GESAMTLÖSUNG SAP BUSINESS ONE MIT EASYANFRAGE

Transkript

1 easyanfrage im Detail GESAMTLÖSUNG SAP BUSINESS ONE MIT EASYANFRAGE DAS IDEALE KONZEPT FÜR DIE KOSTENSENKUNG IM EINKAUF

2 easyconcept GmbH Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch easyconcept GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von easyconcept GmbH oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint, Access, VisualBasic.NET und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Citrix, das Cirtix-Logo, ICA, Programm Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massechusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAO Logo, R/2, RIVA R/3, SAP Archive-Link, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap, mysap.com und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. MarkSet und Enterprise Buyer sind gemeinsame Marken von SAP AG und Commerce One. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. 2

3 INHALT PREISANFRAGEN FÜR SAP BUSINESS ONE 4 Die Zielgruppe von easyanfrage 4 Einfache Implementierung 4 Schnelle Einarbeitung und Übersicht 4 Schnelle Erfassung der anzufragenden Artikel 4 Immer den günstigsten Preis 4 STARTEN MIT EASYANFRAGE 5 Einfache Installation 5 Grundeinstellungen 5 Artikel Stammdaten 5 ARBEITEN MIT EASYANFRAGEN 6 Anfragevorgänge bearbeiten 6 Lieferantenanfragen bearbeiten 7 Bestellungen auslösen 7 DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK 8 Das richtige Konzept 8 Der Hersteller 8 3

4 PREISANFRAGEN FÜR SAP BUSINESS ONE DIE ZIELGRUPPE VON EASYANFRAGE Immer stärker zunehmender Kostendruck und die Herausforderung, immer kürzere Lieferzeiten realisieren zu können, führen zu einem veränderten Einkaufsverhalten. Mittelständische Unternehmen haben immer häufiger nicht nur einen Lieferanten für einen Artikel, sondern der Trend geht stark zu einem umfangreichen Lieferantennetzwerk. Diese Vielzahl von Lieferanten mit unterschiedlichen Konditionen wie Preis, Lieferzeiten, Frachtkosten, Zölle, etc. erfordern ein aktives Beschaffungswesen. Mit easyanfrage sind Sie in der Lage, bei der Fülle an Informationen den Überblick zu behalten. Nur so ist es möglich, immer zu den günstigsten Konditionen für den jeweiligen Beschaffungsprozess einzukaufen. easyanfrage ist das voll in SAP Business One integrierte AddOn für die Abwicklung von Preisanfragen im Einkauf. EINFACHE IMPLEMENTIERUNG easyanfrage läuft als Ergänzung zu SAP Business One in einem vollständig integrierten AddOn. Das bedeutet, easyanfrage kann einfach und unkompliziert über die AddOn Administration von SAP Business One verteilt werden. Es muss lediglich dass AddOn registriert und den entsprechenden Benutzern zugeordnet werden und schon kann mit dem Anlegen von Preisanfragen begonnen werden. SCHNELLE EINARBEITUNG UND ÜBERSICHT Durch die intuitiv zu erlernende Benutzeroberfläche finden sich die Mitarbeiter schnell in der Anwendung zurecht. Klar gegliederte Menüs und Beschriftungen ermöglichen einen Einstieg ohne lange Einarbeitung. Bei ausländischen Mitarbeitern oder für den Einsatz in Filialen im Ausland kann die Oberfläche zur Laufzeit übersetzt werden. SCHNELLE ERFASSUNG DER ANZUFRAGENDEN ARTIKEL Es gibt zum einen die Möglichkeit, für einen oder mehrerer Artikel manuell einen Anfragevorgang zu starten. Dazu werden die Artikel einfach mit ihrer Artikelnummer erfasst. Eine wesentlich schnellere Möglichkeit ist die Integration in die Materialbedarfsplanung von SAP Business One. Hier können mit einem Mausklick alle Artikel einer Auftragsempfehlung in einen Anfragevorgang übernommen werden. IMMER DEN GÜNSTIGSTEN PREIS Durch die Erfassung aller wichtigen Informationen ergibt sich ein vollständiges Bild über die bestehenden Beschaffungsmöglichkeiten. Dazu können Zusatzkosten wie Fracht, Zölle etc. nach den in SAP Business One definierten Verfahren auf die Einkaufspreise umgelegt werden. Mit den effektiven Einstandspreisen und in Kombination mit den lieferbaren Mengen und Terminen bekommt der Einkäufer eine optimale Entscheidungsgrundlage für die anstehenden Bestellungen. So bekommen Sie die benötigten Waren zur richtigen Zeit und zu den günstigsten Konditionen. 4

5 STARTEN MIT EASYANFRAGE EINFACHE INSTALLATION easyanfrage kann wie jedes SAP Business One AddOn über den AddOn Administrator von SAP Business One registriert und den Benutzern zugeordnet werden. So kann die Lösung jederzeit installiert und verteilt werden. ARTIKEL STAMMDATEN Mit easyanfrage können Sie einem Artikel beliebig viele mögliche Lieferanten zuordnen. Diese Zuordnung in den Artikel Stammdaten ist sehr hilfreich, denn so werden bei einem Anfragevorgang automatisch alle möglichen Lieferanten kontaktiert. Nach wie vor können Sie natürlich den Hauptlieferanten in SAP Business One verwenden. Wenn es gewünscht wird, kann auch die Artikel Lieferanten Zuordnung auf der Grundlage der bisher erfolgten Bestellungen angelegt werden. Abbildung zeigt die AddOn Administration GRUNDEINSTELLUNGEN Nach dem Registrieren von easyanfrage können Sie direkt mit der Arbeit beginnen. Außer evtl. Berichtsanpassungen für die eigentliche Anfrage und den Preisspiegel sind keine weiteren Grundlagen einzustellen. Abbildung zeigt die Artikel Lieferanten Zuordnung Wenn nichts anderes hinterlegt wird, werden immer alle am Artikel gespeicherten Lieferanten in den Anfrageprozess einbezogen. Es ist aber möglich, pro Anfrage Lieferanten hinzuzufügen oder bestehende Lieferanten zu entfernen. 5

