TechNet Webcast. Michael Greth. Aufbau einer Wissensdatenbank mit Microsoft Office SharePoint Server Microsoft Most Valuable Professional MVP

Transkript

1 TechNet Webcast Aufbau einer Wissensdatenbank mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 Michael Greth Microsoft Most Valuable Professional MVP

2 Referent Michael Greth Microsoft Most Valuable Professional MVP

3 Inhalt des Webcasts Grundsätzliche Überlegungen und Anleitungen für die Durchführung eines SharePoint-Projekts Entwicklung eines exemplarischen Lösungskonzepts Basis konkrete Aufgabenstellung Aufbau einer dynamischen Wissensdatenbank Umsetzung mit SharePoint-Mitteln Schwerpunkte Dokumenten-Management Metadaten einfache Workflows

4 Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint

6 Was ist SharePoint? SharePoint ist auf dem Server, was Office auf dem Client ist Bill Gates SharePoint is the Glue Jeff Teper Baukasten für Informationslösungen

7 Baukasten für Informationslösungen WSS Teamsite SPD/VSTO Projekt

8 Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint Erweiterungsmöglichkeiten

9 SharePoint Products and Technologies Windows SharePoint Services 3.0 Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, -Integration, Project Management lite, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Zusammenarbeit Plattform Services Arbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model

10 SharePoint Products and Technologies Microsoft Office SharePoint Server 2007 Server-basierte Excel- Spreadsheets und Datenvisualisierung, Report Center, BI Webparts, KPIs/Dashboards Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, -Integration, Project Management lite, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Business Intelligence Zusammenarbeit Client und Web Formulare, LOB Aktionen, Pluggable SSO Geschäftsformulare Plattform Services Arbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model Portal Enterprise Portal Vorlage, Website- Verzeichnis, My Sites, Social Networking Integriertes Dokumentenmanagement, Records Management und Web Content Management mit Policies und Workflow Content Management Suche Enterprise-Skalierbarkeit, Kontextuelle Relevanz, Umfassende Personen und Geschäftsdaten-Suche

11 Plattform Dienste Benutzeroberfläche Verbesserte Usability, Navigation, Security trimming, Anpassung Plattform Verbesserungen ASP.NET Web Parts, Master Pages, Pluggable Authentication Verbesserte Anpassung Templates, Features Windows Workflow Foundation integriert Verbesserte Listen Skalierung, Inhaltstypen, Versionierung Administration Zentrale webbasierte Administration für WSS und MOSS Verbessertes Backup/Restore, zweistufiger Papierkorb Extranet Deployment Erweiterte Integration mit Microsoft Office 2007 Provisioning, Sicherheit, Navigation, Suche, Workflow

12 Zusammenarbeit Verbesserungen Erweiterte Dokumentbibliotheken Verbesserte Navigation Project Management light Offline und mobiler Zugriff Outlook Integration Benachrichtigungen und RSS Mobility Community und Kommunikation Wikis & Blogs und Diskussionen Personen und Gruppen

13 Personen und Personalisierung Portal Site Integration in Windows SharePoint Services Intranet Portal Vorlage Suche nach Personen und Experten Spezielle Suchseite für Personen Soziale Netzwerke Persönliche Websites Verbesserte öffentliche Seite, persönliche Homepage Privacy control Zielgruppen und Personalisierung Vereinfachte Zielgruppen-Definition über Verteilerlisten und Gruppen

14 Suche Gemeinsame Infrastruktur für Indizieren und Suche für WSS und MOSS Beste Ergebnisse immer auf der ersten Seite Suche im Unternehmen vs. Suche im Internet Weniger Crosslinks Hoher Anteil von Nicht-Web Content - Office Dokumente oder Line-of-Business Daten etc. Sicherheit und Zugriffschutz Überarbeitete Ranking Engine Gemeinsame Technologie mit Microsoft Research und MSN Zusätzliche Funktionen für Unternehmensanforderungen

15 Enterprise Content Management Dokumenten-Management Workflow Policies & Compliance Records Management Web Content Management

16 InfoPath Form Services Mehr Benutzer mit besseren Formularen erreichen InfoPath Formulare im Browser Offline Datenverbindungen, neue Steuerelement, Drucklayout Intranet, Extranet, Internet Automatisierte formulargesteuerte Geschäftsprozesse Formulare in Outlook Workflow, Archivierung, Information Rights Management Integration mit Workflow Aufgaben Schnelle Entwicklung und Verteilung von formularbasierten Lösungen Common Development Platform (OM, Data Connectivity) ActiveX, Windows Form und ASPX Control Importer/Exporter Framework

