Nützliche Tipps für Einsteiger

Transkript

1 Nützliche Tipps für Einsteiger Zusätzliche Browsertabs - effizienter Arbeiten Ein nützlicher Tipp für das Arbeiten mit easysys ist das Öffnen mehrerer Browsertabs. Dies kann Ihnen einige Mausklicks ersparen. Klicken Sie einfach mit rechts auf die entsprechenden Verknüpfung und wählen Sie im Kontextmenu "Link in neuem Tab öffnen aus" (Für Mac Benutzer Ctrl + Linksklick). Hat Ihre Maus ein Mausrad bzw. eine mittlere Maustaste, können Sie den neuen Tab gleich mit einem Klick auf das Mausrad oder die mittlere Maustaste öffnen. Ein Beispiel: Sie müssen die Rechnungen für einen bestimmten Kunden kontrollieren. Suchen Sie zunächst die Rechnungen des Kunden über den Tab "Rechnungen" in der Kontaktansicht oder filtern Sie die Listenansicht der Rechnungen in der Auftragsverwaltung nach dem gewünschten Kontakt. Nun öffnen Sie jede Rechnung wie beschrieben in einem separaten Browsertab und bearbeiten diese anschließend der Reihe nach. So ersparen Sie sich das ständige Zurückblättern bzw. das erneute Suchen nach den gewünschten Rechnungen. Breadcrumb Navigation - der Weg zurück aus dem Wald Die sogenannte Breadcrumb Navigation erleichtert es Ihnen innerhalb eines easysys Moduls zu navigieren. Diese Technik finden Sie mittlerweile auf vielen modernen Websites und Applikationen. Sie bildet die Hierarchie der Navigation ab. Auch hier im Supportbereich finden Sie die Breadcrumbs:

2 Mit den hellblauen Links können Sie zum entsprechenden Forum (Nützliche Tipps für Einsteiger), zur Kategorie (Getting started - die ersten Schritte mit easysys) oder auf die Startseite zurückkehren (Online-Hilfe), ohne dass Sie den "Zurück"-Button Ihres Browsers verwenden müssen. Doch zurück zu easysys, auch hier finden Sie die Breadcrumb Navigation oben links, die Ihnen jederzeit zeigt, wo Sie sich befinden. Hier ein Beispiel: Sie befinden sich auf der Einstellungsseite für ein bestimmtes Dokument der Auftragsverwaltung. Nun können Sie entweder zur Übersicht der Dokumenteinstellungen, zu den Einstellungen der Auftragsverwaltung oder zu den weiteren Optionen für die Auftragsverwaltung zurückkehren. Standardtabs festlegen Sie können in jeder Listenansicht einen bestimmten Tab als Standard definieren. Ein Beispiel: Wenn Sie die Liste der Angebote öffnen, wird der Tab "Alle" angezeigt. Sie möchten aber, dass zuerst immer der Tab "offen" angezeigt wird: Öffnen Sie den gewünschten Tab und fahren Sie erneut mit der Maus auf den Tab, nun wird das Icon "Als Standardtab festlegen" sichtbar. Klicken Sie auf das Icon und fortan ist der Tab "offen" als erstes sichtbar, wenn Sie die Liste der Angebote öffnen: Natürlich funktioniert das Ganze auch für Tabs, die Sie über "Eigene Filter" erstellt haben. Außerdem wird die aktuelle Sortierung der Ansicht im Standardtab beibehalten. Allgemein - Ansichten und Filter An dieser Stelle soll kurz auf einige allgemeine Punkte und Funktionen eingegangen werden, auf die Sie immer wieder treffen werden, wenn Sie mit easysys arbeiten.

3 Praktisch in jedem Modul gibt es eine sogenannte Listenansicht, in der Sie die einzelnen Einträge eines Moduls auf einen Blick sehen. Öffnen Sie nun einen dieser Einträge, gelangen Sie in die sogenannte Detailansicht. Funktionen in der Listenansicht Im Folgenden gehen wir auf die Funktionen der Listenansicht am Beispiel des Adressbuches ein: Neuer Eintrag und Einstellungen: Oben links finden Sie stets den Button für einen neuen Eintrag, in diesem Fall für einen neuen Kontakt sowie, je nach Modul, weitere Buttons mit zusätzlichen Funktionen oder Einstellungen. Im Adressbuch gelangen Sie so zu den Funktionen für Import und Export. Mehr dazu erfahren Sie im entsprechenden Beitrag. Tabs: Mit den Tabs oder auch Reitern können Sie sich nur bestimmte Einträge in der Listenansicht anzeigen lassen. In unserem Beispiel werden über den entsprechenden Tab nur Kontakte mit der Kategorie "Kunden" oder "Lieferanten" angezeigt. Sie können über die Funktion "Eigene Filter" auch eigene Tabs erstellen. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten in diesem Beitrag.

