Was ist sigmail.de? Sigmail ist der -Server auf www. signaturportal.de. Eine Adresse auf signaturportal.de lautet

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1 Seite 1 Was ist sigmail.de? Sigmail ist der -Server auf www. signaturportal.de. Eine Adresse auf signaturportal.de lautet Warum sigmail.de? Der einfachste Weg elektronische Rechnungen (PDF-Dokumente) zu signieren und signierte elektronische Rechnungen automatisch zu verifizieren ist die Nutzung der Funktion auf signaturportal.de. Rechnungen (PDF-Dokumente) die Sie der als Anlage beifügen werden automatisch beim Postausgang qualifiziert signiert bzw. beim Empfang qualifiziert verifiziert. Mit der Einrichtung eines Kunden Kontos auf signaturportal.de erhalten Sie ein -Postfach, welches über Ihre Kunden@sigmail.de Adresse erreichbar ist. Ihre -Adresse ergibt sich aus dem von Ihnen gewählten Benutzernamen. Beispiel: Benutzername mit Verwendungszweck: Rechnungszustellung_Meyer GmbH Adresse mit Verwendungszweck: Rechnungszustellung_Meyergmbh@sigmail.de Benutzername ohne Verwendungszweck: Meyer GmbH Adresse ohne Verwendungszweck: Meyergmbh@sigmail.de Informieren Sie Ihre Lieferanten, dass alle elektronischen Rechnungen zukünftig über Ihre Kunden@sigmail.de Adresse einzureichen sind, um eine automatische Verifikation nach 15 UStG zu ermöglichen. Möchten Sie Ihre Kunden@sigmail.de Adresse Ihren Lieferanten nicht mitteilen, können Sie die Forwarding - Funktion nutzen, (nähere Erläuterung dazu: ), oder Sie leiten eingehende Rechnungen einfach per , mit der Funktion weiterleiten, an ihre eigene Kunden@sigmail.de Adresse weiter um die Verifikationsfunktionen zu nutzen.

2 Seite 2 1.Voreistellungen im Portal 1. Loggen sie sich auf signaturportal.de ein und klicken sie auf die linke Hauptnavigation Einstellungen 2. Mail-Einstellungen Aktivieren Sie unter dem Reiter, Postfach, Mail Einstellungen die Mail-Einstellungen wie nachfolgend abgebildet. 3. Rechnungsausgang Aktivieren Sie unter dem Reiter Rechnungsausgang, Signaturfunktionen die gewünschten Signatur-Optionen für sigmail.de sowie andere Nutzungseinstellungen.

3 Seite 3 4. Empfängerverifikation Empfänger für die der Empfängerservice aktiv ist, erhalten neben der elektronischen Rechnung ein Verifikationsprotokoll incl. Zeitstempel. Für die Bereitstellung zahlen sie zugunsten des Empfängers 1ePorto aus Ihrem Guthaben. In nachfolgender Tabelle sind die Rechnungsempfängers aufgeführt die für den Posteingang als vertrauenswürdig gelten. In der Spalte Empfängerservice aktiv ist gekennzeichnet welche Adressen am sog. Empfängerservice teilnehmen. Sie können einzelne Empfänger aus diesem Status entfernen. Folgen Sie dazu dem Link ändern. Empfänger für die der Empfängerservice nicht aktiviert ist erhalten nur die signierte Rechnung

4 Seite 4 5. Rechnungseingang Aktivieren Sie unter dem Reiter Rechnungseingang, Verifikation die Einstellung vertrauenswürdige und unbekannte um automatisch für alle eingehende Rechnungen ein Verifikationsprotokoll GdPdU/GOBS incl. Zeitstempel gemäß 2 Nr.14SigG zu erhalten.

5 Seite 5 Forwarding: Wenn sie bei dieser Funktion auf Ja gehen, werden alle Rechnungen incl. Verifikationsprotokolle auf Ihre Referenzadresse weitergeleitet. (Siehe Mail-Einstellung). 6. e-porto Bestellung Bestellen Sie e-porto in ausreichender Menge oder einen Flat-Tarif. Einrichten von Netscape: POP3 Abruf und SMTP- Versand via sigmail.de 1. Starten Sie Netscape & Diskussionsforen. 2. Nun öffnet sich der Konto-Assistent (sollte dieser sich nicht automatisch öffnen, können Sie ihn auch über das Menü Bearbeiten" / und Diskussionsforen- Kontoeinstellungen" > Konto hinzufügen" aktivieren). Im Menü Neues Konto einrichten" wählen Sie -konto" aus und klicken auf Weiter".

6 Seite 6 Tragen Sie im Menü Identität" Ihren Namen ein, welcher als Absender der s erscheinen soll (z.b. MayerGmbH_Rechnungen). Unter -Adresse" tragen Sie bitte eine Ihrer sigmail.de Adressen ein (z.b. meyer_gmbh@sigmail.de). Es ist die Adresse, welche Sie an Ihre Lieferanten geben.

7 Seite 7 3. Unter Server-Information" wählen Sie POP3 aus und geben als Eingangs-Server" sigmail.de sowie als Ausgangs-Server" sigmail.de ein. Anschließend klicken Sie auf Weiter". 4. Tragen Sie nun als Benutzername Ihre sigmail.de Kontonummer ein (z.b @sigmail.de) diese finden Sie nach dem Login unter dem Usernamen. 5. Tragen Sie bei Konten-Name den Namen ein unter dem Ihr sigmail.de-konto im Netscape erscheinen soll. (z.b. Sigmail-Konto).

8 Seite 8 6. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einträge zu kontrollieren und gegebenenfalls zu korrigieren. Um Ihre Einstellungen zu speichern, wählen Sie Fertig stellen.

9 Seite 9 7. Um Ihr -Konto abzurufen, geben Sie bitte Ihr Passwort ein, welches Sie bei der sigmail.de - Einstellung hinterlegt haben. Tipp: Nach dem Abrufen der s mit Netscape, werden Ihre Nachrichten von Ihrem sigmail.de Konto gelöscht. Wenn Sie das nicht möchten, aktivieren Sie die Option "Kopie aller Nachrichten auf Server belassen". Sie können dann den Zeitraum auswählen, nach welchem ein Löschen der s erfolgen soll. Bitte beachten Sie dass die Größe Ihres sigmail.de-postfachs auf 10 MByte Gesamtvolumen begrenzt ist. Nach erreichen dieses Volumens können keine weiteren s mehr angenommen werden! Löschen Sie daher bitte regelmäßig Ihre alten E- Mails. Um PDF- Dokumente qualifiziert signiert an den Empfänger zu senden öffnen Sie bitte eine Neue . Fügen Sie das gewünschte PDF- Dokument als Anhang der E- Mail hinzu. Wählen Sie vor dem Versand die Versendung über sigmail.de Konto aus. Durch betätigen des Schalters Senden wird die versendet und die Anlage gemäß Ihren Einstellungen qualifiziert signiert und an den Empfänger zugestellt.

10 Seite 10 Haben Sie weitere Fragen? Bitte nutzen Sie zunächst den Hilfe Bereich auf signaturportal.de Oder nutzen Sie einen der nachfolgenden Kontakte: Hotline: 01805/ (14 Cent/min.) Preise aus dem Mobilfunk können abweichen! Mo.- Sa Uhr bis Uhr E- Mail: