Die Aktive Mieter- und Bauakte. Registratur- und Archivlösungen für die Immobilienwirtschaft

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1 Die Aktive Mieter- und Bauakte Registratur- und Archivlösungen für die Immobilienwirtschaft

2 Ihre Vorteile Übernahme der kompletten Mieter- und Bauaktenführung Anbindung an ERP-Systeme und elektronische Mieterakte des Kunden Bei Bedarf schnellster, digitaler Zugriff auf einzelne Dokumente aus der Papierakte Transparenz über Akten und Dokumente Bundesweites Netz von Sicherheitsarchiven und Scanstellen Modernstes Digitalisierungs- und IT-Equipment Schutz vor Brand- und Wasserschäden Zugriffskontrolle und -dokumentation Datenschutzgerechte Aktenvernichtung IT-Sicherheit und Qualitätsmanagement zertifiziert nach ISO und 9001 Datenspeicherung in eigenem Rechenzentrum in Deutschland

3 IHRE HERAUSFORDERUNG Mieterakten sowie Bau- und Verwaltungsunterlagen der Unternehmen in der Immobilienwirtschaft enthalten strengvertrauliche und hochsensible Daten, die im täglichen Arbeitsprozess genutzt werden. Wie lässt sich eine effiziente, kostengünstige und sichere Nutzung der Daten realisieren, wenn heute noch Papierakten vorhanden sind und morgen durchgängig digitale Systeme eingesetzt werden sollen? Archivierung Rhenus ist ein Spezialist für die Archivierung von strengvertraulichen und hochsensiblen Unterlagen. Zur Aufbewahrung spezifischer Akten der Immobilienwirtschaft betreiben wir ein bundesweites Netz von Sicherheitsarchiven. Ausgereifte Überwachungs- und Kontrollmechanismen schützen Ihre Unterlagen optimal gegen unbefugten Zugriff und Gefahren wie Feuer und Wassereinbruch. Sie benötigen einzelne Unterlagen sofort? Kein Problem, wir stellen Ihnen die Akte oder das angeforderte Dokument minutenschnell in digitaler Form oder mit unserem eigenen Kurierservice in Papierform tagesgleich zur Verfügung. Digitalisierung Durch die Digitalisierung machen wir Sie fit für das digitale Zeitalter. Denn wir stellen Ihnen die jeweils benötigten Dokumente oder Akten direkt in Ihrer elektronischen Mieteraktenverwaltung oder im ERP-System zur Verfügung. Auf Wunsch auch komplett in einem Schritt. Ebenso digitalisieren wir Ihren Posteingang im laufenden Betrieb und ordnen die digitalen Dokumente Ihrer elektronischen Akte zu.

4 UNSERE LÖSUNG Aktenführung digital und in Papierform - aus einer Hand Für den Betrieb von Mieteraktenregistraturen sowie die Aufbewahrung von Bau- und Verwaltungsakten hat Rhenus eine spezielle Lösung entwickelt, die Ihre Verwaltungsprozesse unterstützt, extrem schnellen Zugriff garantiert und allen Datenschutzanforderungen gerecht wird. Die Digitalisierung von Bestandsakten und neuen Dokumenten im Posteingang sowie die Aktenaufbewahrung werden in einem der Rhenus-Sicherheitsarchive erfolgen. Für die Aufbewahrung stellen wir bei Bedarf räumlich abgetrennte Flächen zur Verfügung. Wenn Sie archivierte Unterlagen benötigen, können Sie über unsere Onlineplattform ganz bequem vom Arbeitsplatz aus recherchieren und bestellen. Mit der Bestellung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unterlagen je nach vereinbartem Zeitfenster per Scan-On-Demand digital oder per Kurierservice in Papierform abzurufen. Sämtliche Akten oder Einzeldokumente können wir Ihrem System über Schnittstellen digital zur Verfügung stellen. Die taggleiche Zusortierung von Dokumenten in die aufzubewahrende Papierakte gehört ebenso zu unserem Portfolio. Ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen, so vernichten wir die Akten gemäß der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und der DIN im eigenen Hause.

5 IHR GEWINN Sicherheit, Transparenz und Effizienz Die Rhenus-Archivlösungen unterstützen Ihre Sachbearbeitungsprozesse optimal: Mieterakten in Papierform können über unser Archivsystem jederzeit recherchiert und sofort digital per Scan On Demand oder physisch per Kurierdienst bereitgestellt werden. Die Zugriffe werden im System protokolliert, der jeweilige Status der Akte ist im System abrufbar. Digitalisierte Unterlagen lassen sich in Ihrem System oder in unserem Online-Archiv sofort aufrufen und anzeigen. Langwieriges Suchen entfällt. Ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten wir Ihnen durch unsere Zertifizierungen ISO (IT-Sicherheit) und ISO 9001 sowie durch die Sicherheitsausstattung unserer Standorte (VdSkonforme Einbruch- und Brandschutzanlagen, Videoüberwachung, Zugriffs- und Zugangskontrolle, Business Continuity Management). Alle unsere Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis gemäß der deutschen Gesetzte verpflichtet. Wir unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit und sorgen für Transparenz Ihrer Verwaltungsdaten, von der Archivierung über die Digitalisierung bis zur Vernichtung. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente.

6 DAS UNTERNEHMEN Das Unternehmen Rhenus Office Systems trägt Verantwortung für mehr als 10 Milliarden Dokumente und arbeitet in über 40 Dokumentencentern für über Kunden im In- und Ausland. Unser Leistungsportfolio umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes. Von der Ein- und Ausgangsbearbeitung in der Poststelle über die Digitalisierung und Archivierung bis hin zur Vernichtung erledigen wir alle Leistungen sicher und zuverlässig aus einer Hand. Im Bereich der Immobilienwirtschaft bietet Rhenus Office Systems spezielle dokumentenlogistische Lösungen für Wohnungsbaugesellschaften und Facility-Management- Unternehmen. Diese Lösungen umfassen die Umsetzung von Einzelleistungen wie die Aufbewahrung, Digitalisierung oder Vernichtung von Aktenbeständen ebenso wie die Übernahme kompletter Arbeitsprozesse wie den Betrieb von Mieteraktenregistraturen im Rahmen des Business Process Outsourcing. Rhenus Office Systems GmbH Rhenus-Platz Holzwickede Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) info.ros@de.rhenus.com Internet: