Leitfaden für die erweiterten Funktionen in der Datenbank (

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1 Leitfaden für die erweiterten Funktionen in der Datenbank ( A) Erstellen der Ergebnisdokumentationen: In der Ergebnisdokumentation stellen Sie in 30 Zeilen (max Zeichen) den Verlauf Ihrer Arbeit im jeweiligen Quartal dar. 1. Schritt: Zur Erstellung der Ergebnisdokumentation wählen Sie den Reiter Ergebnisse 2. Schritt: Über das Symbol zum Ausfüllen (Stift) öffnen Sie die Ergebnisdokumentation des jeweiligen Antrags für das jeweilige Quartal. 3. Schritt: Ab dem zweiten Quartal haben Sie bei Bedarf die Möglichkeit, in dem ersten Freitextfeld die Entwicklungsziele aus dem Antrag fortzuschreiben oder zu verändern. Im darauf folgenden Ergebnisbericht werden Ihnen dann sowohl die Zielsetzungen aus dem Antrag als auch die veränderten bzw. fortgeschriebenen Zielsetzungen aus dem letzten Quartal aufgezeigt. 4. Schritt: Die Dokumentation Ihrer Arbeit für das jeweilige Quartal erfolgt in dem Feld Prozessqualität. 5. Schritt: Ihre Texte werden mit dem Button Speichern unten rechts gesichert. 6. Schritt: Die Ergebnisdokumentation wird mit dem Button Senden in der Spalte rechts an die Programmagentur verschickt. Nach Versendung ist der Ergebnisbericht von Ihnen nur noch lesbar (Symbol: Lupe) aber nicht mehr bearbeitbar. B) Erstellen der Finanzberichte Die in jedem Quartal zu erstellenden Finanzberichte bestehen aus dem Nachweis der Einnahmen (B1), der Ausgaben (B2) und der Kofinanzierung (B3). Erst wenn Sie alle Teile des Finanzberichtes für das jeweilige Quartal vollständig ausgefüllt haben, senden Sie Ihren Finanzbericht an die Programmagentur (B4). B1) Erstellen der Einnahmenberichte: 1. Schritt: Wählen Sie den Reiter Finanzberichte 2. Schritt: Über das Symbol zum Ausfüllen (Stift) öffnen Sie den Finanzbericht des jeweiligen Antrags. Beachten Sie, dass Sie ausschließlich zusätzliche Einnahmen (aus Eigenmitteln des Trägers, Zinsen oder Spenden) hier aufführen müssen. Wenn Sie über die von der Stiftung SPI abgerufenen Mittel hinaus keine weiteren Einnahmen für dieses Projekt haben, muss kein Einnahme-Beleg ausgefüllt werden! 3. Schritt: Um die Einnahmen im Quartal aufzuführen, öffnen Sie das Formular mit der Funktion Einnahme-Beleg hinzufügen. Sollten Sie in diesem Projekt über zusätzliche Einnahmen verfügen, müssen Sie für jede einzelne Einnahme ein Formular und alle mit einem * gekennzeichneten Pflichtfelder ausfüllen. 1

2 Beispiele für Einnahmebeleg: Zinsen Abfrage Vorgabe Feld Erläuterung Beispiel 1 Art der Einnahme* Spenden Auswahlfeld Wählen Sie die entsprechende Art Zinsen Zinsen Eigenmittel der Träger der Einnahme durch Markierung 2 Belegnummer* Eingabefeld Geben Sie mit bis zu sechs Ziffern die Belegnummer 1 ein. 3 Belegdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum des Belegs 2007 März 20 durch Markierung 4 Buchungsdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum der 2007 März 25 Buchung durch Markierung 5 Zahlungsdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum der Zahlung durch Markierung Beachten Sie, dass der Zahlungstag innerhalb des Abrechnungszeitraums liegen muss März 18 6 Zahlungsweise* bar Auswahlfeld Wählen Sie die entsprechende Zahlungsweise durch Markierung 7 Betrag (EURO)* Eingabefeld Tragen Sie den Betrag (bis zu 8 Ziffern) ein. Beachten Sie, dass die Zahl positiv sein muss und statt des Kommas ein Punkt zu setzen ist. 8 Einzahler* Eingabefeld Tragen Sie die Quelle der zusätzlichen Mittel ein. 9 Grund der Zahlung* Eingabefeld Begründen Sie den Anlass der zusätzlichen Mittel. 