Bearbeiten von Studien- und Diplomarbeit in MS Word 97

Transkript

1 Bearbeiten von Studien- und Diplomarbeit in MS Word 97 Arbeiten mit Zentraldokumenten Zentraldokumente bestehen aus einem Zentral- und mehreren Filialdokumenten. Die Filialdokumente werden durch Verknüpfungen mit dem Zentraldokument verbunden. Vorteile von Zentraldokumenten: - Der Text wird in kleinen Dateien gespeichert, die getrennt bearbeitet werden können (bessere Performance, höhere Sicherheit). - Indizes, Verzeichnisse und Querverweise können im Zentraldokument über mehrere Dateien gelegt werden. - Layout in einem Dokument möglich, ohne die einzelnen Dateien extra verbinden zu müssen. Den Vorteilen steht als entscheidender Nachteil die mangelhafte Realisierung durch Microsoft gegenüber, die die Arbeit erheblich erschweren. Man kann die Nachteile aber durch beachten einiger Regeln ausgleichen. Die Mängel sind: - nach dem 10. Speichern eines Zentraldokuments ist es geschützt und kann nicht mehr bearbeitet werden; - beim Einfügen von existierenden Dokumenten mit Unterschieden in den Formatvorlagen gilt keine einheitliche Regelung; - die kompletten Pafde der einzelnen Dokumente werden im Zentraldokument gespeichert, wodurch sich Probleme beim kopieren auf einen anderen PC ergeben. Wenn mit Zentraldokumenten gearbeitet wird, sollten die folgenden Regeln beachtet werden: 1. Schon zu Beginn der Arbeit ein Zentraldokument erstellen und dort die Gliederung erstellen. Für jedes Kapitel eine eigene Datei erstellen lassen. 2. Der Text wird in den Filialdokumenten geschrieben, nicht im Zentraldokument. 3. Am Ende der Arbeiten werden die Verweise, Indizes und Verzeichnisse im Zentraldokument sowie das Layout erstellt. Hierbei müssen die Filialdokumente erweitert werden. 4. Um das Layout für den Druck zu erstellen, sollten man im Zentraldokument auf die Seiten-Layout-Sicht umschalten. 5. Das Zentraldokument so selten wie möglich speichern. Ist es doch mal gesperrt, muß ein neues Zentraldokument angelegt werden, in das die existierenden Filialdokumente eingefügt werden. 6. Sollen existierende Dokumente eingefügt werden, sollten vor dem Einfügen die Formatvorlagen angeglichen werden. 7. Zum Bearbeiten von Dokumenten auf anderen Rechner ausschließlich die Filialdokumente verwenden, das Zentraldokument nur auf einem einzigen Rechner belassen und bearbeiten. Alternativ bleibt nichts übrig, als die benötigte Verzeichnisstruktur zu kopieren. Arbeiten mit Zentraldokuments Im Menü ANSICHT den Punkt ZENTRALDOKUMENT anwählen. Es erscheint eine weitere Symbolleiste, die alle benötigten Funktionen enthält. 5 Schritte zum Erstellen einer Studien- / Diplomarbeit mit MS Word 97 1

2 1. Schritt: Word einrichten, Vorbereiten der Datei und Anlegen einer Vorlage Einrichten von Word (Menü EXTRAS.OPTIONEN) - Auf der Karte SPEICHERN SICHERUNGSKOPIE IMMER ERSTELLEN und SPEICHERUNG IM HINTERGRUND ZULASSEN aktivieren und AUTOWIEDERHERSTELLEN-INFO SPEICHERN auf 5 bis 10 Minuten einstellen. Vorbereiten der Datei (Menü DATEI.SEITE EINRICHTEN) - Seitenformat (DIN A4) und Seitenausrichtung Hochformat. - Seitenränder auf folgende Werte einstellen: a) oben: 2,5 cm b) unten: 2,5 cm c) links: 3,5 cm d) rechts: 2,0 cm e) Fußzeile oben: 1,25 cm f) Fußzeile unten: 1,25 cm Formatvorlagen bearbeiten (Menü FORMAT.FORMATVORLAGE) - Hinweis: Die Einstellungen für die Formatvorlage STANDARD werden bei allen anderen Formatvorlagen zu Grunde gelegt. - Die folgende Tabelle enthält Vorschläge, wie die wichtigsten Formatvorlagen definiert werden können. Vorlage Schrift Größe Ausrichtung Zeilenabstand Abstand vor Abstand nach Standard Arial 12 pt Blocksatz 1,5-fach 0 pt 12 pt Überschrift 1 Arial, fett 14 pt linksbündig 1,5-fach 6 pt 15 pt Überschrift 2 Arial, fett 13 pt linksbündig 1,5-fach 18 pt 15 pt Überschrift 3 Arial, fett 12 pt linksbündig 1,5-fach 18 pt 15 pt Beschriftung Arial, kursiv, 12 pt Blocksatz 1,5-fach 12 pt 12 pt unterstrichen Seitenzahl Arial 12 pt Kopfzeile Arial, kursiv 11 pt Blocksatz 1,5-fach 0 pt 12 pt Fußzeile Arial 12 pt Blocksatz 1,5-fach 0 pt 12 pt Tabelle 1: Vorschläge für die wichtigsten Formatvorlagen 5 Schritte zum Erstellen einer Studien- / Diplomarbeit mit MS Word 97 2

