Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen

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1 Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen Dateiname: ecdl_p3_02_03_documentation.doc Speicherdatum:

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3 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation - Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG KALENDER FREIGEBEN FREIGEGEBENE KALENDER ANZEIGEN ZUSAMMENFASSUNG... 13

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5 Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen 1 Einleitung In dieser Lerneinheit werden Sie Ihren Kalender für unterschiedliche Personen mit unterschiedlichen Rechten freigeben. Im Weiteren werden Sie einen für Sie freigegebenen Kalender einer anderen Person einsehen. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 2 Kalender freigeben Auf der linken Seite des Fensters wird ein Hyperlink dargestellt, über den Sie Ihren Kalender für andere freigeben können. Innerhalb einer Arbeitsgemeinschaft kann man so leicht erkennen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt mit was beschäftigt ist. > Klicken Sie auf den Hyperlink. 2

7 Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen In diesem Dialogfenster können die Eigenschaften des Kalenders eingestellt werden. Dabei werden die unterschiedlichen Themenbereiche durch Registerkarten gegliedert. Die Einstellungen für die Freigabe des Kalenders können in dem Register Berechtigungen eingestellt werden. > Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Bei Outlook können die Freigabeberechtigungen entweder direkt über die entsprechenden Auswahlschaltflächen oder über standardisierte Berechtigungsstufen eingestellt werden. Die gerade eingestellte Einstellung entspricht der Berechtigungsstufe 2. Dabei werden die Einstellungen jeweils wechselseitig aktualisiert. In diesem Fall wurde die Berechtigungsstufe der Detailauswahl angepasst. In dem oberen Feld des Fensters werden die Benutzer eingegeben, für die der Kalender freigegeben werden soll. Im Moment gibt es einen Eintrag mit der Bezeichnung Standard. Das bedeutet, dass alle Mitglieder des Netzwerkes mit der Berechtigungsstufe 2 auf Ihren Kalender zugreifen können. Hinweis: Durch den Eintrag mit der Bezeichnung Standard werden alle Mitglieder des Netzwerkes festgelegt. > Klicken Sie zum Hinzufügen weiterer Personen auf die die Schaltfläche. 4

9 Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen > Wählen Sie anschließend den Eintrag aus. > Fügen Sie dann den ausgewählten Benutzer über die Schaltfläche hinzu. > Bestätigen Sie abschließend mit der Schaltfläche Ihre Auswahl. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Sie haben soeben für Ihren Kalender ein Leserecht an Frau Meyer vergeben. Dabei wurde die zuletzt verwendetet Berechtigungsstufe 2 eingesetzt. Diese kann aber über die entsprechende Auswahlliste für jeden Eintrag individuell geändert werden. Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4 Stufe 5 Elemente erstellen Elemente lesen, Ordner werden sichtbar Elemente erstellen und lesen, Ordner werden sichtbar Elemente erstellen und lesen, Ordner werden sichtbar, Eigene Elemente können erstellt und bearbeitet werden Elemente erstellen und lesen, Ordner werden sichtbar, Alle Elemente können erstellt und bearbeitet werden, Ordner sind sichtbar 6

11 Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen Stufe 6 Elemente erstellen und lesen, Ordner werden sichtbar, Alle Elemente können erstellt und bearbeitet werden, Ordner sind sichtbar, Unterordner können erstellt werden Stufe 7 Stufe 8 (Benutzer) Alle Berechtigungen sind erteilt > Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche des Listenfeldes. > Wählen Sie hier den Eintrag aus. Hinweis: Mit der Änderung der Berechtigungsstufe kann Frau Meyer nun in Ihrem Kalender nicht nur die Einträge ansehen, sondern auch selbst welche erstellen, bearbeiten oder löschen. Bearbeiten und löschen kann Sie allerdings nur von Ihr selbst erstellte Einträge. > Bestätigen Sie Ihre Einstellungen über die Schaltfläche. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Damit haben Sie erfolgreich Ihren Kalender für alle Mitglieder zum lesen und für Frau Meyer zusätzlich mit eingeschränkten Schreibrechten freigegeben. 8

13 Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen 3 Freigegebene Kalender anzeigen Im Folgenden werden Sie den für Sie freigegebenen Kalender von Frau Meyer aufrufen. Den entsprechenden Hyperlink zum Öffnen eines freigegebenen Kalenders finden Sie ebenfalls auf der linken Seite. > Klicken Sie hier zunächst auf den Hyperlink. > Öffnen Sie über die Schaltfläche die Liste der Adressbucheinträge. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Markieren Sie den Eintrag von. > Übernehmen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Kalender zu öffnen. Der Kalender von Frau Meyer wird nun in einer geteilten Ansicht rechts neben Ihrem eigenen Kalender angezeigt. Die Details von Frau Meyers Terminen und Besprechungen können Sie jeweils per Doppelklick auf einen Kalendereintrag aufrufen. 10

15 Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen Hinweis: Auf der linken Seite werden Auswahlschaltflächen angezeigt, über welche die jeweils zuletzt aufgerufene Kalender ein- und ausblendet werden können. Hinweis: Als Privat gekennzeichnete Termine werden in freigegebenen Kalendern nicht angezeigt. > Führen Sie einen Doppelklick auf den Kalendereintrag von Frau Meyer am 5.Oktober aus. In dem bereits bekannten Fenster befinden sich alle Informationen zu der Besprechung. In der Titelleiste des Fensters wird angezeigt, dass Sie keine Schreibrechte für Frau Meyers Kalendereinträge besitzen. > Klicken Sie auf das Dialogfenster über die Schaltfläche, um zurück zur Monatsansicht zu gelangen. 11

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17 Kalender freigeben und andere Kalender aufrufen 4 Zusammenfassung Kalender freigeben Die Freigabe Ihres Kalenders können Sie über einen Hyperlink initialisieren, der auf der linken Seite der Kalenderübersicht dargestellt wird. In dem Dialogfenster zum Einstellen der Kalendereigenschaften befindet sich die Registerkarte Berechtigungen, über die die Personen für die Freigabe hinzugefügt werden können. Ein Eintrag mit der Bezeichnung Standard legt dabei fest, dass alle Personen der Arbeitsgruppe auf Ihren Kalender zugreifen können. Die jeweiligen Berechtigungen können detailliert für jede Person zugewiesen werden. Dabei können die Berechtigungen im Einzelnen über Auswahlschaltflächen oder im Ganzen über Berechtigungsstufen eingestellt werden. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Freigegebene Kalender anzeigen Freigegebene Kalender können über einen auf der linken Seite der Kalenderübersicht dargestellten Hyperlink aufgerufen werden. Ein freigegebener Kalender wird dann zunächst neben dem eigenen Kalender dargestellt (Splitscreen). Für die zuletzt angezeigten Kalender werden, ebenfalls auf der linken Seite der Kalenderübersicht, Auswahlschaltflächen dargestellt, über die die jeweiligen Kalender ein- und ausgeblendet werden können. Als privat gekennzeichnete Termine werden auf freigegebenen Kalendern nicht dargestellt. 14