Selbsttest Prozessmanagement

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1 Selbsttest Prozessmanagement Zur Feststellung des aktuellen Status des Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen steht Ihnen dieser kurze Test mit zehn Fragen zur Verfügung. Der Test dient Ihrer persönlichen Reflektion. Die Darstellung der richtigen Antworten finden Sie nach den Fragen. 1. Kennen Sie die Leistungsarten der Aktivitäten in Ihrem Unternehmen? Wirkleistung, Blindleistung Nutzleistung, Fehlleistung Stützleistung, Blindleistung Nutzleistung, Stützleistung, Blindleistung, Fehlleistung 2. Welche Anteile haben die Leistungsarten in Ihrem Unternehmen? Nutzleistung: 25 %; Stützleistung: 45 %; Blindleistung: 20 %; Fehlleistung: 10 % Nutzleistung: 60 %; Stützleistung: 20 %; Blindleistung: 15 %; Fehlleistung: 5 % Nutzleistung: 40 %; Stützleistung: 25 %; Blindleistung: 10 %; Fehlleistung: 25 % Nutzleistung: 15 %; Stützleistung: 50 %; Blindleistung: 25 %; Fehlleistung: 10 % 3. Wie sieht die Prozesslandschaft in Ihrem Unternehmen aus? Leistungsprozesse, Unterstützungsprozesse Führungsprozesse, Unterstützungsprozesse Führungsprozesse, Leistungsprozesse, Unterstützungsprozesse, sonstige Aktivitäten Leistungsprozesse, sonstige Aktivitäten 4. Verfügen Sie über betriebliche Strukturen (Personen & Prozesse), um kontinuierliche Verbesserungen zu erreichen? Zufällig Teilweise Ja 5. Sind Ihre Prozesse so dokumentiert, wie sie täglich auch gelebt werden? Teilweise Dokumentiert ja, aber anders gelebt Wie gelebt dokumentiert Götz Müller, GeeMco Götz Müller Consulting, 1

2 6. Kennen Sie die 7+1 Verschwendungen? 1-2 davon 3-5 davon 6-7 davon Ja, alle Reduzieren Sie in Ihrem Unternehmen auftretende Verschwendungen? Sporadisch, zufällig Teilweise, geplant Kontinuierlich 8. Kennen Sie die Variation in Ihren Prozessen?, was ist Variation? In wenigen In einigen In den meisten In allen 9. Welches Ausmaß hat die Variation in Ihren Prozessen?, wie messe ich Variation? < 6σ 5-6σ 3-4σ 1-2σ 10. Unternehmen Sie in Ihrem Unternehmen Anstrengung, um die Variation zu reduzieren? Manchmal Koste es, was es wolle Ja, mit strikter Kosten-Nutzen-Orientierung Götz Müller, GeeMco Götz Müller Consulting, 2

3 1. Kennen Sie die Leistungsarten der Aktivitäten in Ihrem Unternehmen? Richtige Antwort: Nutzleistung, Stützleistung, Blindleistung, Fehlleistung Mit Nutzleistung werden die Aktivitäten bezeichnet, die zur Wertschöpfung an Produkten und Dienstleistungen beiträgt und für die der Kunde bezahlt. Nutzleistung wird erbracht in der Produktion, Fertigung und im Kundendienst und anderen Dienstleistungen. Stützleistung zählt zu den wertneutralen, aber geplanten Aktivitäten, sie ist notwendig, um die Nutzleistung zu erbringen. Stützleistung fällt z.b. im Einkauf, in der IT und der Personalabteilung an. Blindleistung sind ungeplante, noch wertneutrale Aktivitäten. Blindleistung sind die klassischen Verschwendungen. Fehlleistung sind wertmindernde Aktivitäten, die der Kunde auch als solche wahrnimmt. 2. Welche Anteile haben die Leistungsarten in Ihrem Unternehmen? Im Schnitt besteht in Unternehmen die folgende Aufteilung der Leistungsarten (branchenabhängig) Nutzleistung: 25 %; Stützleistung: 45 %; Blindleistung: 20 %; Fehlleistung: 10 % Das Ziel von Prozessoptimierung ist die kontinuierliche Verbesserung der Nutz- und Stützleistung, sowie die Verminderung der Blind- und Fehlleistung. 3. Wie sieht die Prozesslandschaft in Ihrem Unternehmen aus? Die Prozesse und Abläufe im Unternehmen können in folgende Kategorien eingeteilt werden: Führungsprozesse, Leistungsprozesse, Unterstützungsprozesse, sonstige Aktivitäten Zu den Führungsprozessen gehört die Ziel- und Strategieentwicklung, das Controlling und das Prozessmanagement. Produktion/Fertigung, Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb und Kundendienst fallen in die Kategorie Leistungsprozesse. Unterstützungsprozesse laufen ab im Einkauf, in der Personalabteilung und IT. Sonstige Aktivitäten sind alle nicht prozessgebundenen Aufgaben, sie sind am stärksten individualisiert nach Unternehmen und Branche. 4. Verfügen Sie über betriebliche Strukturen (Personen & Prozesse), um kontinuierliche Verbesserungen zu erreichen? Die korrekte Antwort kann hier nur "Ja" lauten. Kontinuierliche Verbesserung kann nur geplant durch definierte Verantwortlichkeiten und festgelegte Abläufe erreicht werden. Die individuellen Inhalte der Verbesserungsaktivitäten hängen dann natürlich immer vom aktuellen Fall ab. Götz Müller, GeeMco Götz Müller Consulting, 3

