Aufträge bearbeiten in euro-bis flow

Transkript

1 Aufträge bearbeiten in euro-bis flow Zunächst sollte darauf geachtet werden, in welchem Status sich ein Auftrag oder eine einzelne Position befindet. Davon abhängig stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Bearbeitung zur Verfügung. Teilweise ist die Nutzung der Möglichkeiten beschränkt, oder es muss eine Kombination der Bearbeitungsmöglichkeiten verwendet werden, um den Auftrag wunschgemäß abspeichern oder verwerfen zu können. Wann Sie Aufträge löschen, Positionen löschen, Reservierungen aufheben, Positionen auf erledigt setzen oder Aufträge stornieren verwenden sollten, soll im Folgenden genauer betrachtet werden. Änderung werden erst durch Klicken auf Fertigstellen oder OK wirksam. Inhalt Aufträge bearbeiten Status: Unbearbeitet... 2 a. Auftrag komplett löschen... 2 b. Einzelne Titel aus dem Auftrag löschen... 2 c. Auftrag stornieren Status: Verfügbar... 3 a. Reservierung aufheben... 4 b. Auftrag stornieren Status: Teilgeliefert... 5 a. Erledigt (Positionen auf erledigt setzen) Status: Geliefert Status: Storniert... 5 Besonderheiten: Auftrag kopieren Titel zu einem bestehenden Auftrag hinzufügen Bestellmengen verändern Gewünschte Bestellmengen auf zwei Lieferanten verteilen... 7 Seite 2 >

2 Aufträge bearbeiten 1. Status: Unbearbeitet Unbearbeitet zeigt an, dass ein Auftrag erstellt wurde. Der Status der Bestellungen ist dabei unerheblich. a. Auftrag komplett löschen Der Auftrag kann komplett bei der Auftragssuche gelöscht werden. Dadurch werden auch die unbearbeiteten Bestellungen im Bestellmanagement gelöscht. Ist die Ware bereits bestellt worden, bleiben die Positionen im Bestellmanagement erhalten. Auch der Hinweis zur Kundenbestellung bleibt erhalten, obwohl dieser bereits gelöscht wurde. b. Einzelne Titel aus dem Auftrag löschen Es ist möglich, einzelne Positionen aus dem Auftrag zu löschen. Der entsprechende Auftrag wird hierzu geöffnet. Bei diesem Vorgang bleibt jedoch immer mindestens eine Position im Auftrag bestehen. Nach dem Klicken auf Fertigstellen, werden auch hier die unbearbeiteten Bestellungen gelöscht, während bereits bestellte Positionen im Bestellmanagement stehen bleiben. Seite 3 >

3 c. Auftrag stornieren Es kann nur der komplette Auftrag storniert werden. Der Status des Auftrages ändert sich auf Storniert. Ein zusätzliches Klicken auf Fertigstellen ist nicht notwendig. Zugehörige Bestellungen, die noch nicht verschickt wurden, werden gelöscht. Bestellungen die bereits verschickt wurden, bleiben erhalten. Im Gegensatz zum Auftrag löschen, bleiben die ursprünglichen Auftragsinformationen in der Datenbank erhalten. Bei Bedarf können diese Angaben wieder recherchiert werden. 2. Status: Verfügbar Verfügbar zeigt an, dass Ware für den Auftrag im Wareneingang erfasst wurde und für den Kunden zur Abholung bereitliegt. In diesem Status kann der Auftrag nicht gelöscht werden. Auch einzelne Positionen, die diesen Status haben, können nicht gelöscht werden. Seite 4 >

4 a. Reservierung aufheben Um den Auftrag löschen zu können, werden zunächst für die verfügbaren Titel die Reservierungen aufgehoben. dadurch werden die verfügbaren Titel auf das Verkaufslager gebucht. Nun ist es wieder möglich den kompletten Auftrag, oder einzelne Titel zu löschen. Wird der Auftrag nicht gelöscht oder storniert, nachdem die Reservierungen aufgehoben wurden, bleibt der Auftrag mit dem Status unbearbeitet im System stehen und kann weiter beliefert werden. b. Auftrag stornieren Der Auftrag kann komplett storniert werden (s.o.). Verfügbare Titel werden auf das Verkaufslager gebucht. Der Status des Auftrages ändert sich auf Storniert. Zugehörige Bestellungen, die noch nicht verschickt wurden, werden gelöscht. Bestellungen die bereits verschickt wurden, bleiben erhalten, sind jedoch nicht mehr mit dem ursprünglichen Auftrag verbunden. Die Auftragsdaten bleiben im System erhalten und können bei Bedarf wieder recherchiert werden. Seite 5 >

5 3. Status: Teilgeliefert Teilgeliefert zeigt an, dass der Kunde Teile seiner bestellten Ware abgeholt hat, oder sie an ihn geliefert wurde. a. Erledigt (Positionen auf erledigt setzen) Wurden Teile der Lieferung bereits an den Kunden geliefert oder in Rechnung gestellt, kann der Auftrag abgeschlossen werden, indem die teilgelieferten/- fakturierten Positionen auf erledigt gesetzt werden. Diese Funktion wird für jede teilgelieferte/-fakturierte Position einzeln angewendet. Hierzu muss die entsprechende Position markiert werden. Die gewünschte Menge der Auftragsposition wird anschließend an die bereits gelieferte Menge angepasst und der Status ändert sich auf Geliefert oder Fakturiert. Die offenen Bestellungen bleiben im Bestellmanagement erhalten. 4. Status: Geliefert Geliefert bedeutet, dass der Kunde seine Ware vollständig erhalten hat. Ein Löschen von Titeln oder Aufträgen mit dem Status geliefert ist nicht möglich. 5. Status: Storniert Storniert bedeutet, dass der Auftrag beendet wurde, ohne dass der Kunde Ware erhalten hat. Um später feststellen zu können, für wen Artikel bestellt werden sollten, oder welche Positionen in dem ursprünglichen Auftrag enthalten waren, bleibt der Auftrag im System erhalten. Es ist jedoch möglich komplette Aufträge oder einzelne Positionen mit dem Status storniert zu löschen (s.o.). Seite 6 >

6 Besonderheiten: 6. Auftrag kopieren Aufträge lassen sich in jedem Status kopieren. Die erneute, komplette Erfassung eines umfangreichen, bereits im System vorhandenen Auftrags kann so vereinfacht werden. Vielfache Aufträge mit gleichen Artikeln und wechselnden Kundendaten, lassen sich auf diese Weise ebenfalls schnell erfassen. Nach dem Klicken auf Auftrag kopieren, öffnet sich die Eingabemaske für einen neuen Auftrag. Die Positionen und die Positionsmengen wurden dabei von dem ursprünglichen Auftrag übernommen. 7. Titel zu einem bestehenden Auftrag hinzufügen Weitere Titel lassen sich zu einem bestehenden Auftrag jederzeit im Auftragsmanagement hinzufügen. Dabei ist der Auftragsstatus unerheblich. Der ursprüngliche Status des Auftrages ändert sich durch das Hinzufügen eines weiteren Artikels nicht. Wird lediglich ein Artikel hinzugefügt, so wird er mit der gewünschten Menge 1 und dem Bestellziel KNV Barsortiment nach dem Klicken auf Fertigstellen für diesen Auftrag erfasst und bestellt. Sofern andere Daten erfasst werden sollen, werden diese in der Detailansicht durch einen Doppelklick auf den hinzugefügten Artikel eingetragen. Anschließend wird die Detailansicht und der veränderte Auftrag mit Fertigstellen gespeichert. Seite 7 >

7 8. Bestellmengen verändern Auftragsmengen können für Positionen im Status Unbearbeitet, Bestellt und Verfügbar geändert werden. Dies geschieht in der Detailansicht der Auftragsposition. Wird die ursprünglich gewünschte Menge geändert, so darf bei der Bestellmenge nur die Differenz zu ursprünglich gewünschten Menge eingetragen werden. Ansonsten kommt es zu Doppelbestellungen. 9. Gewünschte Bestellmengen auf zwei Lieferanten verteilen Pro Position kann nur ein Bestellziel ausgewählt werden. Wird eine größere Bestellung aufgegeben, bei der ein Lieferant nicht die volle Menge liefern kann, so wird der Artikel im Auftrag erneut erfasst und die gewünschten Bestellmengen und das jeweilige Bestellziel pro Position eingetragen. Stand :