Einstieg in Exact Online. Rechnungslayouts anpassen

Transkript

1 Einstieg in Exact Online Rechnungslayouts anpassen

2 Layout-Editor... 4 Abschnitt... 6 Zeilen... 9 Anpassen und Ausrichten Editor für die Begleitschreiben

3 Exact Online bietet Ihnen eine Auswahl von Layouts für Ihre Rechnungen und sonstigen Firmendokumente an, sofern Sie Ihr Konto über eine der Vorlagen einrichten. Sie können diese Vorlagen Ihrem Corporate Design anpassen. Rufen Sie dazu die Stammdaten auf. Dort ist es der Punkt Layouts\Verwaltung. Sie erhalten nun eine Übersicht der verfügbaren Vorlagen: 2

4 Klicken Sie auf die Layout-Benennung (z.b. Ausgangsrechnung) und Sie sehen die verfügbaren Layouts. In diesem Fall ein Begleitschreiben und das Layout für das Rechnungsdokument selbst. 3

5 Layout-Editor Wenn Sie auf Rechnungslayout klicken öffnet sich der Layout-Editor. Der Editor arbeitet mit verschiedenen Formular-Feldern, welche Ihre Werte aus der Kundenkartei im CRM-Modul beziehen. Weiterhin besteht die Möglichkeit Freitext-Felder und Grafiken einzubinden. 4

6 Verwenden Sie dazu das Pull-Down-Menü oben rechts. Abschnitt: Hiermit können Sie Felder für Adresse- oder Bankdaten einfügen. Sobald Sie den Abschnitt wählen öffnet sich ein entsprechendes Pop-Up. Zeilen: Hier handelt es sich Informationen welche Sich über mehrere Zeilen wiederholen können, regelmäßig sind dies Ihre verkauften Waren oder die Dienstleistungen die Sie anbieten. Bild: Zum Beispiel Ihr Logo. Achten Sie darauf dass die Grafik nur eine Grafikebene hat (kein Multi-Layer) da durchsichtige Layer als grau dargestellt werden. Text: Ein einfaches Freitext-Feld 5

7 Abschnitt Es stehen Ihnen die folgenden Abschnitte zur Verfügung: Rechnung an (Empfängerdaten) Bestellt von (Lieferdaten) Mandant (Ihre Firmendaten) Rechnung (Finanzdaten) Innerhalb dieser Wahlmöglichkeiten, können Sie die Daten in Gruppen aufgeteilt. Diese können sein: Kontakt (Firmendaten) Ansprechpartner Bei dem Abschnitt Rechnung sind die Daten wie folgt gruppiert: Kopfzeile Zahlungsbedingung Zahlungsbedingung: Rabatt Summen 6

8 Mittels der Pfeiltasten wählen Sie links ein Feld aus und klicken das Feld nach rechts. Mit den Tasten Nach oben und Abwärts können Sie die ausgewählten Felder sortieren. Hier sehen Sie die Anschrift des Rechnungsempfängers, jedoch ist der Name der betreffenden Firma noch in der falschen Zeile. Mit der Taste nach oben bringen Sie den Firmennamen in die erste Zeile. 7

9 Eingefügte Felder erscheinen im Editor zunächst immer oben Links. 8

10 Zeilen Die Zeilen dienen dazu, wiederkehrende Informationen wie z.b. Ihre verkauften Waren auf dem Rechnungsdokument darzustellen. Dies kann sich auch über mehrere Seiten erstrecken. Wenn Sie einfügen Zeilen wählen, dann erscheint dieses Pop-Up: Bitte beachten Sie: Dieses Fenster steht Ihnen nur beim Einfügen der Zeile am Anfang zur Verfügung, jedoch nicht mehr wenn Sie eine bestehende Zeile verändern wollen. Einfügen Kopfzeile: Hier bestimmen Sie den tatsächlichen Inhalt der Rechnung und in welcher Reihenfolge er dargestellt wird. Die Kopfzeile erscheint auf allen Seiten des Rechnungsdokuments. Einfügen Übernahme: Übernimmt die Zwischensumme der einzelnen Preise auf die nächste Seite. Einfügen Zwischensumme: Bildet am Ende einer Seite eine Zwischensumme der bis dahin aufgelaufenen Einzelpreise. Einfügen Summe: Bildet am Ende der Rechnungsposten die Endsumme. 9

11 Anpassen und Ausrichten Wenn Sie Inhalte eingefügt haben, können Sie die Schriftart, Schriftgrad und Ausrichtung anpassen. Ein einfach eingefügter Abschnitt erscheint zunächst oben links: Im Dokument stellt sich dies so dar: Exact Online bietet Ihnen nun eine Reihe von Werkzeugen um das Schriftbild Ihren Wünschen anzupassen. Für ein einzelnes Feld stehen Ihnen die Standard-Formatierungs-Werkzeuge zur Verfügung, welche Sie auch aus gängigen Textverarbeitungen kennen. 10

12 Sobald Sie mehrere Felder markieren, stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung. Diese sind: Alle Zellen horizontal links ausrichten Alle Zellen horizontal mittig ausrichten Alle Zellen horizontal rechts ausrichten Alle Zellen vertikal nach oben ausrichten Alle Zellen vertikal mittig ausrichten Alle Zellen vertikal nach unten ausrichten Alle Zellen dieselbe Breite zuweisen Alle Zellen dieselbe Höhe zuweisen Die Funktion am Raster ausrichten erleichtert es Ihnen sämtliche Felder einfach auszurichten. Durch Anklicken dieses Symbols wird sie aktiviert. 11

13 Editor für die Begleitschreiben Der Editor für die Begleitschreiben ist im Grunde genommen eine einfache Textverarbeitung, bei der Sie sehr komfortabel auf Formularfelder zu greifen können. Auf der linken Seite habe Sie Zugriff auf alle Formularfelder, welche Sie auch im Dokumenten-Layouts verwenden können. Unten am Ende der Auswahl der Formularfelder haben Sie unter dem Punkt Sonstige die Möglichkeit Bilder einzufügen. 12