10.2 Grafische QM-Verfahren 1

Transkript

1 Grafische QM-Verfahren 1 Anpassen von Excel Da alle QM-Verfahren mit den Originalfunktionen von Excel erstellt wurden, können Sie einschlägige Literatur von unterschiedlichen Verlagen in vollem Umfang nutzen. Die nachfolgenden Hinweise sollen Ihnen den Umgang mit den QM-Verfahren erleichtern. Aktivieren Sie zuerst die Zeichnen -Funktion von Excel. Öffnen Sie Excel und klicken Sie dann in der Kopfzeile auf die rechte Maustaste. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Zeichnen. Die Funktion Zeichnen ist nun in Excel aktiviert. 1 Autor: Alexander A.W. Scheibeler

2 2.2 Grafische QM-Verfahren Am unteren Rand erkennen Sie die aktivierte Zeichnen -Funktion. Zur weiteren wesentlichen Erleichterung fügen Sie die Funktionen Vertikal zentrieren, Vertikal verteilen, Horizontal zentrieren, in die Leiste ein.

3 .2 3 Diese Funktionen können Sie folgendermaßen aktivieren: Klicken Sie in der Kopfzeile auf Extras und wählen Sie dann Anpassen. Wählen Sie die Registerkarte Befehle. Klicken Sie dann im linken Fenster auf Zeichnen. Sie erhalten im rechten Fenster alle benötigten Befehle. Suchen Sie das Symbol Horizontal zentrieren. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol. Halten Sie die linke Maustaste fest und ziehen Sie das Symbol in die Zeichnen -Leiste. Verfahren Sie mit Vertikal zentrieren genauso. In der Kopfzeile, neben dem Druckersymbol, wurde der Befehl Schließen eingefügt. Klicken Sie im linken Fenster auf Datei und im rechten Fenster suchen Sie den Befehl Schließen.

4 Grafische QM-Verfahren Umschalten zwischen Zeichnen - und Zellen -Funktion Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl. Halten Sie die linke Maustaste fest und ziehen Sie den Befehl in die Kopfleiste neben das Druckersymbol. Die Grundfunktionen sind nun in Excel eingestellt und werden Ihnen den Umgang mit Excel erleichtern. Die Zeichnungen schweben wie Wolken am Himmel über dem Excel-Arbeitsblatt. In der aktivierten Zeichnen -Funktion erkennen Sie links einen Pfeil. Wenn Sie auf den Pfeil mit der linken Maustaste klicken, ist die Zeichnen -Funktion aktiviert. Sie können die Grafiken bewegen. Mit einem erneuten Klick auf den Pfeil aktivieren Sie die Zellen -Funktionen von Excel. Sie können dann Daten in die Zellen eingeben, wie Sie das von Excel kennen. Gitternetzlinien einbzw. ausschalten Wenn Sie die Grafiken sehen, werden Sie sich vielleicht fragen, wo sich die Gitternetzlinien im Excel-Arbeitsblatt befinden. Die Anzeige der Gitternetzlinien wurde deaktiviert. Um die Gitternetzlinien wieder sichtbar zu machen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in der Kopfzeile mit der linken Maustaste auf Extras und dann auf Optionen. Wählen Sie die Registerkarte Ansicht. Aktivieren Sie mit dem Klick auf die linke Maustaste das Kästchen Gitternetzlinien und klicken Sie dann auf OK. Anschließend sind die gewohnten Gitternetzlinien wieder vorhanden. Entfernen Sie den Haken aus dem Kästchen Gitternetzlinien und die Gitternetzlinien werden nicht angezeigt.

