Dokumentatationskosten senken durch effiziente Single Source Verfahren

Transkript

1 Dokumentatationskosten senken durch effiziente Single Source Verfahren Prof. Sissi Closs, Comet Computer GmbH, Comet Communication GmbH Donnerstag,

2 Inhalt Was verursacht Kosten in der Dokumentation? Welche Ansätze für Single Sourcing gibt es? Wie kommen wir dahin?

3 Was verursacht Kosten in der Doku? unterschiedliche Publikationsformen/-medien mehrere Varianten mehrere Sprachen mehrere Versionen

4 ...und was ist das Problem? dieselbe Information wird immer wieder recherchiert, erstellt, dargestellt, gepflegt, übersetzt... Redundanz vermeiden durch Single Source Verfahren

5 Kosten für Single Sourcing Redaktionsumgebung Anschaffung (Hardware / Software) Installation / Konfiguration Schulung Wartung / Update + Dokumentation Erstellung Verwaltung Übersetzung Pflege

6 Beispiel Single Sourcing in der gewohnten Umgebung Projektmanagement - Dokumentation im Intranet Publikationsformat HTML Autorenumgebung: Excel, Word sehr umfangreich: mehrere Tausend Seiten häufige Änderungen

7

8

9

10 Warum geglücktes Single Sourcing? Informationsklassen optimal ermittelt Inhalte passgenau kategorisiert Redundanz nicht mehr per Hand

11 Beispiel: Single Sourcing und Stücklisten Wartungshandbücher für Haushaltgeräte Publikationsformat pdf Autorenumgebung: Excel, Word viele Varianten desselben Geräts hoher Wiederverwendungsgrad bei den Bauteilen

12

13

14

15 Warum geglücktes Single Sourcing? Doku-Struktur optimal auf Bauteile abgestimmt Systematische Ablage Zusammenbau nicht mehr per Hand

16 Beispiel: Single Sourcing und Geschäftsprozesse Schulungskatalog Publikationsformat pdf Autorenumgebung: FrameMaker Schulungsdaten werden in einer Datenbank verwaltet Kursbeschreibung enthält viele Verweise

17

18 FrameMaker - Beschreibung - Beschreibung - - Kurskürzel - Seminarziel - Seminarziel -Titel - Zielgruppe - Zielgruppe - Untertitel - Voraussetzungen - Voraussetzungen -Preise - Seminarinhalte - Seminarinhalte - Dauer - Weiterführende - Weiterführende Kurse Kurse - Termine Schulungs-DB - Kurskürzel -Titel - Untertitel -Preise - Dauer - Termine XML - Beschreibung - Seminarziel - Zielgruppe - Voraussetzungen - Seminarinhalte - Weiterführende Kurse XML - Kurskürzel -Titel - Untertitel -Preise - Dauer - Termine XSL-Transformation - Beschreibung - Seminarziel - Zielgruppe - Voraussetzungen - Seminarinhalte - Weiterführende Kurse XML - Kurskürzel -Titel - Untertitel -Preise - Dauer - Termine

19 Warum geglücktes Single Sourcing? Autorensystem ist vertraut Stabiles Verfahren basierend auf XML Überprüfung nicht mehr per Hand

20 Vorteile des geglückten Single Sourcing häufig geringe Anschaffungskosten: sofortiger ROI geringe Folgekosten, weil vertraute Umgebung bleibt erheblich verbesserte Verwaltung a priori Ausschluss von Fehlern: Inkonsistenz,... enorme Kosteneinsparung

21 ... in Euro: 100 Seiten Inhalt erstellen in mehreren Quellen in 1 Quelle Euro (Tsd) Dokument 2 Dokumente 3 Dokumente 0 1 Dokument 2 Dokumente 3 Dokumente Erstellung Verwaltung Übersetzung Erstellung Verwaltung Übersetzung

22 ... in Euro: 100 Seiten Inhalt pflegen in mehreren Quellen in 1 Quelle Dokument 2 Dokumente 3 Dokumente 0 1 Dokument 2 Dokumente 3 Dokumente Pflege Verwaltung Übersetzung Pflege Verwaltung Übersetzung

23 aber Vorsicht vor Fallstricken " " " " Automatisierung wird zur technischen Friemelei zu hohe Herstellerabhängigkeit bei den Tools eigentliche Aufgaben werden deutlich mühsamer Verfahren wird nicht durchgängig eingesetzt

24 Die wichtigsten Schritte Kosten ehrlich ermitteln Bedarf realistisch überprüfen Toolumgebung angemessen auswählen Lösung mit realem Projekt verifizieren Verfahren durchsetzen

25 Wie kommen Sie dahin? Wir helfen Ihnen gerne dabei