3 Kopfzeile einrichten und Seitenzahlen einfügen - Über ANSICHT.KOPF- UND FUßZEILE in die entsprechende Ansicht wechseln. - In der Kopfzeile über EINFÜGEN.FELD.VERKNÜPFUNGEN UND VERWEISE ein Feld vom Typ FVREF mit dem Parameter Überschrift 1 einfügen (über die Schaltfläche OPTIONEN und die Karte FORMATVORLAGEN). - Über EINFÜGEN.SEITENZAHLEN die Seitenzahl in der Kopfzeile rechts einfügen. Hinweis: Nach den Verzeichnissen am Anfang des Texts ein ABSCHNITTSENDE (Menü EINFÜGEN.MANUELLER WECHSEL) einfügen. Im Text davor römischen Seitenzahlen, im Text danach arabischen Ziffern und beginnend bei 1 einfügen. Sprache festlegen (Menü Extras.Sprache.Sprache bestimmen) - Damit die Rechtschreibeprüfung funktioniert, muß für den Text vorher die Sprache festgelegt werden. - Über das Menü EXTRAS.SPRACHE.THESAURUS können verwandte Begriffe eines Worts gesucht werden. Vorlage erstellen - Die so erstellte Datei ohne Text als DOKUMENTVORLAGE (*.DOT) speichern (Menü DATEI.SPEICHERN UNTER). - Beim Erstellen einer Neuen Datei der Arbeit (neues Kapitel etc.) über DATEI.NEU diese Vorlage verwenden. So sind alle wichtigen Einstellungen vorhanden. - Für jede neue Datei sollten die Informationen im Menü DATEI.EIGENSCHAFTEN ausgefüllt werden. Hinweis: Besteht die Arbeit aus mehreren Dateien, so kann die Funktion Masterdokument Filialdokumente verwendet werden. Dadurch wird für jedes Kapitel eine Datei angelegt. Im Gegensatz zur herkömmlichen Weise können auf diese Weise Querverweise und Verzeichnisse aus mehreren Dateien erstellt werden. Weitere Informationen hierzu finden sich in Word-Hilfe. 2. Schritt: Gliederung erstellen - Gliederungsansicht über Menü ANSICHT.GLIEDERUNG oder den entsprechenden Button in der Statusleiste aktivieren. - Die Gliederung wird über die Pfeil-Buttons hergestellt. Dabei wird dem Text automatisch die richtige Formatvorlage zugewiesen. - Nachdem die Gliederungspunkte für die Verzeichnisse markiert wurden, kann über FORMAT.NUMERIERUNGEN UND AUFZÄHLUNGEN der Typ (OHNE) festgelegt werden. Die anderen Gliederungspunkte werden mit den Standard-Vorlage formatiert (2. Kasten von links in der zweiten Zeile im Dialog). 5 Schritte zum Erstellen einer Studien- / Diplomarbeit mit MS Word 97 3

