Anleitung für die Hausverwaltung

Transkript

1 Version vom 15. September 2006 Autor Kontakt Gruppenhaus.ch GmbH Inhalt 1 Allgemeines Login Wenn Sie nicht mehr weiter wissen Belegungsplan Belegungen verwalten Die Administrationsseite Neue Belegung erfassen Betriebsferien erfassen Belegungen bearbeiten oder löschen Den Belegungsplan in die eigene Website einbinden... 6

2 2 1 Allgemeines Mit verschiedenen Administrations-Werkzeugen auf gruppenhaus.ch wollen wir Sie bei der Hausverwaltung unterstützen. Das Angebot wird laufend weiter ausgebaut. Die aktuelle Version dieser Anleitung finden Sie immer auf der Administrationsseite unter Wenn Sie Anregungen haben, dann teilen Sie uns diese bitte mit. Wir freuen uns darauf, die Administrations-Werkzeuge nach Ihren Wünschen zu verbessern und zu erweitern. 1.1 Login Bevor Sie mit der Administration beginnen können, müssen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und mit Ihrem Passwort unter anmelden. Falls Sie noch keine Login-Daten erhalten haben, können Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort mit einem an support@gruppenhaus.ch anfordern. 1.2 Wenn Sie nicht mehr weiter wissen Wenn bei der Administration Fragen auftauchen, dann helfen wir Ihnen gerne weiter. Am besten kontaktieren Sie uns mit einem an support@gruppenhaus.ch. Wir werden uns dann per oder telefonisch mit Ihnen in Verbindung setzen.

3 3 2 Belegungsplan 2.1 Belegungen verwalten Auf dieser Seite können Sie Belegungen und Betriebsferien erfassen, ändern und löschen sowie den aktuellen Belegungsplan ausdrucken Die Administrationsseite Anleitung als PDF-Dokument. Link zum Hauseintrag auf Haus (falls Sie mehrere verwalten) und zu bearbeitendes Jahr auswählen. Provisorische Reservation. Diese werden auf der Website nicht angezeigt. Hier liegt ein Konflikt vor (Überbelegung). Überprüfen Sie die Belegungen in der Belegungsliste weiter unten. Belegungsplan in Website einbinden (siehe 2.2.) Erfassungsmaske. Belegungsliste. Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken, können Sie diesen in der Erfassungsmaske bearbeiten. Abbildung 1 Die Administrationsseite Belegungsplan ausdrucken. Belegungsliste mit allen erfassten Kundendaten als PDF-Dokument.

4 Neue Belegung erfassen Legt fest, ob die Gruppe das ganze Haus beansprucht. Adresse, Kontaktdaten und Notizen zur Gruppe erfassen (falls gewünscht). Zurück ohne zu speichern. Belegung speichern. Abbildung 2 Neue Belegung erfassen Sie können nur die Minimalen Daten erfassen (Abbildung 2 oben) oder die komplette Adresse der Gruppe mit Kontaktdaten und Notizen (Abbildung 2 unten). Wenn Sie alle Daten erfassen, können Sie jederzeit eine komplette Belegungsliste mit allen Daten der Gruppen ansehen oder ausdrucken. So haben Sie Ihre Belegungen jederzeit im Griff Betriebsferien erfassen Aktion auswählen. von bis Datum angeben. Betriebsferien speichern. Abbildung 3 Betriebsferien erfassen

5 Belegungen bearbeiten oder löschen Per Klick auf den Eintrag in der Liste wird die Belegung in der Erfassungsmaske zum Bearbeiten geöffnet. Wenn noch keine Adressoder Kontaktdaten erfasst sind, kann die Erfassungsmaske mit dem Link «Details erfassen» erweitert werden. Zurück ohne zu speichern. Belegung löschen. Belegung speichern. Abbildung 4 Belegungen bearbeiten oder löschen Bei Belegungen, die via gruppenhaus.ch vermittelt wurden, können die Adressdaten nicht verändert werden. Sollte es Fehler haben, dann senden Sie bitte ein mit der korrekten Adresse an office@gruppenhaus.ch. Wir nehmen die Korrektur dann gerne vor. Abbildung 5 Belegungen bearbeiten, die via gruppenhaus.ch vermittelt wurde Belegungen, die via gruppenhaus.ch vermittelt wurden, können nicht direkt gelöscht werden. Über den Button «Löschen» kann eine Annulationsmeldung an gruppenhaus.ch geschickt werden.

6 6 2.2 Den Belegungsplan in die eigene Website einbinden Sie können den Belegungsplan von gruppenhaus.ch ganz einfach in Ihre eigene Website einbinden. So wird der Belegungsplan auf Ihrer Website automatisch aktualisiert, wenn Sie die Belegungen auf gruppenhaus.ch aktuell halten. Kopieren Sie den folgenden Code dort in Ihre Website, wo der Belegungsplan angezeigt werden soll: <br> <iframe src=" width="605" height="400" frameborder="0"></iframe> <br> Zu beachten: - Das Wort Haus müssen Sie mit der Nummer Ihres Hauses bei gruppenhaus.ch ersetzen. Sie finden den kompletten Code mit Ihrer Hausnummer auf der Administrationsseite (siehe Abbildung 6). - Wenn die Hintergrundfarbe Ihrer Website nicht weiss ist, können Sie anstelle von FFFFFF die Farbe Ihrer Website im Hexadezimal-Code angeben. - Sie können den Belegungsplan auch in französisch oder in englisch anzeigen. Ersetzen Sie dazu den Buchstaben d mit f (französisch) oder e (englisch). Wenn Sie mit der Einbindung des Belegungsplans in Ihre Website Probleme haben oder falls Sie weitere Wünsche oder Anregungen haben, dann kontaktieren Sie uns bitte per an support@gruppenhaus.ch. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Auf der Administrationsseite finden Sie den kompletten Code mit Vorschaumöglichkeit für die Einbindung des Belegungsplans auf Ihrer Website. Abbildung 6 Einbinden des Belegungsplans