euro-bis MIS Anbindung EURO-FIBU

Transkript

1 euro-bis MIS Anbindung EURO-FIBU

2 INHALTSVERZEICHNIS Installation... 3 Einrichtung im MIS... 3 Datenexport an FIBU-Debitoren... 5 Rechnungen/Gutschriften an Fibu...5 Zahlungen an FIBU...5 Debitoren-Gesamtabgleich...6 Rechnungsprüfung Kreditoren... 6 KNV 2 von 7

3 Installation Vorraussetzung ist eine vollständige EURO FIBU Installation mit allen benötigten Konten. Hierfür sollte ein eigener Buchungsstapel für euro-bis und die entsprechenden Konten, die nicht in dem ausgewählten Kontenrahmen enthalten sind, in der EURO FIBU angelegt werden. Nach Neuinstallation der EURO FIBU müssen die Dateien ofck62.dll und sfttv32.dll in das System32-Verzeichnis von Windows kopiert werden. Einrichtung im MIS Über das Menü Informationssysteme - MIS wählen sie die Fibu-Stammdaten aus und gelangen über die Schaltfläche Weiter zur Auswahlmaske. Wählen Sie hier die EURO FIBU (syska) aus. Setzen Sie die entsprechenden Haken, wenn auch Kreditorenrechnungen übergeben werden sollen und/oder Sie am BAG-Verfahren teilnehmen. Wird nichts angehakt werden nur die Debitorenrechnungen in den Standardstapel übergeben. KNV 3 von 7

4 Über die Schaltfläche Fertig gelangen sie zur Eingabe der Stammdaten. Wählen Sie hier die Version 6 aus und legen Sie die anderen Einstellungen fest. Da eine Verbindung zur EURO FIBU bereits besteht, werden über die Ferngläser die möglichen Werte aus der EURO FIBU vorgeblendet. Wird der Haken bei WE Rg.Nr. zusätzlich in die Syska OP-Belegnr schreiben gesetzt, wird die Belegnummer/Rechnungsnummer aus dem Wareneingang zusätzlich in das Feld OP-Belegnummer der EURO-FIBU (Stapelbuchen - Detailansicht) übernommen. Hintergrund ist, dass das Feld Belegnummer in der EURO FIBU nur 8 Stellen hat und längere Rechnungsnummern dann anhand der OP-Belegnummer (bis zu 17 Stellen) eindeutig zugeordnet werden können Tragen Sie in den Registerkarten Erlöskonten, Aufwandskonten, Gewährte Skonti die entsprechenden Konten ein. Auch hier können die möglichen Konten aus der EURO-FIBU über die Ferngläser ausgewählt werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben auf jeder Registerkarte über die Schaltfläche Speichern. Rechnungen ins Nicht-EU-Ausland enthalten keine Umsatzsteuer. Definieren Sie dafür ein extra Konto. Tragen Sie hier auf jeden Fall auch ein Konto ein, da ansonsten die Fibu-Anbindung nicht aktiviert werden kann. KNV 4 von 7

5 Datenexport an FIBU-Debitoren Wählen Sie in der Startmaske des MIS das Programm Datenexport an FIBU-Debitoren aus. Hier sind folgende Funktionsaufrufe möglich: Der Debitoren-Gesamtabgleich startet nach einer Bestätigung ohne weitere Eingaben. Bei der Übergabe der Rechnungen und Zahlungen wird noch eine Datumsspanne (von - bis) für das Rechnungsdatum bzw. Zahlungsdatum verlangt. Rechnungen/Gutschriften an Fibu Für alle Rechnungen, die noch nicht an die FIBU übertragen wurden und deren Datum in der eingegebenen Spanne liegt, werden im gewählten Buchungsstapel der EURO-FIBU Datensätze erzeugt. Der Debitor in der EURO-FIBU wird abgeglichen und auf den neuesten Stand gebracht bzw. neu angelegt. Alle übertragenen Rechnungen erhalten im Beleg Sammeldruck der Auftragsverwaltung in der Spalte Fibu erl das Kennzeichen Ja. Für eine Rechnung wird zu jedem für diese Rechnung gültigen Erlöskonto ein Buchungssatz erzeugt, wobei Positionen mit demselben Erlöskonto summiert werden. Hat eine Rechnung z.b. Positionen mit halber und mit voller MwSt, werden zwei Buchungen erzeugt. Wurde der entsprechende Haken bei den Stammdaten gesetzt, werden die Lieferkosten getrennt gebucht. Eine Gutschrift wird wie eine Rechnung behandelt, sie wird lediglich mit vertauschten Konten gebucht. Tritt bei der Übergabe ein Fehler auf, wird eine Zeile ins Fehlerprotokoll geschrieben, die aus der Belegnummer und einer Fehlermeldung besteht. Das Fehlerprotokoll BUCHFEHL.TXT wird automatisch im Unterverzeichnis TMP des Programmverzeichnisses erstellt. Bei jedem neuen Aufruf der Übergabe wird diese Datei überschrieben. Zahlungen an FIBU Für jede Zahlung und jedes Skonto wird ein Datensatz in den ausgewählten Stapel der EURO-FIBU geschrieben. Ist der Buchungssatz erfolgreich erzeugt, erhält der Zahlungssatz einen Vermerk: Fibu "Ja", so dass jede Zahlung nur einmal an die EURO-FIBU übergeben werden kann. Evtl. aufgetretene Fehler werden in das Fehlerprotokoll ZAHLFEHL.TXT im Unterverzeichnis TMP des Programmverzeichnisses protokolliert und bei jedem neuen Aufruf der Zahlungsübergabe überschrieben. KNV 5 von 7