5 .2 5 Verbindungslinien Die Linien zwischen den Symbolen sind Verbindungslinien. Sie können die Linien durch Kopieren einer vorhandenen Linie und Einfügen erstellen, das geht am schnellsten. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Linie, klicken auf die rechte Maustaste und den Befehl Kopieren. Mit einem weiteren Klick auf die rechte Maustaste und Einfügen erhalten Sie die kopierte Linie im Excel-Arbeitsblatt. Diese Befehle funktionieren am besten, wenn die Zellen -Funktion aktiviert ist. Horizontal zentrieren und Vertikal zentrieren nutzen Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Linie zu aktivieren, indem Sie in der aktivierten Zeichnen -Funktion mit der linken Maustaste auf Autoformen klicken, dann auf Verbindungen und weiter Gewinkelte Verbindungen mit Pfeil auswählen. Das dauert am längsten. Ich nutze diese Möglichkeit nicht. Alle Linien wurden als Gewinkelte Verbindung mit Pfeil gezeichnet. Dadurch bleibt die Linie beim Verschieben der Symbole korrekt. Wenn Sie zeichnen, dann werden Sie feststellen, dass die Symbole nicht in einer Linie stehen. Das ist jedoch kein Problem.

6 Grafische QM-Verfahren Halten Sie die linke Maustaste fest und ziehen Sie einen Rahmen um die vertikal zu zentrierenden Symbole. Anschließend klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol Vertikal zentrieren und die Symbole sind korrekt angeordnet. Wenn Sie auf Vertikal verteilen klicken, werden die Abstände zwischen den Symbolen gleichmäßig ausgerichtet. Wenn Sie auf Horizontal verteilen klicken, werden die Abstände zwischen den Symbolen gleichmäßig ausgerichtet. Wenn Sie die Symbole horizontal zentrieren möchten, dann ziehen Sie ebenfalls einen Rahmen um die Symbole und klicken Sie auf Horizontal zentrieren. Voreingestellter Druckbereich Sie können einzelne Symbole oder ganze Gruppen zielgenau auf den Punkt bringen, wenn Sie die Pfeiltasten links, rechts, oben und unten auf Ihrer Tastatur nutzen. Probieren Sie es einfach aus. Die Excel-Arbeitsmappen werden mit einem eingestellten Druckbereich geliefert. Es wurden dazu 4 DIN-A4-Seiten zu einem Druckbereich zusammengefasst. Wenn Sie die Ansicht der Excel-Arbeitsmappe verkleinern, sehen Sie einen grauen Rahmen. (Die Zellen wurden grau eingefärbt.) Zum Verkleinern klicken Sie im %-Feld

7 .2 7 einfach auf 25 %. Vereinfacht kann man Folgendes sagen: Alle Symbole und Texte, die sich innerhalb des grauen Rahmens befinden, werden gedruckt. Wenn Sie in der Kopfzeile auf Ansicht und dann auf Seitenumbruch-Vorschau klicken, können Sie den Seitenumbruch erkennen und ändern. Wenn Sie den Druckbereich ändern wollen, dann lesen Sie in der Excel-Bedienerhilfe nach. Dazu klicken Sie in der Kopfzeile auf das? und dann auf Inhalt und Index. Unter Seitenumbruch und Verschieben von Seitenwechseln sind die notwendigen Informationen zu finden. Einstellen des richtigen Standardarbeitsordners Stellen Sie den Standardarbeitsordner in Excel vorher ein. Dadurch können Sie sicherer und schneller die Excel-Arbeitsmappen bearbeiten. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Extras und dann auf Optionen. In der Registerkarte wählen Sie Allgemein aus. Tragen Sie unter Standardarbeitsordner das richtige Laufwerk und den Ordnernamen ein. Die Vorteile: richtiger Ordner beim Speichern der Excel-Arbeitsmappen richtiger Ordner beim Öffnen der Excel-Arbeitsmappen richtiger Ordner beim Verknüpfen der Excel-Arbeitsmappen mit Hyperlink. Ausdrucken von Arbeitsmappen Wenn Sie mehre Arbeitsmappen ausdrucken wollen, dann gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie mit der linken Maustaste in der Kopfzeile auf das Öffnen -Symbol. Wählen Sie zum Ausdrucken nur einen Block aus.

