Sametime Meetings - Taskreferenz

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1 Sametime Meetings - Taskreferenz

2 ii Sametime Meetings - Taskreferenz

3 Inhaltserzeichnis Sametime Meetings - Taskreferenz... 1 iii

4 i Sametime Meetings - Taskreferenz

5 Sametime Meetings - Taskreferenz Mit IBM Sametime Meetings können Sie an einer Stelle Informationen gemeinsam nutzen und mit anderen Personen online zusammenarbeiten. Verwenden Sie Meetings, um Ihren Bildschirm gemeinsam zu nutzen, um Audio und Video zu erwenden, um Dateien hochzuladen, um mit Ihren Kollegen zu diskutieren und für ieles mehr. Meetings Wechseln Sie zwischen den Ansichten für den Besprechungsdatenstrom, Telefonie, Audio und Video, einer Teilnehmerliste und der Besprechungsraumbibliothek. Laden Sie andere Kontakte mit einem einzigen Klick zur Teilnahme am Besprechungsraum ein. Fügen Sie eine Datei zur Besprechungsraumbibliothek hinzu. Greifen Sie om Besprechungsraum aus auf ein Optionsmenü zu. Geben Sie Ihren Bildschirm, eine Datei oder einen Screenshot zur gemeinsamen Nutzung mit allen anderen Besprechungsraumteilnehmern frei. Ändern Sie die Besprechungsraumeinstellungen im Menü "Aktionen und Einstellungen". Verwenden Sie bei der gemeinsamen Nutzung die Tools zum Zeigen und Herorheben. 1

6 Tabelle 1. Erste Schritte mit Sametime Meetings. In dieser Tabelle werden die grundlegenden Tasks für Ihre ersten Schritte mit Besprechungsräumen aufgelistet. Einen Besprechungsraumserer hinzufügen Klicken Sie auf > Vorgaben und öffnen Sie die Registerkarte Serer-Communitys. Fügen Sie eine neue Serer-Community hinzu, um einen Besprechungsraumserer zu erstellen. Einen Besprechungsraum erstellen Dateien aus der Bibliothek zur gemeinsamen Nutzung hinzufügen und Zeiger und Markierstift erwenden Möglicherweise übernimmt Ihr Sametime- Administrator das für Sie. Wenn Sie über die Berechtigung zum Erstellen eines Besprechungsraums erfügen, klicken Sie auf im Sametime Connect- Client. Klicken Sie dann auf und füllen Sie das Dialogfenster aus. Klicken Sie in einem Besprechungsraum auf, um eine Datei oder einen Link hinzuzufügen. Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, können Sie sie gemeinsam nutzen, herunterladen oder eine Vorschau der Datei aufrufen. Einen Screenshot gemeinsam nutzen Klicken Sie während der gemeinsamen Nutzung auf, um auf Teile Ihrer Datei zu erweisen und um diese herorzuheben. Klicken Sie in der Besprechungsraumbibliothek auf. Wählen Sie den zu erfassenden Teil Ihres Bildschirms aus und klicken Sie entweder auf Zur Besprechung hinzufügen, um das Bild zur Bibliothek hinzuzufügen, auf Jetzt gemeinsam nutzen oder auf Erneut erfassen. Anmerkung: Diese Funktion steht für Besprechungsräume, die in einem Web- Browser geöffnet sind, nicht zur Verfügung. Erfassen Sie stattdessen einen Screenshot Ihres Bildschirms mit einer anderen Anwendung, speichern Sie den Screenshot als Datei und fügen Sie dann die Datei zur Besprechungsraumbibliothek hinzu. 2 Sametime Meetings - Taskreferenz

