Anleitung. Serienbrief - Outlook 2010 (Stand: Mai 2014)

Transkript

1 Anleitung Serienbrief - Outlook 2010 (Stand: Mai 2014) Lisa Spielberger - Jakobsplatz Bamberg Tel (09 51) , Fax (09 51) , Mobil (01 79) , eckert@erzbistum-bamberg.de

2 Inhaltsverzeichnis 2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung 3 2 Kategorien erstellen Motivation Kategorien zuweisenund erstellen Aufrufen des Kategorieneintrags Zuweisen von Kategorien zu Empfängern Neuanlage von Kategorien Anzeigen von Personen innerhalb einer Kategorie 5 3 Mailing erstellen Auswahl der Personen Serienbrief erstellen Vorarbeiten in Outlook Aufbau des eigentlichen Serienbriefes in Word Zuweisen der Seriendruckfelder Versenden des Dokuments 9

3 2. Kategorien 3 1 Vorbemerkung Im Folgenden werden alle Schritte erklärt, die notwendig sind, um einen Serienbrief im Outlook 2010 zu erstellen. 2 Kategorien erstellen 2.1 Motivation Ziel ist es, einen Brief an mehrere Personen per zu senden oder auszudrucken, ohne jedes Dokument einzeln anzufertigen. 2.2 Kategorien zuweisenund erstellen Aufrufen des Kategorieneintrags Zu Beginn ist es notwendig, die Personengruppe, die den Serienbrief erhalten, in einer Gruppe zusammenzufassen. Das Instrument für diesen Vorgang sind die Kategorien. Klicken Sie auf den Reiter Ansicht. Drücken Sie den Button Ansicht ändern, in dem Sie den Button Liste finden, der zu aktivieren ist. Die Ansicht im Menüband ändert sich und im Bereich Anordnung ist der Eintrag Kategorien gewählt.

4 2. Kategorien Zuweisen von Kategorien zu Empfängern Klicken Sie in der Liste unten mit der rechten Maustaste die Person an, die eine oder mehrere Kategorien erhalten soll. Es öffnet sich ein Kontextmenü, ähnlich der unten stehenden Ansicht. Dort klicken Sie die Kategorie an, die Sie der Person zuweisen wollen Neuanlage von Kategorien Sollte es in der Liste der Kategorien noch nicht die geben, die Sie benötigen - das Arbeiten mit Namen wie Lila Kategorie ist nicht sehr aussagekräftig - können Sie über den Eintrag Alle Kategorien das Menü zur Neuanlage öffnen.

5 2. Kategorien 5 Über den Button Neu erscheint folgender Dialog: Tragen Sie den Namen der Gruppe ein und vergeben Sie eine Farbe. Über die OK-Taste bestätigen Sie Ihre Eingaben. In der Liste erscheint jetzt Ihre neue Kategorie, die über die Schaltfläche Löschen auch wieder entfernt werden kann. 2.3 Anzeigen von Personen innerhalb einer Kategorie In der Liste der Personen finden Sie in den Feldnamen oben die Spalte Kategorien.

6 2. Kategorien 6 Klicken Sie auf den Kopf, werden die Kategorien mit den von Ihnen zugewiesenen Personen je nach vorheriger Ansicht alphabetisch auf- oder absteigend gezeigt. Über die rechte Mausetaste und das Kontextmenü können Sie Personen aus der Gruppe auch wieder hinausklicken. Aktivieren Sie dazu einfach erneut. den Eintrag der Gruppe in der Liste.

7 3. Mailing erstellen 7 3 Mailing erstellen 3.1 Auswahl der Personen Makieren Sie nun alle Kontakte in der von Ihnen angelegten Kategorie. Am einfachsten ist es, Sie klicken den ersten Eintrag an, halten dann die Umschalt-Taste gedrückt und aktivieren den letzten Namen der Liste. 3.2 Serienbrief erstellen Vorarbeiten in Outlook Um den Seriendruck zu öffen, klicken Sie in der Leiste auf den Start - Button. Danach finden Sie unter dem Unterpunkt Aktionen den Button Seriendruck. Wichtig in dem geöffneten Fenster ist, dass Sie unter dem Punkt Dokument angeben, ob Sie bereits ein Dokument angefertigt haben oder ob Sie ein neues Dokument erstellen wollen. Unter dem Punkt Optionen geben Sie an, ob Sie das Dokument ausdrucken (Drucker) oder per verschicken wollen ( ). Bestätigen Sie dies dann mit OK.

8 3. Mailing erstellen 8 Nachdem Sie den Eintrag E- Mail angeklickt haben, blendet sich das Feld Nachrichtenbetreffzeile ein, in dem Sie die Betreffzeile der festlegen können Aufbau des eigentlichen Serienbriefes in Word Nach Klicken des OK-Buttons im eben genannten Dialog startet Word Zuweisen der Seriendruckfelder Über den Button Seriendruckfeld einfügen auf dem Reiter Sendungen finden Sie wie gewohnt die Seriendruckfelder für Ihr Dokument. Die Serienbrief-Funktionalität bleibt wie von normalen Serienbriefen gewohnt.

9 3. Mailing erstellen Versenden des Dokuments Wenn Sie das Dokument verschicken wollen, gehen Sie auf den Reiter Fertig stellen und zusammenführen. Es öffnet sich ein Drop-Down-Menü, auf dem Sie auf -Nachrichten senden klicken. Wenn Sie den neben stehenden Dialog erscheinen, wird das Dokument an die ausgewählten E- Mail-Adressen verschickt.