Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 2: Tabellenkalkulation Arbeiten mit Pivot-Tabellen

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1 Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 2: Tabellenkalkulation Arbeiten mit Pivot-Tabellen Dateiname: ecdl_p2_04_01_documentation.doc Speicherdatum:

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3 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation - Arbeiten mit Pivot-Tabellen Inhaltsverzeichnis 1 PIVOT-TABELLE ÜBER ASSISTENTEN ERSTELLEN ANPASSUNGEN UND FUNKTIONEN EINER PIVOT-TABELLE DATEN ÄNDERN UND AKTUALISIEREN DIAGRAMMANSICHT DER PIVOT-TABELLE AUFRUFEN ZUSAMMENFASSUNG... 22

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5 Arbeiten mit Pivot-Tabellen In dieser Lerneinheit werden Sie den Umgang mit Pivot-Tabellen kennen lernen. Sie werden mit Hilfe des entsprechenden Assistenten eine Pivot-Tabelle erstellen, verschieden Darstellungsmöglichkeiten dieser Tabelle kennen lernen und diese Tabellenansicht nach vorgenommenen Änderungen in der Datenblattansicht aktualisieren. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 1 Pivot-Tabelle über Assistenten erstellen Eine Pivot-Tabelle ist eine interaktive Tabelle, in der man große Datenmengen schnell zusammenfassen kann. Auf diese Weise können die Daten sehr viel aussagekräftiger ausgewertet werden als auf Datenblättern. In dem folgenden Beispiel werden aber relativ kleinen Datenmengen für die Pivot Tabelle verwendet, um so eine bessere Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Hinweis: Der Begriff Pivot kommt aus dem Französischen und bedeutet Drehund Angelpunkt. > Öffnen Sie das Menü. 2

7 Arbeiten mit Pivot-Tabellen > Wählen Sie hier den Eintrag aus. In dem ersten von drei Schritten kann festgelegt werden, welche Daten analysiert werden sollen. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation > Schalten Sie über die Schaltfläche weiter. In dem zweiten Schritt kann der auszuwertende Zellbereich der gewählten Liste festgelegt werden. Hier wird von Excel gleich der Bereich vorgeschlagen, in dem sich Werte befinden. > Schalten Sie ein weiteres Mal über die Schaltfläche weiter. In dem dritten Schritt des Assistenten wird festgelegt, an welcher Stelle die Pivot-Tabelle eingefügt werden soll. Zur Auswahl stehen die beiden Möglichkeiten, die Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt oder an einer gewünschten Stelle in dem bestehenden Arbeitsblatt darzustellen. Weiterhin kann auf dieser Maske über die Schaltfläche Layout ein weiteres Dialogfenster geöffnet werden, in dem einige Anpassungen zur Darstellung der Pivot-Tabelle vorgenommen werden können. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 4

9 Arbeiten mit Pivot-Tabellen Auf der rechten Seite in diesem Fenster befinden sich Schaltflächen, die in symbolisierter Form den Spalten des Arbeitsblattes entsprechen. Die Überschriften der Spalten sind daher auch gleichzeitig die Bezeichnungen der Schaltflächen. Diese Schaltflächen können mit Hilfe des Drag & Drop Verfahrens in die jeweiligen Bereiche der Pivot-Tabelle gezogen werden. Diese Bereiche befinden sich schematisch dargestellt auf der linken Seite des Fensters. Dabei dient der zentral gelegene Bereich für die Darstellung der zu analysierenden Daten. Wohingegen die Bereiche Spalte, Zeile und Seite für die Festlegung der Kriterien dienen, nach denen die Daten analysiert, bzw. gefiltert werden sollen. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation > Verschieben Sie per Drag & Drop den Eintrag in den Bereich Zeile. 6

11 Arbeiten mit Pivot-Tabellen > Verschieben Sie per Drag & Drop den Eintrag in den Bereich Daten. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Für Einträge in dem Bereich des Datenfensters kann ein weiteres Dialogfenster geöffnet werden, in dem die anzuwendende Funktion ausgewählt werden kann. > Führen Sie einen Doppelklick auf der Schaltfläche aus. In dem hervorgehobenem Bereich wird die Funktion festgelegt, die bei der Analyse der Daten zum Einsatz kommen soll. > Wählen Sie den Eintrag aus. 8

13 Arbeiten mit Pivot-Tabellen Der Name der Funktion wird immer in den Namen der Spaltenüberschrift integriert. Da der gesamte Dateiname so aber sehr lang ist, können Sie diesen nun kürzen. > Bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation > Verschieben Sie per Drag & Drop den Eintrag in den Bereich Spalte. > Bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 10

15 Arbeiten mit Pivot-Tabellen Die Pivot-Tabelle wird nun auf einem neuen Arbeitsblatt dargestellt. Da die jeweiligen Bereiche dieser Pivot-Tabelle nun nicht mehr so deutlich erkennbar sind wie noch in der schematischen Darstellung, wird diese hier noch einmal zum Vergleich eingeblendet. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation In dem so genannten Feldlisten-Fenster erscheinen die in der Pivot-Tabelle zum Einsatz kommenden Elemente fett formatiert. Im Moment werden die Daten der Spalte Ort nicht für die Analyse berücksichtigt. 12

17 Arbeiten mit Pivot-Tabellen 2 Anpassungen und Funktionen einer Pivot-Tabelle Die Pivot-Tabelle kann auch nach dem Erstellen den jeweiligen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden. Dieses Vorgehen gehört sogar zu den üblichen Tätigkeiten im Umgang mit solchen Analyse-Tabellen. > Führen Sie einen Doppelklick auf die Zelle A3 aus. Dieses Fenster wurde schon einmal bei der Erstellung mit Hilfe des Assistenten aufgerufen. Sie könnten hier nachträglich die Funktion für die auszuwertenden Zellen ändern. > Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Wenden Sie sich nun bitte wieder dem Feldlisten-Fenster zu. Wie bereits erwähnt, werden die verwendeten Elemente fett formatiert dargestellt. Mit Hilfe des Drag & Drop Verfahrens können die nicht verwendeten Elemente aus diesem Fenster in die entsprechenden Bereiche der Tabelle gezogen werden. 14