6 ARBEITEN MIT EASYANFRAGEN ANFRAGEVORGÄNGE BEARBEITEN easyanfrage ist direkt in die Belegerfassung im Einkauf von SAP Business One integriert. Es werden automatisch die Lieferanten angezogen, die in den Stammdaten gespeichert sind. Es ist aber möglich, an dieser Stelle noch einzugreifen, um Lieferanten hinzuzufügen oder zu entfernen. Bei dem Anfragevorgang wird zwischen erfassten und freigegebenen Vorgängen unterschieden. So lange der Vorgang den Status erfasst hat, können noch Änderungen an den Artikeln, Mengen und Terminen gemacht werden. Erst wenn der Anfragevorgang freigegeben wird, werden die eigentlichen Lieferantenanfragen erzeugt. Das Ergebnis der Freigabe kann über einen Bericht angezeigt werden. Wenn noch keine Lieferantenangebote erfasst sind, werden alle Preis mit 0,- Euro angezeigt. Abbildung zeigt die Menüeinträge von easyanfrage Über diesen Menüpunkt wird direkt die Erfassungsmaske der Anfragevorgänge aufgerufen. Von hier aus können die Artikel, die beschafft werden sollen, erfasst werden. Weiterhin wird die Menge und der gewünschte Liefertermin erfasst. Abbildung zeigt den Ausdruck eines Anfragevorgangs Abbildung zeigt einen Anfragevorgang mit 2 Artikeln 6

7 LIEFERANTENANFRAGEN BEARBEITEN Durch das Freigeben des Anfragevorgangs werden entsprechend der zugeordneten Lieferanten einzelne Lieferantenanfragen erzeugt. Über die Lieferantenanfragen können zum einen die Anfragen ausgedruckt werden, aber sie dienen auch zur Erfassung der abgegebenen Preise, Mengen und Liefertermine. BESTELLUNGEN AUSLÖSEN Wenn auf der Grundlage des Preisspiegels entschieden wird, bei welchem Lieferanten was beschafft wird, so können über den Anfragevorgang die Bestellungen ausgelöst werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, die abgegebenen Preise als Sonderpreise am Lieferanten in der SAP Business One Preisbildung zu hinterlegen. Abbildung zeigt die Erfassung der Lieferanten Konditionen Weiterhin können auch die in SAP Business One hinterlegten Zusatzkosten erfasst und nach verschiedenen Verfahren auf die Einstandspreise umgelegt werden. Auf diese Weise werden die eingegangenen Angebote erfasst. So ergibt sich ein übersichtliches Bild über die Beschaffungssituation der Artikel, denn die Daten werden über den Anfragevorgang zusammengehalten. Abbildung zeigt das Fenster zum Anlegen der Bestellungen Die erzeugten Bestellungen können per interner SAP Business One an einen anderen Benutzer weitergeleitet werden. Ansonsten können die Bestellungen wie gewohnt mit SAP Business One weiter bearbeitet werden. Abbildung zeigt die interne mit ausgelöster Bestellung Durch easyanfrage wird der Beschaffungsprozess von der Bedarfserkennung bis zur Bestellung durchgängig unterstützt. Abbildung zeigt den Preisspiegel aller Anfragen 7

8 DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK DAS RICHTIGE KONZEPT Mit easyanfrage erhalten Sie eine moderne Softwarelösung, die voll auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist und Ihnen zu einem sehr guten Preis- Leistungsverhältnis folgende Vorteile bietet: Schnelle Einführungszeiten Zuordnung von mehreren Lieferanten für einen Artikel Optimaler Überblick über Preise, Mengen und Liefertermine Schnelle Erstellung der Anfragen durch Integration in die SAP Business One Materialbedarfsplanung Umlageverfahren für Zusatzkosten wie Fracht, Versicherung oder Zölle Sehr geringe Total Costs of Ownership Einfache Softwareverteilung durch SAP Business One AddOn Administrator DER HERSTELLER Die easyconcept GmbH entwickelt seit Oktober 2002 als eines der ersten Unternehmen in Deutschland Erweiterungen zu SAP Business One. Unser Team von Software- und Projektspezialisten stellt eine hohe Stabilität und Nutzbarkeit unserer Produkte sicher. Durch unsere langjährige Erfahrung mit SAP Business One sind unsere Softwarelösungen optimal und vor allem updatesicher in die Prozesse und Datenstrukturen von SAP Business One integriert. Folgende Zusatzlösung zu SAP Business One werden von der easyconcept GmbH angeboten: easyplan PPS Lösung für KMUs easylogistic Scannergestützte Lager- und Stellplatzverwaltung easyproject Projektzeiterfassung und auswertung easyanfrage Anfragen und Preisspiegel easyrahmenverträge Verkaufs- und Einkaufskontrakte easycashdesk Online Kasse für Shops und Lagerverkauf Weitere Informationen erhalten Sie unter IHR FACHHÄNDLER 8