17 Business Intelligence Excel Services Serverseitige Wiedergabe von Arbeitsblätter im HTML- Format zur Anzeige im Browser Excel-Arbeitsmappen in zentralen Dokumentbibliothek speichern und Benutzern zur Ansicht bereitstellen, die Excel nicht auf ihrem Desktopcomputer installiert haben Anzeige der Zahlen ohne Zugriff auf die zugrunde liegende Geschäftslogik zu haben, wodurch das geistige Eigentum eines Unternehmens geschützt ist KPI Listen und Indikatoren ( Ampeln ) Visuellen Indikatoren zur Überwachung von Geschäftsdaten WSS-Liste, Excel-Arbeitsmappe, SQL Server 2005

18 SharePoint Technology Vision Kunden Internet Website Mitarbeiter Partner Unternehmensportal HR, Buchhaltung usw. Zusammenarbeit im Team XML Web Services Persönlicher Arbeitsbereich Business Applications (SAP, Data Warehouse, custom...) Einheitliche unternehmensweite Plattform

19 Plattform Vorteile Einheitliche Benutzeroberfläche für den Anwender Einheitliche Entwicklungsplattform Einheitliche technische Infrastruktur Zentrale Administration Einheitliches Berechtigungssystem Interoperabilität durch allgemeine Standards

20 Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint Erweiterungsmöglichkeiten

21 SharePoint Projekte SharePoint Projekte sind Organisationsprojekte 80 % Betriebliche Organisation 20 % IT- Technologie SharePoint Projekte sind Personalprojekte Mitarbeiter mitnehmen SharePoint Projekte sind Baukastenprojekte Fertige Komponenten nutzen und anpassen

22 SharePoint Projekt Philosophie ANALYSE Geschäftsprozesse analysieren Abläufe reorganisieren AUSWAHL MOSS Komponenten zusammenstellen SharePoint Site erstellen ANPASSUNG Konfigurieren der Dienste Browserbasierte Administration ERWEITERUNG Anpassungen mit SharePoint Designer Erstellen von Workflows PROGRAMMIERUNG Programmierung einer Lösung Visual Studio 2005 und VSTO 2005

23 Hindernisse und Abhilfe Probleme Jahrelang gewachsene und eingeschliffene Arbeitsabläufe Unternehmenskultur mit geringer Veränderungsbereitschaft Viele Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Anforderungen Mangelnde Kenntnisse der SharePoint Plattform Abhilfe Realen Nutzen aufzeigen Referenzprojekt erstellen und zeigen Jedem Mitarbeiter einen persönlichen Vorteil verschaffen

25 Anforderung Jesse Mariam SharePoint Projekt Team Zuständig für die Informationsbeschaffung Unser Team, das über die Einführung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet, hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen, allerdings völlig unkoordiniert. Diese sollen zunächst allen Mitgliedern des Teams, später auch in Auszügen den Anwendern bereitgestellt werden. Die Informationen sollen strukturiert werden und verlässlich sein.

26 Personen Brian Cox Autor sammelt Informationen Claus Hansen Anwender nutzt Wissensdatenbank Jesse Mariam Wissensmanager ordnet Informationen

28 IST-Situation Jesse Mariam (KM) Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-Notizbuch Sammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem Browser Legt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem ab Wünschst sich eine strukturierte, zentrale, einfach zugängliche Wissendatenbank, an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren können

29 IST-Situation Brian Cox (Autor) Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem Browser Hat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniert Legt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem ab s kopiert er in einen Exchange Ordner

30 IST-Situation Claus Hansen (User) Sucht über Google oder Live Search Nutzt die Live Search Community Suche Sammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem Browser Gut für spezielle Themen, schlecht für Zusammenhänge Wünscht sich strukturierte, zielgerichtete und qualifizierte Zusammenstellung Würde eigene Informationen gerne mit anderen teilen, aber keine Plattform

31 Demo Ist Analyse

32 Reorganisation Vereinheitlichung der Arbeitsmittel Zusammenführung der Dateiablagen Klassifikation der Informationen über Metadaten Aufbau eines Redaktionsworkflows Zielgerichtete Präsentation von Informationen Offlineunterstützung

34 Umsetzung mit SharePoint Projekt Teamsite einrichten Berechtigungen Metadaten-System aufbauen Website Spalten und Website Inhaltstypen Vorhandene Informationsablagen konsolidieren RSS mit Outlook OneNote Notizbücher, Favoriten und Dateiablagen Präsentationen in Folienbibliotheken Abläufe Genehmigungsworkflow Diskussionsrunden Informationsrecherche Ansichten filtern