4 Anzeige und Export: Hier legen Sie fest, wieviele Einträge in der Listenansicht angezeigt werden sollen. Momentan werden 20 Einträge pro Seite angezeigt, insgesamt gibt es jedoch 28 Einträge. Maximal werden 200 Einträge pro Seite angezeigt. Mit dem Button rechts "Aktuellen Filter exportieren" können Sie die Einträge in eine Excel-Tabelle exportieren, für unser Beispiel also alle 28 Einträge. Es gibt auch andere Wege, um die Dateien zu exportieren. Seitenbrowser: Abhängig von der Anzahl der angezeigten Einträge werden diese auf mehreren Seiten dargestellt. Mit dieser Funktion können Sie vor- und zurückblättern oder direkt auf die gewünschte Seite springen. Filter und Suchfunktion: Wenn Sie einen bestimmten Kontakt suchen, können Sie das Suchfeld oben rechts verwenden. So können Sie zum Beispiel nach einem Namen, einer Kontaktnummer, einer Adresse oder einer Ortschaft suchen. Mit der Funktion "Detailliert Filtern" können Sie die Listenansicht nach eigenen Kriterien filtern. Mehr dazu erfahren Sie gleich weiter unten in diesem Beitrag. Aktionsdropdown:

5 Mit dem "Aktionsdropdown", welches Sie in einigen Modulen unten rechts finden, können Sie bestimmte Vorgänge für mehrere ausgewählte Einträge in der entsprechenden Listenansicht durchführen. Für das Adressbuch sind das weitere Exportvorgänge, Löschfunktion, sowie die "Mehrfachmutation". Weitere Details zu diesen Funktionen finden Sie im entsprechenden Beitrag. Filter verwenden Wie bereits oben erwähnt, haben Sie die Möglichkeit, eine Listenansicht nach eigenen Kriterien zu filtern und diese anschließend als "Tab" zu speichern. Sie können zum Beispiel nach einer oder mehreren Kategorien und Branchen filtern, nach dem internen Ansprechpartner oder nach dem Land des Kontaktes. Anschließend können Sie den Filter auf die Listenansicht anwenden oder auch dauerhaft speichern. Auf das Arbeiten mit Filtern gehen wir detailliert im entsprechenden Beitrag ein. Funktionen in der Detailansicht Wenn Sie nun in der Listenansicht einen bestimmten Eintrag anklicken, gelangen Sie zur Detailansicht. Oben rechts finden Sie nun die Icons, um diesen Eintrag zu bearbeiten (Bleistift) oder zu löschen (Papierkorb). Die Löschfunktion steht jedoch nicht in jedem Fall zur Verfügung, insbesondere bei der Auftragsverwaltung. Button "Schnellerfassung" - Für eilige Benutzer Einen kleinen, aber feinen Button finden Sie oben rechts in der Modulnavigation:

6 Damit können Sie einen Eintrag erfassen, ohne zuvor das gewünschte Modul auszuwählen. Klicken Sie auf den gewünschten Punkt, um einen Kontakt, einen Lead, eine Aufgabe, einen Termin oder ein Dokument in der Auftragsverwaltung zu erfassen. Die Anzeige der möglichen Schnellerfassungen hängt natürlich vom gewählten Paket und den vorhandenen Addons ab. Navigieren über das Adressbuch - Kontakttabs Das Navigieren über das Adressbuch ist ausgesprochen nützlich, wenn Sie Dokumente, Vorgänge oder Termine zu einem bestimmten Kontakt suchen. Suchen Sie zunächst den gewünschten Kontakt über das Adressbuch und öffnen Sie diesen:

7 Im unteren Bereich der Detailseite des Kontakts finden Sie nun die Kontakttabs. Über diese Tabs finden Sie nun ganz einfach alle Einträge, sortiert nach Modul, die mit dem gewählten Kontakt verknüpft sind: Sie können nun beispielsweise nach (offenen) Rechnungen zu diesem Kontakt suchen, oder gleich eine neue Rechnung für diesen Kontakt erstellen Dies ist übrigens auch der einzige Weg, um Notizen für einen bestimmten Kontakt zu erfassen.