einrichtung in den kaufmännischen Programmen der WISO Reihe

Transkript

1 einrichtung in den kaufmännischen Programmen der WISO Reihe Voraussetzung für die Einrichtung eine anbindung in den kaufmännischen Produkten der WISO Reihe ist ein auf dem System als Standardmailclient eingerichtetes Programm, dass über die sogenannte MAPI Schnittstelle verfügt. Mit Outlook Express findet sich auf jedem Windows System seit Windows 98 ein Mailprogramm, das diese Schnittstelle bietet. Hilfe und Informationen rund um die Einrichtung von Outlook Express erhalten Sie im Internet auf der Seite und meist auch im Hilfebereich Ihres anbieters. Öffnen Sie innerhalb Ihrer kaufmännischen Software den Dialog Datei > Anbindungen > Neu > -Anbindung > OK und vergeben Sie einen Namen für die neue Anbindung. Klicken Sie anschließend auf Eigenschaften und es öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie in diesem Fenster die Option Simple MAPI aus und verlassen Sie diesen Dialog über OK. Schließen Sie nun die geöffneten Fenster, bis Sie sich wieder auf der Standardoberfläche der Software befinden. Nun wählen Sie Optionen > Systemeinstellungen > Anbindung > Eigenschaften und wählen die zuvor angelegte Anbindung aus.

2 Prüfen Sie anschließend, ob für jeden Benutzer der kaufmännischen Software eine adresse hinterlegt ist. Dazu klicken Sie auf Datei > Verwalten > Benutzer und selektieren den entsprechenden Benutzer. Auf dem Register Firmendaten finden Sie die notwendigen Eingabefelder für die Versandadresse des jeweiligen Benutzers. Befüllen Sie diese korrekt und verlassen Sie anschließend den Dialog über OK. Wichtig: Beenden Sie nun die Software und stellen Sie sicher, dass alle Benutzer (dies betrifft die Business-Versionen) die Verbindung beenden und neu starten. Erst dann werden die Benutzerdaten gesichert. Wird nun ein neuer Vorgang erstellt, haben Sie die Möglichkeit über Neu > Neue eine Mail an den Kunden oder Lieferanten zu verfassen.

3 Dazu wählen Sie die Option Neue und klicken anschließend auf Gestalten. Dort kann der Text der Mail formatiert werden und es besteht die Möglichkeit aus den Datenfeldern die Anrede und Anschrift generieren zu lassen.

4 Durch die Auswahl der Datenfelder ähnlich dem Import von Daten können Sie eine Mailvorlage ihren Vorstellungen gemäß erzeugen und so einen Standard schaffen. Dazu ziehen Sie einfach die benötigten Felder an die gewünschte Position und erfassen einen Standardtext. Dieser wird dann immer als Text der Mail verschickt. Nachdem das Format der Mail individualisiert wurde, verlassen Sie diesen Dialog über die Schaltfläche OK. Sie gelangen nun erneut in der Druckauswahlliste. Hier wählen Sie die aus und wählen die Schaltfläche Senden. Im folgenden Fenster können Sie Einstellungen zur Verfahrensweise vornehmen. Diese können für jede Mail individuell gewählt werden und beeinflussen nicht die zuvor erstellte generelle Vorlage. Die Option vor dem Senden anzeigen ermöglicht es Ihnen die vor dem Versand noch einmal zu bearbeiten und gegebenenfalls noch einen von der Vorlage abweichenden Text für den Kunden oder Lieferanten zu verfassen. Die Einstellung im HTML Format senden verfügt, dass das Format HTML für den Versand der verwendet wird. Dieses Format bestimmt die Formatierung der , wird aber von einigen programmen blockiert oder automatisch umformatiert. Mit der Option Vorgang exportieren und als Feld bereitstellen wird der Vorgang an sich exportiert und kann dann anderweitig weiterbearbeitet werden.

5 Vorgang als Datei anhängen bietet die Möglichkeit einen Vorgang als Dateianhang zu versenden. Mit diesen Einstellungen wird beispielsweise eine Bilddatei mit dem eigentlichen Vorgang angelegt und versandt. Auf diese Weise muss die Mail an sich nicht so umfangreich sein. Außerdem kann diese bei Kompatibilitätsproblemen mit anderen Mailprogrammen helfen, da in diesem Fall das Format der Mail egal ist. Nun können Sie die Mail versenden und, falls notwendig, noch über die Schaltfläche Anlage hinzufügen eine weitere Anlage der Mail beifügen. Über Senden erfolgt dann der endgültige Versand der Mail.