Teamlike Administratorenhandbuch

Transkript

1 In Kooperation mit Teamlike Administratorenhandbuch

2 Inhaltsverzeichnis 03 Superadminmodus 04 Benutzerverwaltung 05 Benutzer 06 Gruppen 07 Rollen 08 Einstellungen 12 Suche 13 Design 13 Abonnement 14 Kategorien 15 Lesezeichen 2

3 SuperadminModus Den Superadminmodus können Sie über den Einstellungsbutton in der oberen rechten Ecke aktivieren. Diesen Button können Sie sehen, wenn Sie in der Benutzerverwaltung von TeamLike als Superadmin markiert sind. Als Superadmin haben Sie Einblick in jede Seite, jeden Workspace und jede App, unabhängig davon, ob diese privat oder geschlossen sind. Zudem können Sie diese bearbeiten und löschen. Zusätzlich hat der Superadmin die Möglichkeit, alle Beiträge und Kommentare zu löschen. Als Superadmin haben Sie außerdem Zugriff auf den Administrationsbereich. 3

4 Benutzerverwaltung Normale Nutzer können nur in der Oberfläche des Business Marketplace verwaltet werden. Der Administrator kann in der Benutzerverwaltung externe TeamLike Benutzer verwalten und löschen. Die Benutzerverwaltung ist unterteilt in Benutzer, Gruppen und Rollen. 4

5 Benutzer Die Benutzerverwaltung ermöglicht dem Admin einen Überblick über alle Nutzer von TeamLike. Verwalten Sie Benutzer Mit Klicken des Benutzer verwalten -Buttons gelangen Sie zum Business Marketplace. Dort können Sie neue Benutzer hinzufügen. Editieren Sie einen bestehenden Account eines externen Benutzers Um einen bestehenden Account eines externen Benutzers zu editieren, klicken Sie den Einstellungsbutton rechts neben dem Benutzer. Benutzer können nicht vollständig aus TeamLike entfernt werden. Dies ist nicht möglich, da der Benutzer in TeamLike teilgenommen und mit anderen Nutzern interagiert hat. Die Aktivitäten wie zum Beispiel ein Kommentar oder ein Blogartikel werden mit dem Löschen des jeweiligen Accounts nicht entfernt. Ebenso wird das Profil des Benutzers nicht entfernt, sondern lediglich als inaktiv angezeigt. 5

6 Gruppen Benutzergruppen, beispielsweise für verschiedene Abteilungen, können im Administrationsbereich in der Benutzerverwaltung erstellt werden. Gruppe erstellen Klicken Sie den Gruppe erstellen -Button, um eine neue Gruppe zu erstellen, und geben Sie den Gruppennamen ein. In manchen Fällen ist es sinnvoll, eine Gruppe als Standardgruppe festzulegen. In diesem Fall werden neue Mitglieder automatisch dieser Gruppe zugewiesen. Eine weitere Option besteht darin, der Gruppe eine Rolle zuzuweisen. LAY-Bild Weisen Sie Benutzer der Gruppe zu Nachdem Sie eine neue Gruppe erstellt haben, können Sie Benutzer dieser Gruppe zuweisen. Kicken Sie hierfür den Einstellungsbutton am rechten Ende der Gruppe. Nun haben Sie die Möglichkeit, eine ganze Gruppe in eine Seite oder einen Workspace einzuladen, und müssen die Benutzer nicht einzeln auswählen. 6

7 Rollen Die Rollenverwaltung ermöglicht dem Administrator, Nutzern verschiedene Berechtigungen zu erteilen. Erstellen Sie eine neue Rolle mit den Berechtigungen Ihrer Wahl. In manchen Fällen ist es sinnvoll, die Rolle als Standardrolle festzulegen. In diesem Fall wird neu angelegten Benutzern diese Rolle automatisch zugewiesen. 7