10 Bemerkung Eingabefeld Zusätzliche Erläuterungen zu der aufgeführten Einnahme können Sie hier vornehmen Bank für Sozialwirtschaft Zinsen 4. Schritt: Mit dem Button neuen Einnahmebeleg speichern sichern Sie Ihre Angaben und gelangen zurück zur Übersicht über alle Finanzberichte. Die ausgefüllten Belege werden dort tabellarisch abgebildet. Über das Symbol Stift können Sie einen bereits gespeicherten Beleg überarbeiten. Soll ein Beleg komplett gelöscht werden, nutzen Sie das Symbol Mülleimer. keine B2) Erstellen der Ausgabenberichte: 1. Schritt: Wählen Sie den Reiter Finanzberichte Alle bereits abgerechneten Quartale und aktuellen Quartalsberichte werden Ihnen tabellarisch in der Übersicht sortiert nach Ihren Antragskennziffern angezeigt. 2. Schritt: Um die Ausgaben im Quartal aufzuführen, öffnen Sie das Formular mit der Funktion Ausgabe-Beleg hinzufügen für das jeweilige Quartal. Beachten Sie, dass Sie für jede einzelne Ausgabe (jeden Geldfluss!) ein Formular(-blatt) ausfüllen müssen. Bei den gezahlten Gehältern beispielsweise wäre ein monatlicher Nachweis sowohl für das Gehalt (Brutto) als auch für die Arbeitgebersozialversicherungsbeiträge nötig (vgl. Beispiele in den folgenden Tabellen). Alle mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. 1 Die Belegnummer bezieht sich auf den projektbezogenen Verwendungsnachweis und ist von Ihrer Buchhaltung zu erfahren. Die Belegnummer ist auf die projektbezogenen Verwendungsnachweise zu übertragen. Beachten Sie, dass nur numerische Werte (Ziffern) vergeben werden können. Gleich lautende Belegnummern sind zugelassen. 2

3 Beispiel 1 für Ausgabenbeleg: Personalkosten GEHALT Abfrage Vorgabe Feld Erläuterung Beispiel 1 Kostenart* Personalkosten 2 Auswahlfeld Wählen Sie die entsprechende Personalkosten externe Kurse 3... Berufsgenossen... externe Buchhaltung Umlage 1 und 2 Kostenart durch Markierung 2 Belegnummer* Eingabefeld Geben Sie mit bis zu sechs Ziffern die Belegnummer 4 ein. 3 Belegdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum des 2007 März 05 Belegs durch Markierung 4 Buchungsdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum der 2007 März 31 Buchung durch Markierung 5 Zahlungsdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum der Zahlung durch Markierung Beachten Sie, dass der Zahlungstag innerhalb des Abrechnungszeitraums liegen muss. Sollten Sie in einem vorangegangenen Quartal einen Beleg vergessen haben, können Sie diesen im aktuellen Quartal geltend machen. In diesem Fall muss als Zahlungsdatum der erste Tag des aktuellen Quartals angeben werden! 2007 März April 01 6 Zahlungsweise* bar Auswahlfeld Wählen Sie die entsprechende Zahlungsweise durch Markierung 7 Betrag (EURO)* Eingabefeld Tragen Sie den Betrag (bis zu 8 Ziffern) ein. Beachten Sie, dass die Zahl positiv sein muss und statt des Kommas ein Punkt zu setzen ist. 8 Zahlungsempfänger* Eingabefeld Tragen Sie den Empfänger der Ausgabe ein. 9 Grund der Zahlung* Eingabefeld Begründen Sie den Anlass der Ausgabe. 10 Bemerkung* Eingabefeld Zusätzliche Erläuterungen zu der aufgeführten Ausgabe können Sie hier vornehmen. Bei nachgereichten (vergessenen) Belegen muss dieses Feld ausgefüllt werden Jens Müller Gehalt Müller März Keine Korrekturbuchung (Erläuterung) 2 Personalkosten für die Betreuung beinhalten das Gehalt und die Arbeitgebersozialversicherungsbeiträge. Der Nachweis für das Gehalt und der Nachweise für die Arbeitgebersozialversicherungsbeiträge müssen pro Monat getrennt (in zwei einzelnen Ausgaben-Belegen) erfolgen. 3 Kosten externer Kurse für das Personal beinhalten die Gelder für die programminterne Tandemfortbildung sowie für die anderen Fortbildungen, Supervision u.ä. 4 Die Belegnummer bezieht sich auf den projektbezogenen Verwendungsnachweis und ist von Ihrer Buchhaltung zu erfahren. Die Belegnummer ist auf die projektbezogenen Verwendungsnachweise zu übertragen. Beachten Sie, dass nur numerische Werte (Ziffern) vergeben werden können. Gleich lautende Belegnummern sind zugelassen. 3

4 Beispiel 2 für Ausgabenbeleg Personalkosten ARBEITGEBERSOZIALVERSICHERUNGSBEITRÄGE Abfrage Vorgabe Feld Erläuterung Beispiel 1 Kostenart* Personalkosten 5 Auswahlfeld Wählen Sie die entsprechende Personalkosten externe Kurse 6... Berufsgenossen... externe Buchhaltung Umlage 1 und 2 Kostenart durch Markierung 2 Belegnummer* Eingabefeld Geben Sie mit bis zu sechs Ziffern die Belegnummer 7 ein. 3 Belegdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum des 2007 März 05 Belegs durch Markierung 4 Buchungsdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum der 2007 März 31 Buchung durch Markierung 5 Zahlungsdatum* JJJJ.MM.TT Auswahlfeld Wählen Sie das Datum der Zahlung durch Markierung Beachten Sie, dass der Zahlungstag innerhalb des Abrechnungszeitraums liegen muss. Sollten Sie in einem vorangegangenen Quartal einen Beleg vergessen haben, können Sie diesen im aktuellen Quartal geltend machen. In diesem Fall muss als Zahlungsdatum der erste Tag des aktuellen Quartals angeben werden! 2007 März April 01 6 Zahlungsweise* bar Auswahlfeld Wählen Sie die entsprechende Zahlungsweise durch Markierung 7 Betrag (EURO)* Eingabefeld Tragen Sie den Betrag (bis zu 8 Ziffern) ein. Beachten Sie, dass die Zahl positiv sein muss und statt des Kommas ein Punkt zu setzen ist. 8 Zahlungsempfänger* Eingabefeld Tragen Sie den Empfänger der Ausgabe ein. 9 Grund der Zahlung* Eingabefeld Begründen Sie den Anlass der Ausgabe. 10 Bemerkung* Eingabefeld Zusätzliche Erläuterungen zu der aufgeführten Ausgabe können Sie hier vornehmen. Bei nachgereichten (vergessenen) Belegen muss dieses Feld ausgefüllt werden AOK AG-SV Müller März Keine Korrekturbuchung (Erläuterung) 5 Personalkosten für die Betreuung beinhalten das Gehalt und die Arbeitgebersozialversicherungsbeiträge. Beide müssen separat ausgewiesen werden, d.h. der Nachweis für das Gehalt und der Nachweise für die Arbeitgebersozialversicherungsbeiträge müssen pro Monat getrennt (in zwei einzelnen Ausgaben-Belegen) erfolgen. 6 Kosten externer Kurse für das Personal beinhalten die Gelder für die programminterne Tandemfortbildung sowie für die anderen Fortbildungen, Supervision u.ä. 7 Die Belegnummer bezieht sich auf den projektbezogenen Verwendungsnachweis und ist von Ihrer Buchhaltung zu erfahren. Die Belegnummer ist auf die projektbezogenen Verwendungsnachweise zu übertragen. Beachten Sie, dass nur numerische Werte (Zahlen) vergeben werden können. Gleich lautende Belegnummern sind zugelassen. 4

5 3. Schritt: Mit dem Button neuen Ausgabebeleg speichern sichern Sie Ihre Angaben und gelangen zurück zur Übersicht über alle Finanzberichte. Die ausgefüllten Belege werden dort tabellarisch abgebildet. Über das Symbol Stift können Sie einen bereits gespeicherten Beleg überarbeiten. Soll ein Beleg komplett gelöscht werden, nutzen Sie das Symbol Mülleimer. 4. Schritt: Um weitere hier abrechenbare Ausgaben im Quartal aufzuführen, öffnen Sie das Formular mit der Funktion Ausgabe-Beleg hinzufügen. Für jede einzelne Ausgabe ist ein einzelner Ausgabenbeleg auszufüllen. 5. Schritt: Mit dem Button neuen Ausgabebeleg speichern sichern Sie Ihre Angaben und gelangen zurück zur Übersicht über alle Finanzberichte. Die ausgefüllten Belege werden dort tabellarisch abgebildet. Über das Symbol Stift können Sie einen bereits gespeicherten Beleg überarbeiten. Soll ein Beleg komplett gelöscht werden, nutzen Sie das Symbol Mülleimer. 