Drucken. Was bringt Ihnen dieses Kapitel? PowerPoint 2002 ISBN

Transkript

1 PowerPoint 2002 ISBN Drucken Was bringt Ihnen dieses Kapitel? Bislang haben wir uns in diesem Buch nur mit dem Erstellen von Präsentationen befasst. Jetzt kommen die einzelnen Ausgabemöglichkeiten von PowerPoint an die Reihe. Eine ganz wichtige Rolle neben der Bildschirmpräsentation spielt dabei das Drucken. Hier lernen Sie nun, wie Sie die gesamte Präsentation, Ihre Handzettel, Notizen und die Gliederungsansicht ausdrucken können.

2 Ihr Erfolgsbarometer Das können Sie schon: Text gestalten 69 Eine Präsentation mit einer Inhaltsvorlage erstellen 114 Gestalten einer Präsentation 119 Bearbeiten von Masterfolien 130 AutoFormen einfügen und bearbeiten 152 Tabellen und Diagramme 202 Das lernen Sie neu: Druckformate festlegen 256 Drucken von Folien 258 Drucken von Handzetteln 262 Drucken von Notizenseiten 263 Drucken der Gliederungsansicht 264 Prüfen des Druckergebnisses 265 Druckoptionen in der Seitenansicht

3 ACHTUNG Druckformate festlegen Unter dem Begriff»Drucken«versteht man in PowerPoint nicht nur den Papierausdruck, sondern alle Ausgaben einer Präsentation, die nicht über einen Bildschirm abgerufen werden. So fallen auch das Drucken von (farbigen) Overheadfolien oder von 35mm-Dias unter diesen Bereich. Bei einem nachträglichen Wechsel auf ein anderes Format insbesondere bei einer Änderung der Seitenausrichtung können ungewollte Layoutverschiebungen auftreten. Kontrollieren Sie unbedingt jede einzelne Folie Ihrer Präsentation, ob alles noch in Ordnung ist. Die geplante Ausgabeart bestimmt das Format der Folien und die Farbeinstellung. Im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN können Sie die notwendigen Einstellungen festlegen. In PowerPoint dienen die Maße und Formateinstellungen, die im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN angegeben werden, als Berechnungsgrundlage für alle Layoutfunktionen beim Erstellen einer Präsentation. 1 Klicken Sie im Menü DATEI auf den Eintrag SEITE EINRICHTEN. 256

4 Druckformate festlegen 2 Im Dialogfenster SEITE EINRICHTEN legen Sie zunächst im Listenfeld PAPIERFORMAT das benutzte Format fest. Es stehen eine Reihe von Formaten auch amerikanische zur Auswahl. Die PowerPoint-Standardeinstellung ist BILDSCHIRMPRÄSENTATION: Dieses Format stellt die optimale Größe für Bildschirmpräsentationen dar und passt gleichzeitig im Ausdruck exakt auf ein DIN-A4-Blatt. 3 Wenn Sie den Eintrag BENUTZERDEFINIERT mit Hilfe des Dropdown-Pfeiles im Listenfeld PAPIERFORMAT anklicken, können Sie in den beiden Listenfeldern BREITE und HÖHE individuelle Maße eingeben. 4 Markieren Sie unter ORIENTIERUNG die Felder für Hoch- bzw. Querformat, und nehmen Sie diese Festlegung einmal für die Folien der Präsentation und dann für Notizen, Handzettel und die Gliederung vor. 257

5 Die Standardeinstellung von PowerPoint sieht für Folien das Querformat, für alle anderen Ausdrucke Hochformat vor. Sie können die Einstellung nur für alle Folien gemeinsam festlegen, innerhalb einer Präsentation können Sie diese nicht wechseln. 5 Zum Schluss legen Sie noch im entsprechenden Listenfeld fest, mit welcher Seitenzahl die Nummerierung der Folien beginnt. Allerdings wird die Angabe unter SEITE EINRICHTEN nur wirksam, wenn Sie eine Seitenzählung vorgesehen haben. 6 Mit OK bestätigen Sie alle Angaben in diesem Dialogfeld. 7 Wenn Sie die Druckergebnisse noch einmal überprüfen möchten, klicken Sie am besten auf die SEITENANSICHT, die Sie im DATEI-Menü finden. Damit Sie aber mit den Listenfeldern dieses Fensters produktiv umgehen können, müssen Sie erst das Dialogfeld DRUCKEN kennen lernen. Drucken von Folien In PowerPoint können Sie nicht nur die einzelnen Folien der Präsentation drucken, sondern auch die Notizenseiten und die Gliederung für Ihren Vortrag sowie die Handzettel für Ihr Publikum erstellen. Doch zunächst wollen wir uns dem Drucken von Folien widmen. 258