4 5. Sind Ihre Prozesse so dokumentiert, wie sie täglich auch gelebt werden? Die Dokumentation von Prozessen muss immer die Realität der betrieblichen Praxis widerspiegeln. Bei Abweichungen kann die Ursache in beiden Bereichen liegen. Das sklavische Festhalten an veralteten Prozessen, wie sie in der Dokumentation beschrieben sind, ist dabei genauso falsch wie aktuelle Prozesse, die nicht entsprechend dokumentiert sind. 6. Kennen Sie die 7+1 Verschwendungen? Nur wenn Sie alle 7+1 Verschwendungen kennen, können Sie die entsprechenden Verschwendungen im Unternehmen auch erkennen und durch Gegenmaßnahmen vermeiden. Zu den Verschwendungen im betrieblichen Alltag gehören - Fehler und Defekte - Überproduktion - Lagerbestände - Wartezeiten - Überbearbeitung - Transport von Material und Gütern - Bewegung von Menschen - Fehlende Ausschöpfung von Mitarbeiterpotenzial 7. Reduzieren Sie in Ihrem Unternehmen auftretende Verschwendungen? Es genügt natürlich nicht die Verschwendungen zu kennen und zu erkennen, sondern es ist natürlich auch nötig, sie gezielt zu vermeiden. Die Vermeidung sollte nicht sporadisch oder zufällig geschehen, sonder geplant und kontinuierlich durchgeführt werden. 8. Kennen Sie die Variation in Ihren Prozessen? Variation in Prozessen sollte grundsätzlich minimiert werden. Variationen können dabei z.b. in der Durchlaufzeit, in der Ausbeute, bei eingesetzten Ressourcen und in der resultierenden Qualität auftreten. Die Ursachen und Folgen von Variationen können die vorgenannten Verschwendungen sein. Götz Müller, GeeMco Götz Müller Consulting, 4

5 9. Welches Ausmaß hat die Variation in Ihren Prozessen? Variation ist eine statistische Größe, sie wird in Vielfachen der Standardabweichung ausgedrückt. Nullfehler kann dabei theoretisch nie erreicht werden, wird aber kontinuierlich angestrebt. Das Ziel ist also ein möglichst hoher Sigma-Wert. Den Sigma-Werten entsprechen folgende Fehlerzahlen in 1 Million Fällen: - 1σ = Fehler - 2σ = Fehler - 3σ = Fehler - 4σ = Fehler - 5σ = 233 Fehler - 6σ = 3,4 Fehler 10. Unternehmen Sie in Ihrem Unternehmen Anstrengung, um die Variation zu reduzieren? Richtige Lösung: Ja, mit strikter Kosten-Nutzen-Orientierung Die Variation in den Prozessen zu ignorieren, ist genauso falsch wie blinde Optimierung ohne Betrachtung der Kosten-Nutzen-Relation. Diese dient dann auch dazu, die notwendigen Schwerpunkte der Optimierungsaktivitäten zu identifizieren. Herzlichen Glückwünsch! Sie haben diesen kleinen Test abgeschlossen. Reflektieren Sie jetzt noch mal Ihre Antworten und die Fälle, in denen Sie in Ihrer betrieblichen Praxis noch nicht das Optimum erreicht haben. Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir, damit wir in einem unverbindlichen Gespräch klären, wie ich Sie mit der Six Sigma und Lean Management Methode bei der Optmierung Ihrer Prozesse unterstützen kann. Sie erreichen dadurch Kostensenkungen und steigern die Zufriedenheit Ihrer Kunden. GeeMco Götz Müller Consulting Sandäcker Weissach im Tal Tel: Fax: Mob: info@geemco.de Götz Müller, GeeMco Götz Müller Consulting, 5