6. Schritt: Fügen Sie so viele Ausgabebelege hinzu, wie Ausgaben im Quartal erfolgt sind. B 3) Korrekturbuchungen Sie haben ab dem zweiten Quartal die Möglichkeit, die letzten bereits von der Programmagentur abgenommenen Quartalsberichte zu korrigieren. 1. Möglichkeit Vergessener Beleg : Einen vergessenen Beleg aus einem vorangegangenen Quartal können Sie durch einen neuen Ausgabebeleg im aktuellen Quartal nachreichen. Wichtig: Als Zahlungsdatum muss in jedem Falle der erste Tag des aktuellen Quartals angegeben werden. Zusätzlich muss in dem Feld Bemerkungen ein Hinweis bzw. eine Erläuterung zu der Korrektur erfolgen. 2. Möglichkeit Beleg annullieren : Rufen Sie das Quartal auf, in dem der zu annullierende Beleg gespeichert ist. Klicken Sie auf das Symbol Kreuz um den betreffenden Beleg zu annullieren. Im aktuellen Quartal wird der zu annullierende Betrag automatisch als Negativbetrag verbucht. 3. Möglichkeit Korrekturbuchung : Rufen Sie das Quartal auf, in dem der zu korrigierende Beleg gespeichert ist. Klicken Sie auf das Symbol Stift um den betreffenden Beleg zu korrigieren. Führen Sie nun die Korrekturen Im aktuellen Quartal wird der Beleg dann als Korrekturbuchung gespeichert. Wichtig: Bei Korrekturen des Betrags tragen Sie bitte die Differenz zwischen dem falsch verbuchten und dem tatsächlich richtigen Betrag ein. Beispiel: falsch gebuchter Betrag: 100 richtiger Betrag: 80 einzutragender Differenzbetrag: -20 Korrekturbuchungen müssen grundsätzlich im Feld Bemerkungen erläutert werden! 5

6 B4) Erstellen der Kofinanzierungsberichte: 1. Schritt: Wählen Sie den Reiter Finanzberichte 2. Schritt: Die Kofinanzierung weisen Sie über die Angaben der Berechnung zur Kofinanzierung 3. Schritt: Sie können die im Antrag oder im letzten Finanzbericht aufgeführten Lehrer/innen mit dem Button Lehrkräfte aus Antrag/Vorquartal übernehmen. Dann müssen Sie über das Symbol Stift die wöchentliche Arbeitszeit im Projekt personenbezogen eintragen. Beachten Sie, dass die Arbeitszeit im Projekt die gesamte Wochenarbeitszeit nicht überschreiten darf. Alle mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. 4. Schritt: Mit der Funktion Kofinanzierungsbeleg speichern sichern Sie Ihre Angaben und gelangen zurück zur Übersicht. Die ausgefüllten Belege werden dort tabellarisch abgebildet. Über das Symbol Stift können Sie einen bereits gespeicherten Beleg überarbeiten. Soll ein Beleg komplett gelöscht werden, nutzen Sie das Symbol Mülleimer. 5. Schritt: Mit der Funktion Eintrag hinzufügen können Sie neue Lehrer/innen für die Kofinanzierung hinzufügen. 6. Schritt: Mit der Funktion neuen Kofinanzierungsbeleg speichern sichern Sie Ihre Angaben und gelangen zurück zur Übersicht. Die ausgefüllten Belege werden dort tabellarisch abgebildet. Über das Symbol Stift können Sie einen bereits gespeicherten Beleg überarbeiten. Soll ein Beleg komplett gelöscht werden, nutzen Sie das Symbol Mülleimer. B5) Finanzberichte an die Programmagentur senden: 1. Schritt: Wenn Sie alle Bestandteile des Finanzberichts für das gesamte Quartal ausgefüllt haben, übermitteln Sie diesen an die Programmagentur mit dem Button Senden. Der Bericht ist danach für Sie nur noch lesbar, aber nicht mehr bearbeitbar. 2. Schritt: Senden Sie bitte zeitgleich mit dem Online-Finanzbericht Ihre Ausgabenbelege in Kopie postalisch an die Programmagentur. 3. Schritt: Die Rückmeldungen von der Programmagentur werden in Form einer Prüfnotiz erstellt. Sollte es Beanstandungen zur Ihrem Bericht geben, werden Sie durch eine automatische informiert. Führen Sie dann Ihre Korrekturen aus und senden den überarbeiteten Finanzbericht erneut an die Agentur. Ist Ihr Finanzbericht positiv geprüft, erhalten Sie die Meldung vorbehaltlich angenommen. 6