Abrechnung. Weitere Schritte

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1 Abrechnung Weitere Schritte

2 1. Allgemein Wiederkehrende Rechnung als Vorlage einrichten Wiederkehrende Rechnung erstellen Erstellen Sie einen Rechnungslauf Gutschriften erstellen Gutschriften ausgeben Gutschriften nachbearbeiten Gutschriften per versenden... 6 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 6

3 1. Allgemein Scopevisio bietet Ihnen neben der klassischen Rechnungsstellung auch die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen anzulegen, wenn Sie bestimmte Produkte oder Dienstleistungen in regelmäßigen Abständen in Rechnung stellen. Bestimmen Sie den Zeitraum und den Rhythmus, in dem die Rechnungen erstellt werden. Selbstverständlich können Sie erstellte Rechnungen mittels Gutschriften stornieren. Eine Anleitung zu den beschriebenen Funktionen erhalten Sie in dieser Anleitung. 2. Wiederkehrende Rechnung als Vorlage einrichten Wählen Sie im Menü Abrechnung > Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Bestimmen Sie über den Link Kunde (1) den Rechnungsempfänger. Fügen Sie im Formular Produkte bzw. Dienstleistungen hinzu und wechseln Sie zum Tabellenreiter Wiederholung (2). Bestimmen Sie über die Auswahlliste den Wiederholungs-Rhythmus und über die Datenfelder Gültig von und Gültig bis den Zeitraum, in dem die Rechnungen erstellt werden sollen. Tragen Sie in Nächste Rechnung das Datum der anstehenden Rechnungsstellung ein. Speichern Sie zum Schluss ihre Eingaben. Tipp: Erstellen Sie ggf. einen Textbaustein zur Verwendung in wiederkehrenden Rechnungen und nutzen Sie die datumsspezifischen Platzhalter, um z.b. das korrekte Datum im gewählten Rechnungszeitraum im Rechnungstext anzuzeigen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 6

4 2.1 Wiederkehrende Rechnung erstellen 1. Kehren Sie zurück zu Menü > Abrechnung > Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen und klicken Sie auf [Fällige Rechnungen anlegen]. 2. Aus allen angelegten wiederkehrenden Rechnungen werden nun diejenigen Rechnungen erzeugt, bei denen das Datum der nächsten fälligen Rechnung in der Vergangenheit liegt oder dem aktuellen Datum entspricht. Anschließend wird das Datum Nächste Rechnung gemäß dem definierten Rhythmus und der Gültigkeitsdauer automatisch geändert. 3. Um zu den neu erstellten Rechnungen zu gelangen, gehen Sie zu Menü > Abrechnung > Rechnungen. 4. Öffnen Sie die neu erstellten Rechnungen, nehmen Sie ggf. Korrekturen vor, buchen Sie die Rechnung und/oder exportieren Sie sie im PDF- oder ODT-Format. 3. Erstellen Sie einen Rechnungslauf Legen Sie einen automatisierten Rechnungslauf an und wandeln Sie mit wenigen Klicks alle Ihre Ausgangsrechnungen in PDF-Dokumente um oder versenden Sie sie gleichzeitig per Erstellen Sie wie gewohnt die Rechnungen an Ihre Kunden und speichern Sie diese ab. 2. Wechseln Sie zu Abrechnung > Rechnungsläufe. 3. Wählen Sie über die Datenfelder (1) den Zeitraum, für den die Rechnungen erstellt werden sollen. 4. Bestimmen Sie über das Dropdown Menü Rechnungslauf-Typ (2), ob Sie die Rechnungen per E- Mail versenden möchten oder ob Sie die PDFs herunterladen möchten. 5. Hinweis zu Kontaktpräferenzen für den Belegversand beachten (3): Wählen Sie 'Ja' aus dem Dropdown Menü und hinterlegen Sie im Kontaktmanagement im Geschäftsobjekt 'Kommunikation' unter 'Versandart Abrechnung' die Versandart ( / Brief), mit der Ihr Kontakt Ihre Rechnungen erhalten soll. Nun kann der Rechnungslauf nach Versandart vorgefiltert werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 6

5 6. Wählen Sie, ob Sie auch bereits versendete Rechnungen in den Rechnungslauf aufnehmen möchten. 7. Klicken Sie auf [Rechnungslauf anlegen] (4). 8. In der Tabelle erscheint ein Eintrag über den neu erstellten Rechnungslauf. 9. Klicken Sie auf [Öffnen] um nähere Informationen zu erhalten und Einblick in die einzelnen Rechnungen zu erhalten. 10. Im Formular Rechnungslauf können Sie die Angaben zu den Rechnungen kontrollieren. Mit einem Klick auf [Rechnungslauf durchführen] erstellen Sie die die PDF Dateien und versenden Sie auch direkt per , wenn Sie die entsprechende Auswahl getroffen haben. 4. Gutschriften erstellen Um eine Gutschrift hinzuzufügen, gehen Sie bitte zu Menü > Abrechnung > Gutschriften und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. Durch Klick auf den Pfeil neben dem Eingabefeld Kunde (1) können Sie Namen direkt aus Ihrer Kontakteliste übernehmen. Lassen Sie eine Gutschriftennummer (2) automatisch erstellen, oder geben Sie sie manuell ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 6

6 Durch Klick auf [Hinzufügen] (3) können Sie der Tabelle weitere Zeilen hinzufügen. Wählen Sie das Tabellenfeld Produktnr. und es öffnet sich die Auswahlliste (4), aus der Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen für die Gutschrift auswählen können. Mithilfe der Tabellenreiter (5) können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen. Fügen Sie weitere Dokumente hinzu, z.b. die Ursprungsrechnung. Unter Textbausteine können Sie die Textbausteine für die Einleitungs- und Schlusssätze ändern oder einfügen. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, speichern Sie Ihre Eingaben. Hinterlegen Sie die aktuelle Gutschrift als Vorlage oder öffnen Sie eine bestehende Gutschriftenvorlage (6). Durch den Button [Drucken] (7) exportieren Sie den Auftrag in das PDF-Format. Um Ihren Auftrag direkt per zu versenden, klicken Sie auf den Button [Versenden] (8). 4.1 Gutschriften ausgeben Sie können Ihre Gutschriften im PDF-Format ausgeben lassen, um sie bspw. auf Papier auszudrucken. Mit Klick auf [Drucken] wird als Grundlage für den Beleg das als Standard hinterlegte Dokumentenlayout herangezogen. Möchten Sie ein anderes Layout als Basis für Ihr PDF verwenden, klicken Sie auf [Dokumentenlayout] und Sie gelangen in die Übersichtstabelle aller gespeicherten Layouts. Wählen Sie das Gewünschte aus und klicken Sie auf [PDF-Datei erzeugen]. Das PDF-Dokument öffnet sich in einem separaten Fenster. Um die Angaben Ihrer Gutschrift im Ausgabedokument nachzubearbeiten, klicken Sie auf [Nachbearbeiten]. Die Gutschrift öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie die Datei. Die geänderte Gutschrift wird in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF im Reiter 'Dokumente' abgelegt Gutschriften nachbearbeiten Möchten Sie schnell eine Veränderung an dem erstellten Beleg vornehmen, können Sie dies über die Nachbearbeiten -Funktion tun. Füllen Sie die Positionen des Belegs auf und klicken Sie auf den Button [Nachbearbeiten]. Der Beleg öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie sie ab. Der geänderte Beleg wird automatisch in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF unter dem Reiter 'Dokumente abgelegt Gutschriften per versenden Um Ihre Gutschriften direkt per zu versenden, klicken Sie auf den Button [Versenden]. Die kann dann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte -Adresse des Empfängers übermittelt. Als Basis das angehängte PDF-Dokument wird das unter Stammdaten > Abrechnungsdokumentenlayouts festgelegte Standardlayout für Rechnungen verwendet. Tipp: Mit dem Platzhalter $Logo können Sie Ihr Firmenlogo in der hinterlegen. Laden Sie eine Grafikdatei als Logo in den Kontakteintrag Ihrer eigenen Gesellschaft hoch (Einrichtungsassistent > Gesellschaft) und fügen Sie den Platzhalter an die gewünschte Stelle in der ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 6