35 Projekt Mindmap Mindmap Sammlung der Informationen über die Projektanforderungen Strukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen Inhalte Personen Abläufe

36 Informationsarten Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek Links Dokumente Dateien Präsentationen Multimedia Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien WhitePaper Websites Webparts Webcasts Artikel Folienvorträge Weblogs Tools Podcasts Nachrichten

37 Metadaten Management Websitespalten Spaltendefinitionen, die listen- und bibliotheksübergreifend verwendet werden Websiteinhaltstypen Unabhängig von individueller Liste oder Bibliothek Verwendung in verschiedenen Sites Metadaten werden zentral erstellt und gepflegt Inhalte Metadaten (Websitespalten) Dokumentvorlagen Workflows Formulare zum Anlegen, Ändern und Anzeigen

38 Metadaten Website-Spalten Themenfeld Plattform Zusammenarbeit Portal Aufgabenbereich Planung Anpassung Administration Website-Inhaltstypen Artikel Titel Themenfeld Aufgabenbereich Sprache Beschreibung

39 Demo Websitespalte anlegen Bewertung, Auswahlfeld, Werte von 1-6 Websiteinhaltstyp anlegen News Felder Titel Beschreibung URL Sprache Themenfeld SharePoint-Version Produkte Aufgabenbereich Bibliothek Artikel hinzufügen

40 Demo Metadaten einrichten und nutzen

41 Demo Brian Cox Newsartikel hochladen und erfassen Workflow startet Jesse Mariam Genehmigt Artikel -enabled Artikel-Bibliothek Folienbibliothek Filtern nach WSS3.0, Allgemein undplattform Downloads Versionierung Seitenbibliothek Filterwebpart FAQ Diskussionsliste Outlookverbindung

42 OneNote Notizbücher vereinheitlichen OneNote Einfache Clipping von Informationen Strukturierte persönliche Ablage Freigegebenes Notizbuch erstellen in der SharePoint Bibliothek OneNote Lokale Notizbücher hochladen einladungen versenden Berechtigungen Export Seite als Worddokument speichern Seite als PDF speichern Seite per versenden

43 Diskussionsforum Diskussionsrunde einrichten Mit Inhaltstypen Berechtigungen für alle Teammitglieder -Eingang Verbindung mit Outlook herstellen Gruppierte Ansicht in Outlook

44 Dokumentbibliotheken Inhaltsgenehmigung Versionierung Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen Beispiel: 1, 2, 3, 4 Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) Beispiel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0 Grenzwert für die Anzahl von Versionen Erzwungenes Auschecken Papierkorb

45 Incoming SharePoint Listen die empfangen können Diskussionsrunde (Threading, HTML s) Kalender Ankündigungen Dokumentbibliotheken Speichern Anhänge als Dokumente

46 Zusammenfassung SharePoint Projekte = Organisationsprojekte Planung und Strukturierung SharePoint = Baukasten für Lösungen SharePoint Designer

47 Links Begleitseite Downloads cing-the-rtw-of-wss-and-office-sharepoint-server standard-and-enterprise-evaluation.aspx Weblogs

48 Microsoft European SharePoint Conference 2007 Termin: Feb Ort: Berlin Kosten: 699,-- (Frühbucher: 599,--/ ) Highlights Internationales Expertenforum für Enterprise-Content- Management- und Compliance-Lösungen Mehr als 50 Fachvorträge, Round-Table-Gespräche und Anwenderberichte aus der Praxis Branchenspezifische Fallstudien und Beispielprozesse Messebereich mit Live-Demos und Test-Areal Info:

49 SharePoint 2007 Microsoft Partner Münster Neuss Bad Homburg Heidelberg Berlin Hamburg Hannover Unterschleissheim Stuttgart Nürnberg Leipzig

50 Microsoft TechNet TechNet Online Website für alle IT-Pros TechNet Newsflash 14-tägig erscheinender Newsletter für IT-Pros (deutschsprachig, kostenlos) TechNet Veranstaltungen kostenfreie Veranstaltungen und Seminare die technisches Tiefenwissen vermitteln TechNet Webcasts

51 Microsoft TechNet TechNet CD- / DVD-Jahresabo Das Abo bietet Ihnen: Die Microsoft Knowledge Base Resource Kits/ Deployment Guides Whitepapers und Fallstudien Patches, Treiber, Service Packs und vieles mehr englische Microsoft Beta-Versionen 2 kostenlose Support Anfragen 20% Preisrabatt auf alle weiteren Anfragen Unterstützung in Managed Newsgroups innerhalb von 48h Kostenfreie E-learning Kurse (Schwerpunkt Windows XP) bis TechNet Sample CD kostenfrei!