7 Tabelle 2. Eine Besprechung starten. In der folgenden Tabelle werden allgemeine Tasks für Eigner und Teilnehmer on Besprechungsräumen beschrieben. Andere Personen zu einer Besprechung einladen Klicken Sie auf, wählen Sie den Besprechungsraum aus und klicken Sie auf Weitere Aktionen > In Zwischenablage kopieren. Wählen Sie anschließend eine Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung des Besprechungsraumlinks aus. Andere Personen zu einer laufenden Besprechung einladen Fügen Sie den Link in eine oder einen Chat ein. Fügen Sie den Link zu einer Kalendereinladung hinzu. Legen Sie Vorgaben für eine Onlinebesprechung in IBM Notes fest. Erstellen Sie eine Notes- Kalendereinladung. Klicken Sie auf Onlinebesprechung > Neu. Benennen Sie den Besprechungsraum, fügen Sie den Besprechungsraumlink in das Feld Besprechungs-URL ein und geben Sie ein Kennwort ein. Klicken Sie in einem Besprechungsraum auf, wählen Sie die einzuladenden Kontakte aus und klicken Sie auf Senden. Eine Telefon- oder Videokonferenz starten oder daran teilnehmen Oder ziehen Sie Kontaktnamen aus Ihrer Kontaktliste in Ihre Besprechung, um sie hinzuzufügen. Wenn Sie der Besprechungsraumeigner oder -manager sind, klicken Sie auf und dann auf Telefonkonferenz starten. Wählen Sie anschließend Ihre Vorgaben für die Telefonkonferenz aus. Wenn Sie ein Teilnehmer sind, klicken Sie auf und wählen Sie An Telefonkonferenz teilnehmen aus, um Ihre Optionen für die Teilnahme an der Telefonkonferenz anzuzeigen. Anmerkung: Wenn Nicht erfügbar angezeigt wird, kann sich niemand on innerhalb des Besprechungsraums in die Besprechung einwählen. Entweder hat Ihr Unternehmen keinen erfügbaren Serice-Proider für Audio und Video oder om Besprechungsraumeigner wurde kein Serice-Proider ausgewählt. Sametime Meetings - Taskreferenz 3

8 Tabelle 2. Eine Besprechung starten (Forts.). In der folgenden Tabelle werden allgemeine Tasks für Eigner und Teilnehmer on Besprechungsräumen beschrieben. Gemeinsame Nutzung starten und stoppen Klicken Sie zum Starten der gemeinsamen Nutzung auf Gemeinsame Nutzung starten, wenn dies nicht schon on einem anderen Benutzer getan wurde. Wenn bereits ein anderer Benutzer die gemeinsame Nutzung gestartet hat, klicken Sie im gemeinsam genutzten Bereich auf Selbst gemeinsam nutzen. Anmerkung: Wählen Sie in einem langsamen Netz Gemeinsam genutzte Daten über den Serer senden aus. Tabelle 3. Einstellungen für den Besprechungsraum ändern. In dieser Tabelle ist beschrieben, wie Eigner und Teilnehmer on Besprechungsräumen die Einstellungen für den Besprechungsraum erwalten können. Besprechungsraumeigner und -manager zuordnen Standardmäßig ist die Person, die den Besprechungsraum erstellt, der Besprechungsraumeigner. Besprechungsraumeigner ordnen Teilnehmern Rollen als Manager zu. Wenn Sie der Eigner eines Besprechungsraums sind, klicken Sie auf Die Informationen zur Einwahl für eine Telefonkonferenz ändern > > Raumeinstellungen ändern und anschließend auf Berechtigungen. Legen Sie Berechtigungen für einzelne Personen im Besprechungsraum fest, um Raummanager hinzuzufügen. Wenn Sie Besprechungsraumeigner oder -manager sind, klicken Sie in einem offenen Besprechungsraum auf. Wählen Sie Raumeinstellungen ändern > Telefonie, Audio und Video aus und bestimmen Sie den Serice-Proider, für den Sie die Informationen zur Einwahl ändern möchten. Aktualisieren Sie die Telefonnummer und den Kenncode für die Informationen zur Einwahl. 4 Sametime Meetings - Taskreferenz