6 Debitoren-Gesamtabgleich Beim Gesamtabgleich wird für alle Kunden in der EURO-FIBU ein Konto angelegt, für die bereits eine Rechnung bzw. Gutschrift im System mit der entsprechenden Debitorennummer vorhanden ist. Ein laufender Gesamtabgleich kann jederzeit über die Schaltfläche Abbruch abgebrochen werden. Evtl. aufgetretene Fehler werden in die Protokolldatei DEBIFEHL.TXT geschrieben. Die Debitoren-Kontoanlage ist mit der Übergabe einer Rechnung/Gutschrift bzw. Zahlung gekoppelt, ein Gesamtabgleich ist nicht erforderlich. Die Debitoren-Automatik sorgt auch dafür, dass eine Änderung im Kundensatz bei der nächsten Rechnung oder Zahlung an das entsprechende Debitorenkonto übertragen wird. Die Anreden der Debitoren werden in die Finanzbuchhaltung übergeben und gegebenenfalls überschrieben. So haben Sie die Möglichkeit, in der Finanzbuchhaltung Mahnungen mit einem kompletten Adressfeld zu drucken. Da das Anredefeld in der EURO-FIBU nur 15 Zeichen umfasst, werden längere Anredetexte abgeschnitten. Rechnungsprüfung Kreditoren Zur Übergabe der Kreditorenrechnungen wählen Sie in der Startmaske des MIS die Funktion Rechnungsprüfung Kreditoren aus. Alle noch nicht exportierten Kreditorenrechnungen werden aufgelistet. Die Exportdaten werden bei aktivierter Kreditorenanbindung im Wareneingang erzeugt. Die weitere Verarbeitung und der Export selbst erfolgt im MIS. Hier können die Rechnungen für den Export aus einer Bildschirmliste ausgewählt werden. Als Belegnummer wird die Rechnungsnummer des Lieferanten exportiert. Die Wareneingangsnummer wird zur besseren Identifikation des Beleges in den Buchungstext mit übernommen. Einzeln ist auch das Zurücksetzen des Exportvermerks und ein wiederholter Export möglich. KNV 6 von 7

7 Es gibt keinen Gesamtabgleich für Kreditoren, die Kreditorendaten werden automatisch mit jedem Beleg mit gesendet und abgeglichen. Folgende Funktionen können ausgewählt werden: Neuanlage eines Kreditorenbeleges. Belege ändern. Hier ist auch das Löschen einzelner Positionen möglich. Ganze Belege können erst nach löschen aller Positionen gelöscht werden.. Kreditoren-Lieferscheine zu Rechnungen umwandeln. In einer Bildschirmliste können Lieferscheine markiert und in eine Rechnung umgewandelt werden. Zum aktuellen Beleg die Fibu-Buchungen simulieren und anzeigen. Markierte Belege an die Fibu exportieren. Korrekt exportierte Belege werden in der Bildschirmliste nicht mehr angezeigt. Fehlerprotokoll: PROGRAMMPFAD\TMP\KRREFEHL.TXT Kreditorenrechnungen suchen. Im Menü Fibu sind folgende Funktionen auswählbar : Über Export einer Rechnung wiederholen können bereits exportierte Rechnungen erneut übergeben werden. Mit der Funktion Fibu-Kennzeichen setzen können Rechnungen als übertragen gekennzeichnet werden.. KNV 7 von 7