Anleitung zur Einrichtung von Stellvertretungen in Outlook

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1 IT Sourcing Anleitung zur Einrichtung von Stellvertretungen in Outlook Vertraulichkeit Das vorliegende Dokument beinhaltet vertrauliche Informationen und darf nicht an Dritte weitergereicht werden. Datum Version V 1.1

2 Seite 2/11 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Stellvertretungszugriff Stellvertretung freigeben Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung Einrichten Stellvertreterzugriff / Zugriff auf Sammel- boxen... 8

3 Seite 3/11 1 Einleitung Das folgende Dokument dient als Instruktion wie in Outlook die Stellvertretungen eingerichtet werden. 2 Stellvertretungszugriff 2.1 Stellvertretung freigeben Ein Benutzer kann einen anderen Benutzer mittels Stellvertreterfunktion berechtigen Mailbox-Inhalte zu sehen, bzw. zu bearbeiten. Nachfolgend wird beschrieben welche Einstellungen der Benutzer vornehmen muss, der eine Stellvertretung gewähren möchte. 1) Klicken Sie auf dem Postfach mit die rechte Maustaste und wählen Sie Ordnerberechtigungen aus. 2) Klicken Sie auf Hinzufügen.

4 Seite 4/11 3) Selektieren Sie anschliessend den Benutzer der als Stellvertreter berechtigt werden soll und klicken Sie auf Hinzufügen. Anschliessend klicken Sie auf OK. 4) Klicken Sie auf den Posteingang mit die rechte Maustaste und wählen Sie Eigenschaften aus.

5 Seite 5/11 5) Klicken Sie anschliessend auf Hinzufügen. 6) Selektieren Sie anschliessend den Benutzer der als Stellvertreter berechtigt werden soll und klicken Sie auf Hinzufügen. Anschliessend klicken Sie auf OK. 2.2 Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung In einem zweiten Schritt müssen die entsprechenden Berechtigungen für die Stellvertretung richtig gesetzt werden. 1) Klicken Sie auf dem Postfach mit die rechte Maustaste und wählen Sie Ordnerberechtigungen aus.

6 Seite 6/11 2) Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und anschliessend auf Zugriffsrechte für Stellvertretung. 3) Klicken Sie auf Hinzufügen. 4) Wählen Sie den zu berechtigenden Benutzer für die Stellvertretung, klicken Sie auf Hinzufügen und anschliessend auf OK.

7 Seite 7/11 5) Setzen Sie die entsprechenden Berechtigungen für den Stellvertreter. In diesem Beispiel wird der Stellvertreter berechtigt den Posteingang mit der Rolle Bearbeiter zu mutieren, sprich die Stellvertretung kann s lesen und beantworten, weiterleiten, etc. 6) Bestätigen Sie zum Schluss mit OK.

8 Seite 8/ Einrichten Stellvertreterzugriff / Zugriff auf Sammel- boxen Ein für die Stellvertretung berechtigter Benutzer kann nun das Postfach des berechtigenden Benutzers hinzufügen. Nachfolgend wird beschrieben welche Einstellungen der Benutzer vornehmen muss, der als Stellvertretung fungieren soll. 1) Klicken Sie auf dem Postfach mit die rechte Maustaste und wählen Sie Ordnerberechtigungen aus. 2) Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und anschliessend auf Kontoeinstellungen. 3) Klicken Sie auf Ändern um das Postfach des Benutzers den Sie vertreten hinzuzufügen.

9 Seite 9/11 4) Klicken Sie anschliessend auf Weitere Einstellungen. 5) Wechseln Sie anschliessend auf den Reiter [Erweitert] und klicken Sie auf Hinzufügen. 6) Geben Sie den Namen des Benutzers ein, auf welchen Sie Stellvertreter Zugriff benötigen und bestätigen Sie anschliessend mit OK.

10 Seite 10/11 7) Der Benutzer auf den Sie Stellvertreter-Rechte benötigen, wird nun dargestellt. Klicken Sie anschliessend auf OK 8) Schliessen Sie die Konfiguration ab indem Sie auf Weiter klicken.

11 Seite 11/11 9) Klicken Sie auf Fertigstellen. Um das Postfach sichtbar zu machen muss Outlook neu gestartet werden.