9 Tabelle 3. Einstellungen für den Besprechungsraum ändern (Forts.). In dieser Tabelle ist beschrieben, wie Eigner und Teilnehmer on Besprechungsräumen die Einstellungen für den Besprechungsraum erwalten können. Die Audiofunktion des Computers für eine Telefonkonferenz erwenden Eine Besprechung im Zuhörermodus für eine große Anzahl an Teilnehmern einrichten Einstellungen für den Besprechungsraum bearbeiten Wenn Sametime Audio/Video Conferencing om Besprechungsraum als Serice-Proider erwendet wird, klicken Sie auf An Telefonkonferenz teilnehmen, um per Computer an der Telefonkonferenz teilzunehmen. Wenn Videofunktionalität erfügbar ist, wird diese gestartet, sobald Sie an der Telefonkonferenz teilnehmen. Mit dieser Option ist die Teilnahme an dieser Besprechung per Telefon nicht möglich. Die Teilnehmer müssen ihre Computer erwenden. Wenn ein integrierter Serice-Proider für Audio und Video on einem anderen Anbieter om Besprechungsraum erwendet wird, klicken Sie auf An Telefonkonferenz teilnehmen, um per Computer, Telefon oder Videoeinheit (falls erfügbar) an der Telefonkonferenz teilzunehmen. Mit dieser Option stehen die Steuerungsoptionen für die Konferenz im Besprechungsraum sowohl für Manager als auch für Teilnehmer des Besprechungsraums zur Verfügung. Klicken Sie im Besprechungsraum auf > Raumeinstellungen ändern. Wählen Sie unter Unterstützung für große Besprechungen die Option Diese Besprechung zu einer Besprechung in Form einer Vorlesung machen aus. Wenn Sie sich bereits in einem Besprechungsraum befinden, klicken Sie auf > Raumeinstellungen ändern. Bearbeiten Sie die Einstellungen, die Sie aktualisieren möchten. Wenn Sie sich noch nicht in einem Besprechungsraum befinden und Besprechungsraumeigner sind, klicken Sie auf und Sametime Meetings und wählen Sie die Liste der Besprechungsräume aus, die Sie anzeigen möchten. Wählen Sie den Besprechungsraum aus, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Mehr > Bearbeiten. Sametime Meetings - Taskreferenz 5

10 Tabelle 3. Einstellungen für den Besprechungsraum ändern (Forts.). In dieser Tabelle ist beschrieben, wie Eigner und Teilnehmer on Besprechungsräumen die Einstellungen für den Besprechungsraum erwalten können. Inhalt aus der Besprechungsraumbibliothek Klicken Sie in einem Besprechungsraum auf entfernen, um die Bibliothek zu öffnen. Klicken Sie auf auf > Inhalt der Bibliothek löschen. Anmerkung: Unter "Dateien" gespeicherte Dateien werden aus der Bibliothek entfernt. Unter "Dateien" werden diese Dateien jedoch nicht gelöscht. Tabelle 4. Erweiterte Besprechungsraumfunktionen. In der folgenden Tabelle werden weitere Funktionen erläutert, die Sie innerhalb on Sametime-Besprechungsräumen erwenden können. Prüfen, ob ein anderer Benutzer seinen Bildschirm zur gemeinsamen Nutzung freigeben kann Eine Abstimmung erstellen und senden Klicken Sie in einem Besprechungsraum auf und anschließend auf > Raumeinstellungen ändern > Berechtigungen. Um anzuzeigen, wer zur gemeinsamen Nutzung freigeben kann, klicken Sie auf Darstellen und zur Bibliothek hinzufügen. Klicken Sie im Besprechungsraum auf, um die Bibliothek zu öffnen. Klicken Sie Einen Besprechungsbericht erstellen dann auf, um eine Abstimmung mit Multiple-Choice-Fragen für alle Teilnehmer zu erstellen. Geben Sie Ihre Abstimmungsfrage ein und senden Sie sie unerzüglich oder speichern Sie sie in der Bibliothek, um sie zu einem anderen Zeitpunkt zu senden, zu kopieren oder zu bearbeiten. Besprechungsraumeigner, -manager und -ortragende können einen Besprechungsraumbericht erstellen. Um einen Bericht zu erstellen, klicken Sie auf > Besprechungsbericht erstellen und füllen Sie das Dialogfenster aus, beor Sie die Besprechung schließen. 6 Sametime Meetings - Taskreferenz