Skyfillers Hosted SharePoint. Kundenhandbuch

Transkript

1 Skyfillers Hosted SharePoint Kundenhandbuch

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3 Kundenhandbuch Inhalt Generell... 2 Online Zugang SharePoint Seite... 2 Benutzerpasswort ändern... 2 Zugriff & Einrichtung... 3 Windows... 3 SharePoint als Intranet eintragen Internet Explorer... 3 SharePoint Bereiche in Outlook hinzufügen... 3 Dokumentenbibliothek in Windows Explorer öffnen... 4 Microsoft Office Dateien öffnen... 4 Dokumentenbibliothek als Netzlaufwerk hinzufügen... 5 Mac OS X... 5 Microsoft Office Dateien öffnen... 5 Microsoft Document Connection einrichten... 6 Benutzer & Berechtigungen... 7 Benutzer Berechtigungen... 7 Berechtigungen erteilen... 7 Berechtigungen bearbeiten... 8 Berechtigungen entfernen... 8 Berechtigungen überprüfen... 9 Gruppen Gruppe erstellen Benutzer zur Gruppe hinzufügen Benutzer aus Gruppe entfernen Gruppenberechtigungen anzeigen SharePoint Bereiche anpassen Neue Bereiche erstellen... Error! Bookmark not defined. Existierende Bereiche bearbeiten... Error! Bookmark not defined. SharePoint Designer (für Windows) SharePoint Bereich im SharePoint Designer bearbeiten

4 Skyfillers Hosted SharePoint Generell Im folgenden Abschnitt finden Sie generelle Informationen zum Produkt Hosted SharePoint. Online Zugang SharePoint Seite Sie können Ihre SharePoint-Seite jederzeit mittels Ihres Internet Browsers aufrufen. Ihre SharePoint-Adresse hat folgendes Format. Die genaue Adresse haben Sie mit Ihren Zugangsdaten zusammen erhalten: Folgender Browser werden derzeit unterstützt: Internet Explorer (Version 7 oder höher), Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari (mit Einschränkungen). Benutzerpasswort ändern Sie können Ihr Benutzerpasswort jederzeit auf folgender Seite ändern. Die Änderung ist sofort aktiv. Ist Ihr Passwort auf Ihrem Computer gespeichert, werden Sie von jedem Programm, das mit SharePoint verbunden ist, erneut zur Eingabe der Zugangsdaten aufgefordert. Administratoren haben jederzeit die Möglichkeit Passwörter ebenfalls zentral im Controlpanel zu ändern. 2

5 Kundenhandbuch Zugriff & Einrichtung Windows SharePoint als Intranet eintragen Internet Explorer Ihre SharePoint-Seite muss unter Windows in den Sicherheitseinstellungen von Internet Explorer als Intranet eingetragen sein, damit SharePoint optimal mit den verschiedenen Office Programmen und Windows zusammenarbeiten kann. Die Einstellung ist ebenfalls erforderlich damit sich Ihre Zugangsdaten für die verschiedenen Programme speichern lassen. 1. Starten Sie Internet Explorer. 2. Öffnen Sie Ihre SharePoint-Seite. 3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Extras und dann auf Internetoptionen. 4. Wählen Sie den Reiter Sicherheit, klicken Sie dann auf Lokales Intranet. 5. Klicken Sie auf Sites. 6. Klicken Sie auf Erweitert. 7. Ihre SharePoint-Adresse wird im Feld Diese Website zur Zone hinzufügen angezeigt. Klicken Sie auf Hinzufügen. 8. Klicken Sie auf Schließen, und klicken Sie dann zweimal auf OK. 9. SharePoint fragt pro Programm, in dem Ihre SharePoint-Seite eingerichtet ist, nach den Zugangsdaten (z.b. Internet Explorer, Windows Explorer, Word, Excel, etc.). Sie müssen nach der Änderung gegebenenfalls Ihre Zugangsdaten in jedem Programm noch einmal speichern. SharePoint Bereiche in Outlook hinzufügen 1. Starten Sie Internet Explorer. 2. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite den gewünschten Bereich z.b. einen Kalender, eine Aufgabenliste oder eine andere Liste. 3

6 Skyfillers Hosted SharePoint 3. Klicken Sie oben unter dem Bereich Listentools auf den Reiter Liste. 4. Klicken Sie unter dem Bereich Verbinden und exportieren auf Verbindung mit Outlook herstellen. 5. Die aktuelle Liste wird in Outlook geöffnet. Gegebenenfalls müssen Sie die Verbindung bestätigen und sich mit Ihren Zugangsdaten erneut anmelden. 6. Abhängig vom Typ der Daten wird die Liste in den verschiedenen Outlook Ansichten angezeigt. Dokumentenbibliothek in Windows Explorer öffnen 1. Starten Sie Internet Explorer. 2. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite die gewünschte Dokumentenbibliothek. 3. Klicken Sie oben unter dem Bereich Bibliothekstools auf den Reiter Bibliothek. 4. Klicken Sie unter dem Bereich Verbinden und exportieren auf das Symbol Mit Explorer öffnen. 5. Die aktuelle Dokumentenbibliothek wird im Windows Explorer geöffnet. Gegebenenfalls müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten erneut anmelden. Microsoft Office Dateien öffnen 1. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite die gewünschte Dokumentenbibliothek. 2. Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Datei. 3. Die Microsoft Office Datei wird in dem dafür vorgesehenen Programm geöffnet. Bestätigen Sie mit dem Klick auf OK gegebenenfalls dass Sie die Datei öffnen möchten. 4. Geben Sie gegebenenfalls Ihre Zugangsdaten ein um dem Programm den Zugriff auf SharePoint zu gewähren. 4

7 Kundenhandbuch 5. Sie können die Datei nun bearbeiten. Änderungen die gespeichert werden, werden automatisch im SharePoint übernommen. Dokumentenbibliothek als Netzlaufwerk hinzufügen 6. Öffnen Sie Computer, indem Sie auf die Schaltfläche Start klicken und dann auf Computer klicken. 7. Klicken Sie im Menü Extras auf Netzlaufwerk zuordnen. Drücken Sie die ALT-Taste, wenn das Menü Extras nicht angezeigt wird. 8. Wählen Sie gegebenenfalls aus der Liste Laufwerk den gewünschten Laufwerkbuchstaben aus. Sie können jeden verfügbaren Laufwerkbuchstaben auswählen. 9. Geben Sie im Feld Ordner den Pfad zu Ihrer SharePoint Dokumentenbibliothek ein z.b.: Dokumente/ 10. Soll die Verbindung automatisch auch nach jedem Neustart des Computers wiederhergestellt werden, setzen Sie den Haken bei Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen. 11. Klicken Sie auf Fertig stellen. 12. Geben Sie gegebenenfalls Ihre Zugangsdaten ein. 13. Der Computer verbindet sich nun mit SharePoint und bindet die Dokumentenbibliothek als Netzlaufwerk ein. Mac OS X Microsoft Office Dateien öffnen 1. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite die gewünschte Dokumentenbibliothek. 2. Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Datei. 5

8 Skyfillers Hosted SharePoint 3. Die Microsoft Office Datei wird in dem dafür vorgesehenen Programm geöffnet. Bestätigen Sie mit dem Klick auf OK gegebenenfalls dass Sie die Datei öffnen möchten. 4. Geben Sie gegebenenfalls Ihre Zugangsdaten ein um dem Programm den Zugriff auf SharePoint zu gewähren. 5. Sie können die Datei nun bearbeiten. Änderungen die gespeichert werden, werden automatisch im SharePoint übernommen. Microsoft Document Connection einrichten Die Anwendung Microsoft Document Connection wird als Teil von Microsoft Office 2008 und 2011 mitgeliefert. Bitte beachten Sie dass die Anwendung gegebenenfalls nicht in allen Office Varianten enthalten ist. 1. Starten Sie die Anwendung Microsoft Document Connection. 2. Klicken Sie im Menü Document Connection auf Einstellungen. 3. Stellen Sie sicher, dass im Fenster Einstellungen das Kontrollkästchen Unverschlüsselte Authentifizierung aktivieren aktiviert wurde. Schließen Sie nachfolgend das Fenster Einstellungen. Bitte beachten Sie dass alle Verbindungen zum SharePoint Server dennoch immer verschlüsselt sind. 4. Klicken Sie im Hauptfenster auf Ort hinzufügen und anschließend auf Mit einer SharePoint-Website verbinden. 5. Geben Sie im Feld Adresse die Adresse Ihrer SharePoint-Seite ein z.b.: 6. Klicken Sie auf Verbinden. 7. Melden Sie sich gegebenenfalls mit Ihren Zugangsdaten an. 6

