1. Einführung. 2. Alternativen zu eigenen Auswertungen. 3. Erstellen eigener Tabellen-Auswertungen

Transkript

1 1. Einführung Über die Tabellen-Auswertungen können Sie eigene Auswertungen nach Ihren Wünschen erstellen. Diese Auswertungen werden immer anhand der aktuellen Daten aus orgamax ermittelt, Sie können also eine Auswertung vorbereiten, speichern und diese immer bei Bedarf mit den aktuellsten Daten einsehen. Darüber hinaus können Sie die ausgegebene Liste nach Excel exportieren oder als PDF-Datei speichern. 2. Alternativen zu eigenen Auswertungen orgamax bietet schon diverse fertige Auswertungen, die vielleicht schon das bieten, was Sie benötigen. Diese Auswertungen finden Sie unter den Menüpunkten orgamax -> Daten-Export oder Listen & Statistiken -> Spezielle Excel-Auswertungen. Schauen Sie sich also ruhig einmal die Varianten an, die orgamax ab Werk bietet. Vielleicht ist ja schon das dabei, was sie benötigen. Alternativ dazu können wir für Sie gern eigene Auswertungen schreiben, da manche Auswertungen zu komplex sind, um diese über die Tabellen- Auswertungen abzubilden. Diese kostenpflichtige Leistung können Sie gern mit uns über die Supporthotline besprechen. 3. Erstellen eigener Tabellen-Auswertungen Als Beispiel möchte ich eine Liste über alle bezahlten Rechnungen des Jahres 2010 erstellen. Diese Liste könnten Sie auch genauso gut direkt über die Filterfunktion in der Rechnungsübersicht erstellen. Der Vorteil der Tabellen-Auswertungen ist allerdings (wie oben beschrieben), dass Sie die Filter speichern können. Sie können also die Tabellen-Auswertung später erneut mit wenigen Klicks aufrufen. Öffnen Sie dazu zuerst die Tabellen-Auswertungen unter dem Menüpunkt Listen & Statistiken (eventuell müssen Sie dazu etwas nach unten scrollen, da dies der letzte Programmpunkt in orgamax ist).

2 In dieser Ansicht sehen Sie später die einzelnen von Ihnen erstellten Auswertungen. Diese lassen sich dann über einen Doppelklick öffnen. Um eine neue Auswertung zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf Neu :

3 Unter Bezeichnung tragen Sie nun die Bezeichnung ein, unter der Ihre Tabellen-Auswertung gespeichert wird. Die Datenquelle steht für den Bereich, über den Sie Ihre Auswertung erstellen möchten. Möchten Sie beispielsweise eine Auswertung über die Kunden erstellen, wählen sie als Datenquelle Kunden aus. Möchten Sie verkaufte Artikelpositionen auswerten, wählen sie Artikelverwendungen aus. In diesem Fall wähle ich nun als Datenquelle Rechnungen aus. Das Feld Anmerkungen muss nicht gefüllt sein und dient nur kurzen Anmerkungen zur jeweiligen Auswertung. Klicken Sie nun auf OK. Es öffnet sich folgendes Fenster (ich habe dafür als Beispiel unsere Demodaten geöffnet): Diese Ansicht lässt sich so später 1:1 exportieren. Zur besseren Übersicht können Sie schon hier die Spalten entsprechend anpassen. Bei Bedarf können Sie auch noch weitere Spalten darstellen. Klicken Sie dazu auf Spaltenliste einblenden. Folgendes Fenster öffnet sich:

4 Wollen Sie die Auftragsart mit ausgeben, so klicken Sie mit der linken Maustaste auf Auftragsart und halten die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun den Mauszeiger oben in der Spaltenüberschrift an die gewünschte Stelle, beispielsweise direkt rechts neben den Status. Erscheinen zwei kleine grüne Pfeile, könne Sie die Maustaste loslassen. Die Spalte Auftragsart steht Ihnen nun zur Verfügung. Dies geht natürlich mit allen anderen Feldern auf die gleiche Weise. Spalten, die Sie nicht benötigen, können Sie übrigens auf genau dem umgekehrten Weg von der Überschrift in die Box Anpassen verschieben. Die Spalten verschwinden dann aus Ihrer Auswertung. Ich habe meine Auswertung soweit angepasst, dass ich alle relevanten Felder in der Übersicht sehe: Ich möchte nun alle bezahlten Rechnungen sehen. Der Bezahlstatus wird auf der linken Seite unter der Spalte Status abgebildet. Grün steht dabei für bezahlt. Da ich nur alle bezahlten Rechnungen sehen möchte, klicke ich auf den kleinen Kasten mit dem Pfeil nach unten in der Spalte Status :

5 Ein Fenster öffnet sich. Hier kann ich durch setzen des Häkchens Zahlung erfolgt alle bezahlten Rechnungen auswählen: Meine Übersicht sieht nun so aus: Nun möchte ich diese Auswahl noch für einen bestimmten Zeitraum einschränken. Dazu klicke ich auf das Kästchen in der Spalte Datum :

6 In diesem Fenster können Sie nun theoretisch alle Tage einzeln anklicken, die in den gewünschten Zeitraum fallen. Dies geht aber auch komfortabler. Klicken Sie dazu auf (Benutzerdefiniert ) : Hier können Sie nun einen bestimmten Zeitraum auswählen. Orientieren Sie sich an diesem Beispiel, in dem ich alle Rechnungen des Jahres 2010 ausgeben möchte. Schließen Sie dieses Fenster über OK. Sie haben nun eine Liste über alle bezahlten Rechnungen des frei festgelegten Zeitraums. Über die Seitenvorschau unten links können Sie diese Auswertung als PDF-Datei speichern. Über Tabelle in MS-Excel bearbeiten oder Tabelle exportieren können Sie diese Daten in Excel abbilden. Klicken Sie auf OK um die Tabellen-Auswertung zu schließen. Diese können Sie später mit den aktuellen Daten erneut öffnen.