6 Drucken von Folien 1 Gehen Sie im Menü DATEI auf DRUCKEN. 2 Das Dialogfenster DRUCKEN wird geöffnet. Im Listenfeld DRUCKER sollte jetzt der aktuelle Drucker installiert sein, den Sie benutzen wollen. 3 Klicken Sie auf den Eintrag FOLIEN im Listenfeld DRUCKEN. 4 Wählen Sie unter FARBE UND GRAUSTUFE die passende Einstellung aus: 259

7 Zur Wiedergabe einer Präsentation auf einem Schwarz-Weiß-Drucker klicken Sie auf GRAUSTUFEN. In dieser Einstellung werden die farbigen Elemente auf Ihren Folien mit unterschiedlichen Graustufen wiedergegeben. Wenn Sie REIN SCHWARZ-WEISS auswählen, werden bei Objekten, die in der Bildschirmpräsentationen farbig sind, Text, Rahmen, Linien und Objektschatten in Schwarz gedruckt. Weiß bleiben alle Füllbereiche und Folienhintergründe. Textschatten und Relief werden ausgeblendet. Diagramme, Bitmaps und ClipArts dagegen werden auch in dieser Einstellung mit Graustufen wiedergegeben. Wenn Sie einen Farbdrucker benutzen, klicken Sie auf FARBE. 5 Markieren Sie jetzt im DRUCKBEREICH, ob Sie alle oder nur einzelne Folien ausdrucken möchten: Sie drucken alle Folien der Präsentation, wenn Sie ALLES auswählen. Sie drucken nur die Folie, die im Folienfenster eingeblendet ist, wenn Sie AKTUELLE FOLIE anklicken. Wenn Sie in der Gliederungs- bzw. Folienansicht einige Folien markiert haben, bevor Sie das Dialogfeld DRUCKEN geöffnet haben, können Sie diese ausdrucken, wenn Sie MARKIERUNG anklicken. Haben Sie unter BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION eine abgeänderte Version Ihrer Präsentation erstellt, kann auch diese unter ihrem Namen abgerufen und ausgedruckt werden. Klicken Sie FOLIEN an, können Sie einzelne Folien für den Druck auswählen. Wenn Sie einzelne Foliennummern angeben, werden diese durch ein Semikolon getrennt, einen Folienbereich geben Sie mit einem Bindestrich zwischen der ersten und der letzten Seitenzahl ein. 260

8 Drucken von Folien 6 Entscheiden Sie jetzt noch im Bereich EXEMPLARE, wie viele Kopien Sie anfertigen wollen. Wenn Sie die Schaltfläche SORTIEREN aktiviert lassen, werden Ihre Folien immer in der richtigen Reihenfolge gedruckt. Wenn Sie mehrere Kopien Ihrer Präsentation drucken müssen, ist diese Funktion eine große Arbeitserleichterung. 7 Mit weiteren Schaltflächen können Sie noch zusätzliche Druckereinstellungen vornehmen: Klicken Sie auf FOLIENRAHMEN, wenn die Folien nur im Ausdruck einen Rahmen erhalten sollen. Wenn Sie AN PAPIERGRÖSSE ANPASSEN aktivieren, werden die Folien automatisch an das Papierformat angepasst, mit dem Sie drucken. Haben Sie einzelne Folien für die Präsentation ausgeblendet, ist die Funktion AUSGEBLENDETE FOLIEN DRUCKEN aktiviert, und Sie können über diese Schaltfläche entscheiden, ob diese im Ausdruck auch ausgegeben werden sollen. 8 Wenn Sie alle relevanten Einstellungen im Dialogfenster aktiviert haben, klicken Sie auf OK. Der Druckvorgang beginnt. 261

9 ACHTUNG Sie können den Druckvorgang auch über die Schaltfläche DRUCKEN in der Symbolleiste aktivieren. Allerdings beginnt PowerPoint dann sofort mit dem Drucken, ohne das Dialogfeld anzuzeigen. Gedruckt wird mit den Angaben, die im Dialogfeld DRUCKEN zuletzt festgelegt wurden. Drucken von Handzetteln Über das Dialogfeld DRUCKEN können Sie zusätzlich zum reinen Folienausdruck Präsentationsunterlagen für Ihr Publikum erstellen: 1 Markieren Sie im Listenfeld DRUCKEN den Eintrag HANDZETTEL. Das Listenfeld HANDZETTEL ist nun aktiviert. 2 Tragen Sie ein, wie viele Folien Sie auf einer Druckseite abbilden möchten. Das Seitenlayout wird im rechten Bereich des Listenfeldes eingeblendet. Sie erinnern sich: Die genaue Festlegung des Seitenlayouts für Handzettel können Sie auf dem Handzettel-Master treffen. 3 Häufig benutzt wird die Einstellung mit drei Folien pro Seite, hier werden neben den Folienabbildungen zusätzliche Zeilen für Notizen ausgedruckt. 262