9 Kundenhandbuch Benutzer & Berechtigungen Die Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Bereiche in SharePoint lassen sich individuell festlegen. So können Sie z.b. Bereiche für Benutzer komplett Sperren oder nur mit Leseberechtigungen zur Verfügung stellen. In Dokumentenbibliotheken lassen sich die Berechtigungen pro Ordner und Datei festlegen. Neue SharePoint Benutzer können Administratoren jederzeit mit unserem Controlpanel erstellen. Sobald die Benutzer erstellt wurden, können in SharePoint individuelle Berechtigungen vergeben werden. Benutzer Berechtigungen Berechtigungen erteilen 1. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite den gewünschten Bereich für den Berechtigungen erteilt werden sollen z.b. eine Dokumentenbibliothek, einen Kalender, eine Aufgabenliste oder andere Liste. 2. Klicken Sie oben unter dem Bereich Bibliothekstools / Listentools auf den Reiter Bibliothek / Liste. 3. Klicken Sie unter dem Bereich Einstellungen auf Bibliothekberechtigungen / Listenberechtigungen. 4. Sollten die Berechtigungen von einem übergeordneten Bereich vererbt sein, können Sie wahlweise auf Übergeordnetes Element verwalten klicken, um dort die Berechtigungen zu erteilen, oder auf Berechtigungsvererbung beenden, um fortan individuelle Berechtigungen für den gewählten Bereich festzulegen. 5. Klicken Sie auf Berechtigungen erteilen. 6. Klicken Sie auf das Adressbuch-Ikon um nach Benutzern und Gruppen zu suchen. 7

10 Skyfillers Hosted SharePoint 7. Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie als Suchwort z.b. den Namen des gewünschten Benutzers ein und klicken Sie auf das Lupen- Ikon. 8. Doppeltklicken Sie auf die gewünschten Benutzer in der Übersicht und klicken Sie nachfolgend auf OK. 9. Wählen Sie welche Berechtigungen erteilt werden sollen. 10. Klicken Sie auf OK um die Berechtigungen zu erteilen. Berechtigungen bearbeiten 1. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite den gewünschten Bereich für den Berechtigungen erteilt werden sollen z.b. eine Dokumentenbibliothek, einen Kalender, eine Aufgabenliste oder andere Liste. 2. Klicken Sie oben unter dem Bereich Bibliothekstools / Listentools auf den Reiter Bibliothek / Liste. 3. Klicken Sie unter dem Bereich Einstellungen auf Bibliothekberechtigungen / Listenberechtigungen. 4. Sollten die Berechtigungen von einem übergeordneten Bereich vererbt sein, klicken Sie auf Übergeordnetes Element verwalten um zu den entsprechenden Berechtigungen zu wechseln. 5. Setzen Sie einen Haken neben den gewünschten Benutzern. 6. Klicken Sie auf Benutzerberechtigungen bearbeiten. 7. Passen Sie die Berechtigungen wie gewünscht an und bestätigen Sie mit OK. Berechtigungen entfernen 1. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite den gewünschten Bereich für den Berechtigungen erteilt werden sollen z.b. eine Dokumentenbibliothek, einen Kalender, eine Aufgabenliste oder andere Liste. 2. Klicken Sie oben unter dem Bereich Bibliothekstools / Listentools auf den Reiter Bibliothek / Liste. 8

11 Kundenhandbuch 3. Klicken Sie unter dem Bereich Einstellungen auf Bibliothekberechtigungen / Listenberechtigungen. 4. Sollten die Berechtigungen von einem übergeordneten Bereich vererbt sein, klicken Sie auf Übergeordnetes Element verwalten um zu den entsprechenden Berechtigungen zu wechseln. 5. Setzen Sie einen Haken neben den gewünschten Benutzern. 6. Klicken Sie auf Benutzerberechtigungen entfernen. 7. Bestätigen Sie mit OK. Berechtigungen überprüfen 1. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite den gewünschten Bereich für den Berechtigungen erteilt werden sollen z.b. eine Dokumentenbibliothek, einen Kalender, eine Aufgabenliste oder andere Liste. 2. Klicken Sie oben unter dem Bereich Bibliothekstools / Listentools auf den Reiter Bibliothek / Liste. 3. Klicken Sie unter dem Bereich Einstellungen auf Bibliothekberechtigungen / Listenberechtigungen. 4. Klicken Sie auf Berechtigungen überprüfen. 5. Klicken Sie auf das Adressbuch-Ikon um nach einem Benutzer oder einer Gruppe zu suchen. 6. Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie als Suchwort z.b. den Namen des gewünschten Benutzers ein und klicken Sie auf das Lupen- Ikon. 7. Doppeltklicken Sie auf den gewünschten Benutzer. 8. Klicken Sie auf Jetzt überprüfen. 9. Es werden Ihnen die Details der erteilten Berechtigungen für den gewählten Bereich angezeigt. 9

12 Skyfillers Hosted SharePoint Gruppen Mit Vorteil können Berechtigungen gruppenweise erteilt werden. Alle Benutzer die einer Gruppe hinzugefügt werden erhalten automatisch alle Berechtigungen die der Gruppe erteilt wurden. Wird ein Benutzer später wieder von der Gruppe entfernt, werden zugleich die darüber erteilten Berechtigungen wiederrufen. Gruppe erstellen 1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteberechtigungen. 2. Klicken Sie unter dem Bereich Erstellen auf Gruppe erstellen. 3. Geben Sie den gewünschten Namen der Gruppe ein und passen Sie die anderen Einstellungen wie gewünscht an. 4. Geben Sie der Gruppe unter Dieser Website Gruppenberechtigungen erteilen gegebenenfalls direkt generelle Berechtigungen für die ganze SharePoint-Seite. 5. Klicken Sie auf Erstellen. 6. Sie wechseln direkt zur Gruppenansicht und können z.b. weitere Benutzer zur Gruppe hinzufügen. Benutzer zur Gruppe hinzufügen 1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteberechtigungen. 2. Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe in der Übersicht. 3. Klicken Sie auf Neu. 4. Klicken Sie auf das Adressbuch-Ikon um nach Benutzern und anderen Gruppen zu suchen. 5. Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie als Suchwort z.b. den Namen des gewünschten Benutzers ein und klicken Sie auf das Lupen- Ikon. 6. Doppeltklicken Sie auf die gewünschten Benutzer in der Übersicht und klicken Sie nachfolgend auf OK. 10

13 Kundenhandbuch 7. Klicken Sie auf OK um die Benutzer der Gruppe hinzuzufügen. Benutzer aus Gruppe entfernen 1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteberechtigungen. 2. Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe in der Übersicht. 3. Setzen Sie einen Haken neben den gewünschten Benutzern die von der Gruppe entfernt werden sollen. 4. Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Benutzer aus Gruppe entfernen. 5. Bestätigen Sie mit OK. Gruppenberechtigungen anzeigen. 1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteberechtigungen. 2. Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe in der Übersicht. 3. Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Gruppenberechtigungen anzeigen. 4. Es öffnet sich ein neues Fenster in dem die erteilten Berechtigungen aufgeführt sind. 11

14 Skyfillers Hosted SharePoint SharePoint Bereiche anpassen Sie können Hosted SharePoint komplett nach Ihren Bedürfnissen einrichten und anpassen. Sie können jederzeit weitere Unterseiten, Dokumentenbibliotheken, Listen und andere Bereiche erstellen. Ebenso können die existierenden Bereiche wie gewünscht angepasst werden. SharePoint Designer (für Windows) Mit dem Programm Microsoft SharePoint Designer lässt sich Ihre SharePoint Seite komplett individuell anpassen. Es ist mittels der Software z.b. möglich eigene Erweiterungen zu programmieren und die Daten in SharePoint in völlig eigenen Ansichten darzustellen. Bitte beachten Sie dass Fragen zur Nutzung vom SharePoint Designer nicht vom gewöhnlichen Support umfasst sind. SharePoint Bereich im SharePoint Designer bearbeiten 1. Öffnen Sie auf Ihrer SharePoint-Seite den gewünschten Bereich z.b. eine Dokumentenbibliothek, einen Kalender, eine Aufgabenliste oder andere Liste. 2. Klicken Sie oben unter dem Bereich Bibliothekstools / Listentools auf den Reiter Bibliothek / Liste. 3. Klicken Sie unter dem Bereich Bibliothek anpassen / Liste anpassen auf Bibliothek bearbeiten / Liste bearbeiten. 4. Die aktuelle Liste wird im SharePoint Designer geöffnet. Ist die Software noch nicht installiert, wird Ihnen der kostenlose Download angeboten. 12