4 3. Schritt: Text erstellen Text - Nur bei Absätzen und Aufzählungen die Absatzstop-Marke (RETURN) verwenden, sonst den Zeilenumbruch (UMSCHALT-RETURN) verwenden. - Bei Verweisen auf Abbildungen, Gleichungen, Tabellen oder andere Textstellen einen Querverweis einfügen (Menü EINFÜGEN.QUERVERWEIS). - Um einen Text einzurücken benutzt man TABULATOREN, ERSTZEILENEINZUG und HÄNGENDER EINZUG (Winkel, oberes bzw. unteres Dreieck in Lineal). Weitere Informationen hierzu finden sich in der Hilfe. Tabellen - Die Funktionen zum Bearbeiten finden sich alle im Menü TABELLE. - Die Funktion TABELLE.TABELLE AUTOFORMAT benutzen, um den Tabellen ein einheitliches Aussehen zu geben. - In der Standard-Symbolleiste kann über den entsprechenden Button die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN aktiviert werden. - Eine Tabelle kann über TABELLE.ZELLENHÖHE UND BREITE zentriert werden. - Zum Beschriften der Tabelle diese erst markieren und dann die Beschriftung über EINFÜGEN.BESCHRIFTUNG oder über das KONTEXTMENÜ einfügen. Hier kann auch die Funktion AUTOBESCHRIFTUNG aktiviert werden. Abbildungen - Abbildungen werden über DRAG- AND DROP, COPY AND PASTE oder EINFÜGEN.GRAFIK eingefügt. - Grafiken können in den Text eingebunden oder mit dem Text verknüpft werden. Wie die Grafik in den Text eingebunden wird, kann für jede einzelne beim Einfügen festgelegt werden. Weitere Informationen hierzu finden sich in der Hilfe. - Über das Textformat Zentriert kann die Abbildung zentriert werden. - Ein Rahmen kann über die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN oder die Funktion Rahmen im KONTEXTMENÜ eingefügt werden. - Um eine Grafik an einer bestimmten Stelle zu fixieren oder den Text um die Grafik herum fließen lassen zu können, muß ein Textfeld (Menü EINFÜGEN.TEXTFELD)oder ein Positionsrahmen (Option in den EIGENSCHAFTEN eines TEXTFELDS) eingefügt werden. Weitere Informationen zu Text- und Positionsrahmen finden sich in der Hilfe. - Zum Beschriften der Tabelle diese erst markieren und dann die Beschriftung über EINFÜGEN.BESCHRIFTUNG oder über das KONTEXTMENÜ einfügen. Hier kann auch die Funktion AUTOBESCHRIFTUNG aktiviert werden. Aufzählungen und Listen - Aufzählungen und Listen werden von Word automatisch erstellt. Je nachdem ob das erst Zeichen ein Spiegelstrich, eine Ziffer oder ein Buchstabe ist, ergibt es eine Liste oder ein Aufzählung. - Vor dem ersten Eintrag und nach jedem Eintrag muß eine Absatzstop-Marke (RETURN) stehen. Um Text zu einem Eintrag zu Schreiben, wird der Zeilenumbruch (UMSCHALT- RETURN) bzw. TABULATOR gefolgt von einem ZEILENUMBRUCH (um den Blocksatz zu verhindern) gesetzt. - Eine Liste bzw. Aufzählung kann über FORMAT.NUMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGEN formatiert werden. 5 Schritte zum Erstellen einer Studien- / Diplomarbeit mit MS Word 97 4

5 4. Schritt: Abschließende Tätigkeiten Erstellen von Verzeichnissen und Indizes Hinweis: Verweise, Indizes und Querverweise können nur verwendet werden, wenn mit Formatvorlagen gearbeitet wird. - Zum Erstellen eines Sachwortverzeichnisses müssen die Einträge markiert werden. In Word wird das entsprechende Wort markiert und der Dialog INDEXEINTRAG FESTLEGEN über die Tastenkombination SHIFT-ALT-X aufgerufen. - Die Einträge stehen als verborgener Text im Dokument, sie können über die Symbolleiste sichtbar gemacht werden. Jeder Eintrag beginnt mit den Zeichen XE. - Inhalts-, Abbildungs-, Tabellen- und Sachwortverzeichnisse werden über den Menüpunkt EINFÜGEN.INDEX UND VERZEICHNISSE erstellt. - Die Indizes und Verzeichnisse können über den Punkt AKTUALISIEREN im KONTEXTMENÜ aktualisiert werden. - Das Aussehen der Indizes und Verzeichnisse kann man beim Erstellen im Dialog bzw. über die Formatvorlagen INDEX 1-9 und VERZEICHNIS 1-9 festlegen. Rechtschreibe- und Grammatikprüfung, Silbentrennung - Bei der Eingabe wird die Rechtschreibung automatisch geprüft, nicht erkannte Worte werden durch eine rote Schlangenlinie angezeigt. - Der ganze Text kann durch den entsprechenden Button oder über EXTRAS.RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK geprüft werden. - Die Silbentrennung sollte eingeschaltet werden. - Öfter vorkommende Fehler können mit Hilfe der AUTOKORREKTUR automatisch korrigiert werden. Dazu wird im Menü EXTRAS.AUTOKORREKTUR die falsche und die richtige Schreibweise eingetragen. 5. Schritt: Layout und Ausdrucken - Das Layout sollte erst ganz am Ende direkt vor den Ausdruck geschehen. Hierbei werden die endgültigen Seitenwechsel und die Position der Abbildungen und Tabellen festgelegt. - Beim Layout muß unbedingt der Druckertreiber aktiviert sein, der zu dem Drucker gehört, auf dem die Arbeit am Ende ausgedruckt wird (DATEI.DRUCKEN -> Drucker auswählen - > Button SCHLIEßEN betätigen). - Vor dem Ausdruck kann das Aussehen über die Seitenansicht kontrolliert werden (SYMBOLLEISTE oder DATEI.SEITENANSICHT). 5 Schritte zum Erstellen einer Studien- / Diplomarbeit mit MS Word 97 5