Commerzbank: Quickguide WebEx Meeting Center Version 1.0

Transkript

1 Commerzbank: Quickguide WebEx Meeting Center Version 1.0 Das WebEx Meeting Center bietet eine selbst-administrierte Webkonferenz-Lösung mit bis zu 30 Teilnehmern, mit der Sie parallel zur Telefonkonferenz weitere Inhalte wie beispielsweise eine Präsentation oder eine Anwendung mit Ihren Teilnehmern teilen können. 1 Planen einer Webkonferenz Über das Meeting Center haben Sie die Möglichkeit, Ihre Webkonferenz zu planen und anzusetzen. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Klicken Sie im Navigationsmenü Meeting Center auf Ein Meeting abhalten und dann auf Ein Meeting ansetzen. Legen Sie Thema, Datum, Uhrzeit und Dauer des Meetings fest. Sofern es von Ihnen gewünscht wird, können Sie optional ein Passwort vergeben. Sie können Ihre Teilnehmer aus dem Adressbuch auswählen oder deren -Adresse manuell eingeben. Klicken Sie auf Starten um Ihr Meeting anzusetzen. Mit einem Klick auf Erweiterte Funktion zum Ansetzen werden Ihnen weitere Optionen für die Definition Ihres Meetings zur Verfügung gestellt. Commerzbank 1 Version: 1.0

2 2 Starten einer Telefonkonferenz Möchten Sie zusätzlich zu Ihrer Webkonferenz eine Telefonkonferenz durchführen, so führen Sie folgende Schritte durch (Voraussetzung meetyoo Audiokonferenzaccount): Wählen Sie sich über die Nummer +49(0) oder eine andere lokale meetyoo Einwahlnummer ein. Sie werden aufgefordert, den Conference Entry Code (die Moderator-PIN), gefolgt von der #-Taste, einzugeben. Ihre Teilnehmer wählen sich ebenso über die Nummer +49(0) oder eine andere lokale meetyoo Einwahlnummer ein. Ihre Teilnehmer geben die Teilnehmer-PIN gefolgt von der #-Taste ein. Die Konferenz startet erst mit Einwahl des Moderators. Vorher hören die Teilnehmer Musik und können nicht miteinander sprechen. 3 Starten einer Webkonferenz Eine geplante Konferenz können Sie schnell und einfach aus Ihrem Meeting Center heraus starten. Klicken Sie im Navigationsmenü Meeting Center auf Ein Meeting abhalten und dann auf Meine Meetings. Wählen Sie das gewünschte Meeting aus und klicken Sie auf Starten. Commerzbank 2 Version: 1.0

3 4 Aufbau & Funktionen Das WebEx Meeting Center bietet Ihnen die verschiedensten Funktionen während der Durchführung von Webkonferenzen. Im oberen Teil befindet sich die Navigationsleiste, die neben diversen Einstellungen auch die Möglichkeit bietet, Dateien darzustellen und zu teilen. Unter der Navigationsleiste sind die verschiedenen Tabs zur schnellen Verwaltung Ihrer Inhalte wie beispielsweise Präsentationen oder Dokumente aufgeführt. Auf der rechten Seite lassen sich die Teilnehmer verwalten und es gibt eine Chat-Funktion. Navigationsleiste Übersicht und Interaktion Inhaltsbereich Commerzbank 3 Version: 1.0

4 4.1 Teilnehmer Im Teilnehmerbereich können Sie sehen, welche Teilnehmer sich in Ihrer Sitzung befinden. Als Moderator haben Sie die Möglichkeit, die Moderation an einen anderen Teilnehmer abzugeben, indem sie den Ball (WebEx Icon) mit Ihrer Maus anklicken und dann zum gewünschten Teilnehmer verschieben. 4.2 Chat Sie können sich jederzeit per Chat austauschen und dabei auch ad-hoc festlegen, mit wem Sie kommunizieren möchten. 4.3 Webkonferenz Aufzeichnen Um Ihre Webkonferenz aufzuzeichnen, klicken Sie im Bereich Übersicht und Interaktion auf Rekorder. Klicken Sie anschließend auf die im unteren Teil erscheinende Schaltfläche mit dem roten Punkt. Alternativ wählen Sie über die Navigationsleiste Meeting Meeting aufzeichnen. Commerzbank 4 Version: 1.0

5 4.4 Teilen von Dateien Wählen Sie in der Navigationsleiste Teilen > Datei (einschließlich Video). Markieren Sie eine oder mehrere Dateien, die Sie teilen möchten und klicken Sie auf Öffnen. Die Dateien werden einzeln geladen. Die geteilte Datei wird in der Inhaltsanzeige angezeigt. Hinweis: Wenn Sie eine PDF-Datei teilen möchten, dann verwenden Sie den gemeinsamen Zugriff auf die Applikation (siehe Kapitel Teilen von Anwendungen ) Anzeigen von Folienanimationen in einer geteilten Präsentation Beim Teilen einer Microsoft PowerPoint-Präsentation in der Inhaltsanzeige, können Sie Text und Folienübergänge auf die gleiche Weise wie mit der Präsentations-Option in PowerPoint animieren. Hinweis: Animationen und Übergänge werden nicht für Benutzer von Office 2013 unterstützt. Nutzen Sie stattdessen den gemeinsamen Zugriff auf die Applikation (siehe Kapitel Teilen von Anwendungen ) Teilen von Whiteboards Wählen Sie in der Navigationsleiste Teilen > Whiteboard aus. Sie können einem geteilten Whiteboard mehrere Seiten hinzufügen bzw. auch mehrere Whiteboards teilen Teilen des Webbrowsers Wählen Sie in der Navigationsleiste Teilen > Webbrowser aus und geben Sie einen URL ein. Die Teilnehmer können die von Ihnen aufgerufenen Internetseiten uneingeschränkt betrachten und Ihre Mausbewegungen verfolgen Teilen von Anwendungen Wählen Sie in der Navigationsleiste Teilen > Anwendung. Es wird eine Liste aller derzeit auf Ihrem Computer ausgeführten Applikationen angezeigt, aus der Sie dann eine auswählen können. Möchten Sie eine Anwendung teilen, die noch nicht ausgeführt wird, dann klicken Sie auf Andere Anwendung, wählen Sie die gewünschte Applikation aus und klicken Sie anschließend auf Teilen. Um zwischen Anwendungen zu wechseln, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Teilen -Schaltfläche. Um das Teilen einer Applikation zu beenden, wählen Sie Teilen beenden in der Titelleiste der Anwendung aus, welche Sie nicht länger teilen möchten. Wir empfehlen Ihnen vor Konferenz-Beginn nur diejenigen Anwendungen geöffnet zu haben, die Sie zeigen möchten. Schließen Sie alle anderen Applikationen. Commerzbank 5 Version: 1.0

6 4.4.5 Teilen von Multimedia-Inhalten Wählen Sie in der Navigationsleiste Teilen > Multimedia. Geben Sie in das Feld Adresse die URL ein, unter dem die zu teilenden Multimedia-Inhalte zu finden sind. Die Inhalte werden im Bereich Medienbetrachter angezeigt. Wenn Sie einen neuen Multimedia-Inhalt teilen möchten, dann fügen Sie in dem Feld Adresse die neue URL ein. Dieser Inhalt ersetzt den bis zu diesem Zeitpunkt im Medienbetrachter angezeigten Inhalt. Um das Teilen von Multimedia-Inhalten zu beenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Medienbetrachter-Titelleiste, und wählen Sie anschließend Multimedia-Sharing stoppen. Kontakt Michael Schirmer und Cris Hellwig Telefon: Commerzbank 6 Version: 1.0