19 Arbeiten mit Pivot-Tabellen > Verschieben Sie per Drag & Drop den Eintrag in den Bereich Seite. 15

20 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Sie werden das Feldlisten-Fenster im Folgenden nicht mehr benötigen. Schließen Sie dieses daher nun bitte über die entsprechende Schaltfläche. Hinweis: In der Pivot-Tabelle nicht mehr benötigte Elemente können per Drag & Drop von der Tabelle in das Feldliste-Fenster zurück verschoben werden. > Schließen Sie das Dialogfenster PivotTable-Feldliste über die Schaltfläche. 16

21 Arbeiten mit Pivot-Tabellen Im Originalsystem kann über die angezeigte Schaltfläche der Symbolleiste PivotTable das Feldlisten-Fenster jederzeit wieder aufgerufen werden. Im Folgenden werden Sie eine Möglichkeit kennen lernen, wie Daten der Tabelle analysiert, bzw. gefiltert werden können. > Öffnen Sie die Auswahlliste der Zelle B1 über die Pfeilschaltfläche am rechten Rand der Zelle. 17

22 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation > Wählen Sie den Eintrag aus. > Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche. Jetzt werden nur noch Daten für die Buchhandlungen angezeigt, die in Berlin ansässig sind. 18

23 Arbeiten mit Pivot-Tabellen 3 Daten ändern und aktualisieren In dem nun folgenden Lernschritt werden Sie Daten in der Tabelle aktualisieren. Die Pivot- Tabellen dienen der Auswertung von Daten, daher können in dieser Tabelle keine Änderungen vorgenommen werden. > Wechseln Sie über den Kartenreiter zum nächsten Arbeitsblatt. > Geben Sie in der Zelle D25 für die Anzahl der Buchbestellungen eine 46 ein. > Wechseln Sie über den Kartenreiter zurück zum vorherigen Arbeitsblatt. 19

24 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Die geänderten Daten werden jetzt allerdings noch nicht in der entsprechenden Zeile angezeigt. Die Besonderheit bei Pivot-Tabellen liegt darin, dass die Daten extra aktualisiert werden müssen. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Daten der Firma Gruber und Freunde werden nun korrekt angezeigt. 20

25 Arbeiten mit Pivot-Tabellen 4 Diagrammansicht der Pivot-Tabelle aufrufen Eine weitere Möglichkeit im Umgang mit Pivot-Tabellen besteht darin, dass die jeweils im Moment zusammengefassten Daten auch als Balkendiagramm dargestellt werden können. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Daten werden nun als Balkendiagramm dargestellt. Über die durch die Pfeile angezeigten Schaltflächen und Auswahllisten kann die Selektierung der Daten bzw. der anzuwendenden Funktionen auch in dieser Ansichtsform geändert werden. Hinweis: Im Originalsystem wird durch einen Doppelklick auf die Schaltfläche, über die die Diagrammansicht eingestellt wird, ein Fenster zum Auswählen des Diagrammtyps geöffnet. 21

26 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation 5 Zusammenfassung Pivot-Tabelle über Assistenten erstellen Über das Menü Daten kann der Assistent zum Erstellen einer Pivot-Tabelle aufgerufen werden. In dem ersten Schritt des Assistenten legen Sie fest, aus welchem Dokument bzw. welcher Datei Daten analysiert werden sollen. In dem zweiten Schritt können diese Angaben präzisiert werden. In dem dritten Schritt kann festgelegt werden, an welcher Stelle die Pivot-Tabelle erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen z.b. das Quell-Datenblatt oder ein neues Datenblatt. Ebenfalls über diese Maske des Assistenten kann ein Fenster aufgerufen werden, in dem das Layout der Tabelle mit Hilfe des Drag & Drop Verfahrens angepasst werden kann. 22

27 Arbeiten mit Pivot-Tabellen Anpassungen und Funktionen einer Pivot- Tabelle Bereits erstellte Pivot-Tabellen können angepasst werden. Die fett markierten Elemente in dem Fenster PivotTable-Feldliste stellen in der Tabelle eingesetzte Elemente dar. Die nicht fett markierten Elemente werden nicht verwendet, können aber per Drag & Drop in einen der vier Pivot-Tabellen-Bereiche gezogen werden. Über die Bereiche Seite, Zeile und Spalte könne die Kriterien festgelegt werden, nach denen die Daten in dem dafür vorgesehenen Bereich ausgewertet, bzw. gefiltert werden. Daten ändern und aktualisieren Daten können nicht in einer Pivot-Tabelle geändert werden. Pivot-Tabellen dienen ausschließlich der Auswertung. Änderungen der Daten, die z.b. in einem Tabellenblatt vorgenommen wurden, werden nicht automatisch von einer Pivot-Tabelle übernommen. Die Änderungen müssen ausdrücklich aktualisiert werden. Das ist über die Schaltfläche der Symbolleiste PivotTable möglich. 23

28 ECDL 2003 Professional Modul 2 Tabellenkalkulation Diagrammansicht der Pivot-Tabelle aufrufen Über die Schaltfläche der Symbolleiste PivotTable können die Daten als Balkendiagramm dargestellt werden. Über die durch die Pfeile angezeigten Schaltflächen und Auswahllisten kann die Selektierung der Daten bzw. der anzuwendenden Funktion auch in dieser Ansichtsform geändert werden. 24