8 Einstellungen Allgemein Applikationsname Der Applikationsname erscheint beispielsweise in der Adresszeile Ihres Browsers oder in der Benachrichtigungsmail. Dieser sollte den Namen Ihres Unternehmens enthalten. StandardZeitzone Die Standardzeitzone sollten Sie festlegen, bevor Sie die ersten Benutzer einladen. Sie setzt die Standardzeit für Ihr TeamLike fest. Bei neuen Nutzern wird nun automatisch diese Zeit eingestellt. Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, die Zeitzone individuell in seinen Profileinstellungen zu bestimmen. StandardSprache Die Standardsprache sollte festgelegt werden, bevor Sie die ersten Nutzer auf Ihre Plattform einladen. In dieser Sprache wird dann Ihr TeamLike angezeigt. Neue Nutzer bekommen TeamLike automatisch in der festgelegten Sprache angezeigt. Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, die Sprache individuell in seinen Profileinstellungen zu ändern. 8

9 Einstellungen Allgemein Benutzer folgen sich automatisch Nutzer können normalerweise selbst auswählen, welchen Kollegen sie folgen möchten. Das ist beispielsweise sinnvoll in größeren Unternehmen. Nutzer wählen diejenigen Kollegen aus, die für sie relevante Infor mationen haben. In kleineren Unternehmen kann es hingegen nützlich sein, zu bestimmen, dass sich die Nutzer automatisch gegenseitig folgen. Hilfetext In diesem Feld kann ein individueller Hilfetext eingegeben werden. Dieser wird dann auf der Hilfeseite in TeamLike angezeigt. Bleibt das Feld leer, führt der Hilfebutton unter Einstellungen zu den Hilfeseiten der Deutschen Telekom. 9

10 Einstellungen Private Nachrichten UND Chat Privates Nachrichtensystem aktivieren / LiveChat aktivieren Das private Nachrichtensystem ermöglicht den Nutzern das Senden von privaten Nachrichten innerhalb von TeamLike. Hierbei handelt es sich um ein asynchrones Nachrichtensystem, das es dem Nutzer erlaubt, Nachrichten auch an Nutzer zu schicken, die nicht online sind. Die Livechat-Funktion macht es den Nutzern möglich, über einen Livechat zu kommunizieren. Um den Livechat nutzen zu können, müssen Sie diese Funktion aktivieren. Workspaces Dieses Feld ermöglicht es dem Administrator, die Workspaces zu aktivieren oder zu deaktivieren. 10

11 Einstellungen Apps Das App-Menü erlaubt dem Administrator, die jeweiligen Apps für die Seiten und Work spaces zu aktivieren oder zu deaktivieren. Ist eine App deaktiviert, kann diese bei der Erstellung einer neuen App innerhalb einer Seite oder eines Workspace nicht ausgewählt werden. 11

12 Einstellungen Plug-ins Die Plug-ins werden Ihnen auf der linken Seite Ihres Newsfeeds angezeigt. Sie können nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn Sie Ihre Plug-ins neu anordnen wollen, ziehen Sie diese per Drag-and-Drop in die Reihen folge Ihrer Wahl. Suche In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass die TeamLike Suche neu indiziert werden muss. Um die Suche komplett neu zu indizieren, stellen Sie sicher, dass niemand in TeamLike eingeloggt ist. Abhängig von der Größe der Datensätze und den im System gespeicherten Informationen, kann das Neuindizieren mehrere Minuten dauern. 12

13 DESIGN Das Design von TeamLike kann der Identität Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie können sogar das Logo Ihres Unternehmens integrieren. Dieses wird auch auf der Log-in- Seite von TeamLike angezeigt. ABONNEMENT Abonnement zeigt Ihnen die Anzahl normaler und externer Benutzer an. Außerdem sehen Sie, wie viele normale bzw. externe Benutzer noch angelegt werden können. Unter Speicherplatz werden Ihnen der aktuelle Speicher sowie die gesamte Kapazität angezeigt. 13

14 KATEGORIEN Kategorien sollen Ihnen helfen, Seiten und Workspaces in verschiedene Kategorien einzuteilen. Das hilft dem Administrator, klare Anordnungen zu schaffen. Die Kategorien werden Ihnen in den Seiten und Workspaces angezeigt. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Seite oder eines Workspace haben Sie die Möglichkeit, diese in eine Kategorie einzuordnen. 14

15 Lesezeichen Mit den Lesezeichen haben Sie die Möglichkeit, eine Liste von Links hinzuzufügen. Die Lesezeichen werden Ihnen dann links in Ihrem Newsfeed angezeigt. Klicken Sie nun einen der Links, öffnet sich ein neuer Tab in Ihrem Browser und die Seite wird geladen. 15