10 Drucken von Notizenseiten 4 Wenn Sie vier, sechs oder neun Folien auf einer Seite drucken, legen Sie die REIHEN- FOLGE fest. 6 Zum Erteilen des Druckbefehls klicken Sie auf OK. 5 Alle anderen aktivierten Druckoptionen, auch die Farbeinstellung, werden genauso gehandhabt wie beim Drucken der Folien. Drucken von Notizenseiten Wie Sie die Notizenseiten verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Sie können sie als Skript für Ihren eigenen Vortrag oder als Handzettel für die Veranstaltungsteilnehmer einsetzen... wie es für Sie passt. Im Druck wird für jede Folie der Präsentation eine Seite gedruckt. Die zugehörigen Notizen befinden sich unterhalb der Folienabbildung. Das genaue Layout Ihrer Notizenseite legen Sie über den Notizenmaster fest. 1 Den Druckbefehl erteilen Sie über das Dialogfeld DRUCKEN. 263

11 2 Wählen Sie im Listenfeld DRUCKEN den Eintrag NOTIZENSEITEN. 3 Alle anderen aktivierten Druckoptionen, auch die Farbeinstellung, werden genauso gehandhabt wie beim Drucken der Folien. Zum Erteilen des Druckbefehls klicken Sie auf OK. Drucken der Gliederungsansicht 1 Klicken Sie im Dialogfenster DRUCKEN auf das Listenfeld DRUCKEN und wählen Sie GLIEDERUNGSANSICHT. 3 Alle anderen aktivierten Druckoptionen, auch die Farbeinstellung, werden genauso gehandhabt wie beim Drucken der Folien. 4 Zum Erteilen des Druckbefehls klicken Sie auf OK. 264

12 Prüfen des Druckergebnisses Prüfen des Druckergebnisses Wenn Sie vor allem nach einer nachträglichen Änderungen von Druckformatangaben das Aussehen Ihrer Präsentation noch einmal überprüfen wollen, gehen Sie vor Erteilen des Druckbefehls auf die SEITENANSICHT. Dort sehen Sie nicht nur das Drucklayout Ihrer Folien, Handzettel, Notizzettel und der Gliederung, sondern auch die Darstellung der Graustufen, wenn Sie einen Schwarz-Weiß-Drucker als Standarddrucker angegeben haben. 1 Gehen Sie im Menü DATEI auf den Eintrag SEITENANSICHT. 2 Das Fenster zeigt Ihnen über die gesamte Bildschirmgröße die Titelfolie Ihrer Präsentation. 265

13 3 Der Standardeintrag im Listenfeld DRUCKBEREICH: lautet FOLIEN. Zur Ansicht von Handzetteln, Notizenseiten und der Gliederung klicken Sie mit Hilfe des Dropdown-Pfeiles auf den entsprechenden Eintrag. 4 Zum Blättern auf die weiteren Folien der Präsentation verwenden Sie die Schaltflächen NÄCHSTE SEITE bzw. VORHERIGE SEITE, die Sie ganz am Anfang der Symbolleiste eingeblendet sehen. Druckoptionen in der Seitenansicht 1 Mit dem Listenfeld DRUCKBEREICH steuern Sie nicht nur die Ansichtsoptionen in der Seitenansicht, sondern legen gleichzeitig den Eintrag im Dialogfeld DRUCKEN fest, so dass Sie wenn Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche DRUCKEN anklicken nicht mehr über das entsprechende Dialogfeld gehen müssen. 266

14 Druckoptionen in der Seitenansicht 2 Gehen Sie nach Durchsicht der Seiten in das Listenfeld OPTIONEN. Die Druckoptionen, die Sie hier festlegen, werden ebenfalls im Dialogfeld DRUCKEN eingetragen, ihre Bedeutung kennen Sie aus dem vorhergehenden Abschnitt. 3 Wenn Sie die Seitenorientierung für Handzettel, Notizenseiten und die Gliederung ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltflächen HOCHFORMAT bzw. QUERFORMAT in der Symbolleiste. Diese Druckoption können Sie nur über die SEITENANSICHT steuern. 267

15 4 Klicken Sie zum Drucken auf die Schaltfläche DRUCKEN in der Menüleiste. 5 Das Dialogfeld DRUCKEN wird direkt angezeigt. Alle Eingaben sind übernommen. 6 Klicken Sie nur noch auf OK, um den Druckbefehl zu erteilen. Jetzt haben Sie die wesentlichen Schritte erlernt, um alle Bestandteile Ihrer Präsentation zu drucken. 268

16 Kleine Erfolgskontrolle Kleine Erfolgskontrolle 1. Was umfasst der Begriff»Drucken«in PowerPoint? 2. Warum müssen Sie bei nachträglichen Layoutveränderungen aufpassen? 3. Über welches Dialogfeld können Sie den Ausdruck von vier Sätzen Handzettel (mit drei Folien pro Seite) steuern? Gibt es eine Alternative? 269