8 Grafische QM-Verfahren Excel-Arbeitsmappen mit Hyperlink verknüpfen Beispiel: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf 04 und mit der gedrückten Umschalttaste und mit einem Klick auf die linke Maustaste auf wählen Sie den Block. Klicken Sie dann auf Öffnen. Klicken Sie anschließend in der Kopfzeile auf das Drucker -Symbol und dann auf Schließen. Sie werden innerhalb kurzer Zeit die Excel- Arbeitsmappen ausgedruckt bekommen. Drucken Sie dann den weiteren Block aus. Klicken Sie in der Zeichnen -Funktion mit der linken Maustaste auf das Symbol, das Sie verknüpfen wollen. Klicken Sie anschließend in der Kopfzeile mit der linken Maustaste auf Hyperlink einfügen.

9 .2 9 Klicken Sie nun auf Durchsuchen und wählen Sie die gewünschte Excel-Arbeitsmappe mit einem Klick auf die linke Maustaste aus.

10 Grafische QM-Verfahren Bestehende Hyperlinks verändern Wenn Sie auf OK klicken, haben Sie die Excel-Arbeitsmappe ausgewählt. Klicken Sie nun erneut auf OK und der Hyperlink ist mit dem Symbol verbunden. Bitte beachten Sie, dass ein Häkchen im Feld Relativen Pfad für Hyperlink verwenden vorhanden ist. Sie können auf diese Weise andere Dokumente z.b. aus Word und Programme (.exe-dateien) mit den Symbolen verbinden und aufrufen. 1. Möglichkeit: Klicken Sie in der Zeichnen -Funktion mit der linken Maustaste auf das mit einem Hyperlink verbundene Symbol. Klicken Sie dann auf die rechte Maustaste und wählen Sie Hyperlink und dann Hyperlink bearbeiten aus. Nun können Sie den Hyperlink löschen oder verändern. 2. Möglichkeit: Wenn Sie in der Zellen -Funktion sind, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen Sie Hyperlink und

11 .2 11 dann Hyperlink bearbeiten aus. Nun können Sie den Hyperlink löschen oder verändern. Texte in den Symbolen ändern Möglichkeit: Wenn Sie in der Zeichnen -Funktion von Excel sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen Sie anschließend mit der linken Maustaste Text bearbeiten aus. Nun können Sie den Text bearbeiten. Wenn Sie Texte in verknüpften Symbolen ändern, gehen Sie genauso vor. 2. Möglichkeit: Wenn Sie in der Zellen -Funktion von Excel sind, können Sie den Text sofort ändern (außer bei verknüpften Symbolen). Farben usw. der Symbole ändern Hier wird nur kurz beschrieben, wie Sie die Attribute der Symbole ändern können. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol und anschließend auf AutoForm formatieren.

12 Grafische QM-Verfahren Sie erhalten dann mehrere Registerkarten, die Ihnen die individuelle Anpassung der Symbole an Ihr Unternehmen ermöglichen. Eigene Symbole in die Excel-Arbeitsmappen aufnehmen Probieren Sie die vielen Möglichkeiten einfach aus. Um weitere Symbole in die Excel-Arbeitsmappen aufzunehmen, klicken Sie in der Zeichnen -Funktion auf Autoformen. Sie finden dort weitere Symbole, die Sie verwenden können.

13 .2 13 Zusätzliche Excel- Funktionen Wenn Sie in der Zeichnen -Funktion auf Zeichnen klicken, erhalten Sie weitere Funktionen, um die Symbole optimal ausrichten zu können. Im WEKA-Handbuch wurden die wichtigsten Funktionen zusammengefasst, die Sie benötigen, um die QM-Verfahren schnell bearbeiten zu können. Weitere Funktionen können Sie über die Excel-Bedienerhilfe oder mit Hilfe von Excel-Literatur aus unterschiedlichen Verlagen erhalten. Der WEKA-Verlag und der Autor wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit.