Projekt KPI System für die BS ENERGY. SAP Versorgertage Münster Bastian Schäfer & Florian Schlüfter

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1 Projekt KPI System für die BS ENERGY SAP Versorgertage Münster Bastian Schäfer & Florian Schlüfter

2 Agenda Wozu ein KPI Dashboard? KPI Projekt bei BS ENERGY Projektziel Umsetzungsvorgehen Umsetzungsergebnisse Live Demo Nächste Schritte Seite 2 Seite BS ENERGY Gruppe

3 KPI Systeme dienen der Steuerung und der Messung einer Unternehmung KPI s dienen der Bestimmung der Ziele einer Unternehmung Durch eine Analyse von Ist, Soll und Zielwerten können Maßnahmen zur Erreichung der Ziele abgeleitet werden Nach der Durchführung der Maßnahmen kann über die erneute Analyse der Erfolg der Maßnahmen bestimmt werden Vorstand Bereich Abteilung Kennzahlen müssen für eine Analyse in hochaggregierter und granularer Form auswertbar gemacht werden um eine detaillierte Analyse zu ermöglichen Auswertung und Analyse der Kennzahlen muss flexibel gestaltet sein um notwendige Maßnahmen ableiten zu können Fachbereich Seite 3

4 Die Beschaffung und Abbildung von Kennzahlen ist zeitaufwendig und nicht auf einheitliche Weise gelöst Beschaffung und Aufbereitung von Kennzahlen erfolgt teilmanuell und ist zeitintensiv Eine Nachvollziehbarkeit der Kennzahlen ist nicht immer gegeben da Sie nur in hochaggregierter Form vorliegen Unterschiedliche Darstellungsweisen und Berechnung im Konzern lässt keine Vergleichbarkeit zu Ein IT gestütztes KPI System und KPI Dashboard beschleunigt die Verfügbarkeit von Kennzahlen und vereinheitlicht die Darstellung der KPI s im Unternehmen und im Konzern Seite 4

5 Agenda Wozu ein KPI Dashboard? KPI Projekt bei BS ENERGY Projektziel Umsetzungsvorgehen Umsetzungsergebnisse Live Demo Nächste Schritte Seite 5 Seite BS ENERGY Gruppe

6 Projektziel Aufbau unternehmensweiter Informationsstrutkuren zur Steuerung und Auswertung von Unternehmenskennzahlen für Vorstand, Bereichsleitung und Abteilungsleitung anhand von Reporting und KPI Dashboard Umsetzung von 20 Kennzahlen der Bereiche Informationstechnologie und Materialwirtschaft Aufbau eines BW Systems das die Auswertung der Kennzahlen auf Detail und Aggregierter Ebene ermöglicht Aufbau von KPI Dashboards auf Abteilungs-, Bereichs- und Vorstandsebene zur einheitlichen Auswertung der wichtigsten Steuerungskennzahlen Seite 6

7 Das Projekt wurde in vier Phasen umgesetzt 1 2 Umsetzung SAP 3 KPI Definition BW Interviews mit den Bereichen, Abteilungen und dem Vorstand zur KPI Definition IT technische Umsetzung der Kennzahlen im SAP BW Umsetzung Visualisierung Umsetzung der Visualisierung mit Sprints 4 GoLive Golive Szenario Review der bestehenden Kennzahlen Aufnahme neuer Kennzahlen Klärung von Granularität und Zeitdimension Festlegung der Datenquellen Klärung von Visualisierungsmöglichkeiten Review des bestehenden Datenmodells Review der bestehenden Umsetzung im SAP BW Umsetzung der KPI Anforderungen Einrichten von automatisierten Ladeprozessen Kurze Umsetzungsphase mit darauffolgender Testphase der Bereiche Reine Dashboardvisualisierung Nutzung von Business Objects Design Studio Transport auf die Produktiven Systeme Start der regelmäßigen Beladungen Start regelmäßiges Reporting Definition von 20 Kennzahlen für die Bereiche M und I IT Umsetzung der Kennzahlen und Sicherstellung der regelmäßigen Verfügbarkeit Umsetzung Dashboards für Abteilungen, Bereiche und Vorstand GoLive des regelmäßigen Reportings Seite 7

8 1 KPI Definition In der Analysephase wurden die Kennzahlen für IT und Materialwirtschaft definiert und zugeordnet Einkaufserfolg Vorstand Informationstechnologie IT Kosten pro Mitarbeiter Anzahl Langläufer Incidents Ø Bearbeitungsdauer für Incidents Verfügbarkeitsquote der IT Systeme Materialwesen Umschlagsfaktor Einkaufserfolg Abrufquote RV und eprocurement Ø Durchlaufzeit Bestellanforderung Kosten der Fahrzeuge im Standardfuhrpark Bereich Abteilung Entwicklung Qualität der SAP Meldung Selbstlösungsquote SAP Incidents Anzahl Incidents gesamt Anzahl Langläufer Systeme Verfügbarkeit Systeme Incidents Ø Bearbeitungsdauer für Incidents Service Erreichbarkeitsquot e Helpdesk Anzahl SLA konformer Incidents Einkauf Einkaufsvolumen Abrufquote RV und eprocurement Einkaufserfolg Ø Durchlaufzeit Bestellanforderung Lager Servicegrad Umschlagfaktor Mittlerer Lagerbestand Fuhrpark Kosten der Fahrzeuge im Standardfuhrpark Betriebsmittelverbra uch der Fahrzeuge Seite 8

9 2 Umsetzung SAP BW Im SAP BW wurde eine vereinfachte Layered Scalable Architecture (LSA) aufgebaut Reporting Layer Business Transformation Layer QA Layer Data Aquisiton Layer SAP Systeme SAP IS-U SAP IS-U Datenbanken Dateien Webservices Seite 9

10 2 Umsetzung SAP BW Als Datenquellen wurden SAP Standardquellen sowie die CSV Schnittstelle umgesetzt Anbindung eines CSV Reports der Systemverfügbarkeit pro System Anbindung eines CSV Reports des IT Incidentsmanagements pro Incident Anbindung eines CSV Reports der Telefonanlage auf Tagesebene Anbindung SAP ERP zur Auswertung der Bestellungen auf Positionsebene Anbindung SAP ERP zur Auswertung der Bestellanforderungen auf Positionsebene Anbindung SAP ERP zur Auswertungen der Kosten auf Einzelkostenebene Anbindung SAP ERP zur Auswertung der Materialbewegungen auf Materialebene Anbindung SAP ERP zur Auswertung des Fuhrparks auf Fahrzeugebene Die LSA Architektur und die Anbindung granularer Daten ermöglichen ein flexibles Reporting und Analyse auf aggregierter und granularer Ebene Seite 10

11 3 Umsetzung Visualisierung Zur Umsetzung der Visualisierung wurde BEx und SAP Design Studio verwendet BEX (Excel) Webintelligence Design Studio SAP Lumira Mobile BI SAP Business Objects (BI Plattform) SAP BW SAP Systeme SAP SAP IS-U IS-U SAP HANA Datenbanken Dateien Webservices Seite 11

12 3 Umsetzung Visualisierung Zur Umsetzung der Visualisierung wurde BEx und SAP Design Studio verwendet Für die Auswertung der Einzelbelege wurden SAP Querries zur Nutzung im SAP Business Explorer angelegt Zur Abbildung der Dashboards wurden SAP Querries als Datenquellen im SAP Business Design Studio integriert In den Dashboards wurden vornehmlich visuelle Abbildungen der Kennzahlen verwendet Die visuellen Abbildungen im Dashboard wurden nach dem gleichen Schema und einheitlichen Designrichtlinien erstellt. Das Dashboard Design ermöglicht eine erste Analyse der Daten auf verschiedenen Ebenen und in unterschiedlicher Granularität Die Verwendung von SAP Business Design Studio stellt eine einheitliche Darstellung und eine schnelle Verfügbarkeit der Kennzahlen sicher Seite 12

13 3 Umsetzung Visualisierung Das Dashboard Design wird durch die KPI Logik bestimmt Jedes Dashboard hat eine Überblicksseite mit den wichtigsten (aggregierten) Kennzahlen abgebildet. Auf den weiteren Reitern werden diese Kennzahlen mit Ihren Bestandteilen Pro Bereich näher dargestellt Diese Bereichsseite stellt zum Teil den Inhalt der Überblicks Seite des Bereichsleiter Dashboards dar Auf den weitern Reitern werden die Kennzahlen auf die Unterschiedlichen Abteilungen heruntergebrochen Dieses Prinzip findet auch Anwendung auf das Abteilungsleiter Dashboard Seite 13

14 Agenda Wozu ein KPI Dashboard? KPI Projekt bei BS ENERGY Projektziel Umsetzungsvorgehen Umsetzungsergebnisse Live Demo Nächste Schritte Seite 14 Seite BS ENERGY Gruppe

15 Agenda Wozu ein KPI Dashboard? KPI Projekt bei BS ENERGY Projektziel Umsetzungsvorgehen Umsetzungsergebnisse Live Demo Nächste Schriite Seite 15 Seite BS ENERGY Gruppe

16 Weitere Dashboards werden in 2016 umgesetzt Erweiterung des Kennzahlenkatalogs der bestehenden Bereiche Für weitere Bereiche beginnt die Erstaufnahme der Kennzahlen in Q Erweiterung des Designleitfadens für die visuelle Abbildung der Kennzahlen Seite 16

17 Seite 17 B. Schäfer Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit