de (dok.pf/pf.ch) PF. E-Rechnung light Kundenwunsch erfüllen auch ohne Softwarelösung eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung

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1 de (dok.pf/pf.ch) PF E-Rechnung light Kundenwunsch erfüllen auch ohne Softwarelösung eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung

2 Ihre Vorteile bei der E-Rechnung light von PostFinance Mit E-Rechnung light senden Sie Ihren Kunden auf eine einfache und schnelle Weise elektronische Rechnungen. Nach einer einfachen Anmeldung im Internet profitieren Sie umgehend von folgenden Vorteilen: Sie können allfällige Kundenwünsche sofort und ohne Integration in bestehende Software lösungen oder langwierige Projekte erfüllen Die Registrierung und Nutzung ist sehr einfach Dank der Nutzung von ESR ist die Zuordnung der eingehenden Zahlungen gewährleistet, alternativ können auch direkt Post- oder Bankkonti als Gutschriftskonto verwendet werden Sie können MWST-konforme E-Rechnungen erfassen, versenden und verwalten Sie können elektronisch versandte E-Rechnungen suchen, die PostFinance während 10 Jahren für Sie archiviert, und Kunden verwalten, denen Sie E-Rechnungen senden wollen Der swissdigin-standard wird erfüllt, was die Übermittlung aller buchungs relevanten Rechnungsdaten sicherstellt E-Rechnungen kosten weniger als eine Briefmarke Anleitung E-Rechnung light 04 / /10

3 Wo Sie alles Wichtige finden Über die Seite gelangen Sie zum «Angebot für Geschäftskunden». Klicken Sie auf «Für Rechnungssteller». Anleitung E-Rechnung light 04 / /10

4 Wählen Sie den Reiter «Details & Tipps» und dort «Weitere Lösungen». Unter «E-Rechnung light Das Online-Erfassungstool» gelangen Sie zur Anmeldung. Login oder Registrierung Mit diesem Link gelangen Sie direkt auf die Login-Seite von E-Rechnung light. Haben Sie sich bereits registriert? Dann einfach unter «Login» mit Benutzernamen und Passwort anmelden. Wollen Sie E-Rechnung light zum ersten Mal nutzen? Dann können Sie sich ganz einfach und schnell registrieren. Anleitung E-Rechnung light 04 / /10

5 Registrierung für E-Rechnung light Registrierung, Schritt 1 und 2 von 4 Die einmalige Registrierung erfolgt rasch und einfach. In zwei Schritten erfassen Sie Ihre Adress- und Kontodaten. Als Gutschriftskontoart können ESR, BESR oder IBAN-Nummern verwendet werden. Für die Fakturierung kann ausgewählt werden, ob die Preisangabe jeweils inkl. oder exkl. MWST erfolgt. Registrierung, Schritt 3 von 4 Erfassen Sie Ihre -Adresse und wählen Sie ein Passwort. Akzeptieren Sie die Teilnahmebedingungen und bestätigen Sie, dass PostFinance Ihre E-Rechnungen für Sie archivieren soll. 5/10

6 Nachdem Sie sich registriert haben, erhalten Sie ein mit dem Aktivierungsschlüssel. Registrierung, Schritt 4 von 4 Mit der Eingabe des Aktivierungsschlüssels schliessen Sie die Registrierung ab und aktivieren gleichzeitig Ihren Zugang zu E-Rechnung light. 6/10

7 Kundenlisten Kunden verwalten Unter «Kunden verwalten» ist eine öffentliche Liste und eine persönliche Liste abgelegt. Sie finden eine Auswahl von Kunden in der öffentlichen Liste, welche ohne vorgängigen Registrierprozess E-Rechnungen akzeptieren. Um einem Kunden auf der öffentlichen Liste E-Rechnungen zu senden, übernehmen Sie diesen in Ihre persönliche Liste. Kunden, die sich über die bestehenden Registrierfunktionen bei Ihnen registriert haben, erscheinen automatisch in der persönlichen Liste. Kunden erfassen Haben Sie auf einem anderen Weg eine E-Rechnungs-Identifikation Ihres Kunden erhalten? Sie können diese Angaben auch manuell erfassen. 7/10

8 E-Rechnungen erfassen Rechnung online erfassen, Schritt 1 von 4 Beginnen Sie mit der Erfassung der Rechnung. Hier einige Zusatzhinweise und Tipps zu einzelnen Feldern. Empfänger Geben Sie einen Buchstaben aus dem Namen des Empfängers ein. Es erscheint automatisch eine Auswahl aus Ihrer persönlichen Kundenliste. Zuordnungsreferenz Der Empfänger benötigt zwingend eine Angabe, damit er Ihre Rechnung intern zuordnen kann. Variante 1 «Bestellnummer/ -referenz»: Geben Sie bei dieser Auswahl im Feld darunter die Bestellnummer oder eine Bestellreferenz (z. B. «Ihre Bestellung vom , Hr. Huber») ein. Variante 2 «Vertragsnummer»: Geben Sie bei dieser Auswahl im Feld darunter Ihre Vertragsnummer mit dem Kunden an. Bezugsreferenz Erfassen Sie hier eine weitere Angabe (z. B. Projektnummer), welche Ihnen der Rechnungsempfänger für die Verbuchung allenfalls angegeben hat. Wählen Sie dazu im oberen Feld die zutreffende Bezeichnung und erfassen Sie im unteren Feld die gewünschte Angabe. Falls Ihr Kunde keine entsprechende Angabe gewünscht hat, können diese Felder leer gelassen werden. Freitext Hier können zusätzliche Angaben gemacht werden, z. B. «2% Skonto bei Bezahlung innert 10 Tagen». 8/10

9 Rechnung online erfassen, Schritt 2 von 4 Kontrollieren Sie die Empfängeradresse und ergänzen Sie die Angaben, wenn nötig. Bei Bedarf kann zusätzlich eine Lieferadresse und eine separate Rechnungsadresse erfasst werden. Rechnung online erfassen, Schritt 3 von 4 Sie erfassen die einzelnen Leistungen mit Einzelpreis und MWST-Satz. MWST-Beträge und Gesamtpreis werden anhand der Angaben, welche Sie bei der Registrierung gemacht haben (Preise inkl. oder exkl. MWST), automatisch berechnet. Im Menü Einstellungen/ Kontodaten können Sie diese Angaben bei Bedarf ändern. Unter Beilage können Sie max. 1 Beilage (max. 1 MB) in gängigen Formaten wie z. B. PDF, Word oder Excel hochladen. Diese wird als Anhang zur Rechnung mitgesandt. 9/10

10 Rechnung online erfassen, Schritt 4 von 4 Prüfen und korrigieren Sie die Rechnung, falls nötig. Nach dem Versand erhält der Kunde die E-Rechnung in der gewünschten Form im Onlinebanking oder direkt in seinem Buchhaltungsprogramm. Rechnungsübersicht Unter dem Menüpunkt «E-Rechnungen suchen» finden Sie während 10 Jahren alle zugestellten E-Rechnungen. Noch nicht abgesandte Rechnungen im Status Entwurf werden während 30 Tagen angezeigt. 10/10