschte Formelergebnis. Du wirst deine persönliche Formelsammlung schnell zu schätzen wissen. Fragt sich nur, wie sie immer sofort zur Hand ist, wenn du sie brauchst. In Excel 2010 hast du die Möglichkeit, die Arbeitsmappe an die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente anzuheften: 1. In Excel 2010 öffne dazu das <Datei> <Register> und wechseln zur Kategorie <Zuletzt verwendet>. 2. Suche den Dateinamen deiner Formelsammlung. 3. Klicke rechts daneben auf das kleine Pin-Symbol, damit es farbig wird und die Fixierung in der Dateiliste symbolisiert. Seite 2/6

3 Die so markierte Arbeitsmappe verbleibt dauerhaft in der Liste zuletzt verwendeter Dokumente, egal wie viele Arbeitsmappen du sonst noch öffnest. So kannst du deine Formelsammlung ganz schnell erneut öffnen. zweite Methode Betrachte dazu ein ganz einfaches Beispiel: eine Summenformel, die die zehn Zellen über der Formelzelle addiert - etwa»=summe(a1:a10)«in Zelle A11. Du kannst dieser Formel einen Namen zuweisen, um sie im selben Tabellenblatt immer wieder zu verwenden - also um immer wieder die zehn darüber stehenden Zellen zu addieren. In Zukunft brauchst du dazu aber nur noch den Namen einzugeben. Die genaue Vorgehensweise sieht wie folgt aus: 1. Setze den Cursor in Zelle A11 oder irgendeine andere Zelle, über der zehn Zellen verfügbar sind. Das ist insofern wichtig, als in einer benannten Formel relative Zellbezüge festgehalten werden. Der Ausgangspunkt ist die Zelle, die du vor der Namensdefinition markiert hast. 2. Wähle in Excel 2002/XP <Einfügen> <Namen> <Definieren> in Excel 2010 <Formeln>-<Definierte Namen> <Namen definieren> 3. Gib im Feld»Namen in der Arbeitsmappe«einen kurzen, prägnanten Namen für die aktuelle Formel ein, im Beispielfall etwa»summe10oben«. Seite 3/6

4 4. Ersetze den Inhalt des Felds»Bezieht sich auf«durch die gewünschte Formel. Beachte dabei die relativen Zellbezüge zur derzeit markierten Tabellenzelle. Wenn du Zelle A11 markiert hast und eine Summenformel für die zehn darüber stehenden Zellen aufstellen möchtest, gib beispielsweise folgendes ein: =SUMME(A1:A10) Excel 2002/XP Excel Klicke auf. Ab sofort kannst du im selben Tabellenblatt ohne großen Aufwand die zehn Werte über einer Tabellenzelle addieren: 1. Um die korrekte Funktionsweise zu überprüfen, geben Sie zum Beispiel in den Bereich D5:D14 beliebige Beispielwerte ein. 2. Setze die Zellmarkierung direkt darunter in Zelle D Gib ein Gleichheitszeichen plus den Formelnamen ein - im Beispiel also: =Summe10oben Seite 4/6

5 4. Schließe die Eingabe mit der -Taste ab. Excel errechnet automatisch die Summe der zehn darüber stehenden Zellen. Dieses Verfahren ist natürlich umso effektiver, je komplexer die benannten Formeln sind. Ein Nachteil ist allerdings, dass die Formelnamen nur in dem Tabellenblatt funktionieren, indem du sie definiert hast. In anderen Blättern der Arbeitsmappe liefert eine Eingabe wie»=summe10oben«zwar keinen Fehlerwert. Der Formelname bezieht sich aber auf Zellen im Blatt mit der Namensdefinition. Ein Trick, mit dem sich dieses Problem umgehen lässt, besteht darin, das Blatt mit dem oder den Formelnamen zu kopieren. Dazu klicke mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Blattregister und wählen im Kontextmenü»Verschieben oder Kopieren«bzw.»Verschieben/Kopieren«an. Im danach angezeigten Dialogfenster aktiviere das Kontrollkästchen»Kopie Erstellen«und anschließend bestimme die Position, an die das Tabellenblatt kopiert werden soll. Zur Bestätigung klicke auf. In dem kopierten Tabellenblatt funktioniert der Formelname wie gewünscht. Eine andere Variante, schnell auf benannte Formeln zuzugreifen, ist der Einsatz einer Vorlage: 1. Definiere in einem Tabellenblatt Namen für die besonders häufig verwendeten Formeln. Es ist vorteilhaft, wenn das Blatt ansonsten leer ist. Außerdem solltest du alle Tabellenblätter bis auf das Blatt mit den Namensdefinitionen löschen. 2. Wählen Sie <Datei> <Speichern unter> an in Excel 2002/XP in Excel 2010 auf die <Office> Schaltfläche und dann auf»speichern unter«. 3. Öffne im Speichern-Dialogfenster das Dropdownfeld»Dateityp«und wähle in Excel 2002/XP den Eintrag»Mustervorlage (*.xlt)«aus. in Excel 2010 den Eintrag»Excel-Vorlage (*.xltx)«seite 5/6

6 Excel wechselt daraufhin automatisch in seinen Vorlagenordner - ändere diesen Speicherort nicht! 4. Gib im Feld»Dateiname«einen Namen deiner Wahl ein - etwa»formelvorlage«. 5. Klicke auf»speichern«. Über diese Vorlage stehen dir deine benannten Formeln sofort in neuen Arbeitsmappen zur Verfügung: In Excel 2002/XP wähle zuerst <Datei> <Neu> an, um den Aufgabenbereich»Neue Arbeitsmappe«zu öffnen. Darin klicke auf»allgemeine Vorlagen«. Ein Doppelklick auf den Namen deiner Formelvorlage öffnet eine neue Datei, in denen die definierten Formelnamen sofort einsatzbereit sind. In Excel 2010 erstelle eine neue Arbeitsmappe auf Basis deiner Formelvorlage, indem du <Datei> <Neu> aufrufst und im Bereich»Verfügbare Vorlagen«auf»Meine Vorlagen«klickst. Ein Doppelklick auf den Dateinamen deiner Formelvorlage erstellt die neue Arbeitsmappe. ^ Seite 6/6