Berechtigungen im Kalender Anleitung für die Rechtevergabe im Outlook Kalender FHNW, Services, ICT

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1 Berechtigungen im Kalender Anleitung für die Rechtevergabe im Outlook Kalender 2010 FHNW, Services, ICT Windisch, März 2013

2 Berechtigungen im Kalender 1 1 Gruppen Die Gruppe/der Benutzer Standard Die Gruppe/der Benutzer Anonym 3 2 Die Berechtigungen im Outlook Wer was darf im eigenen Kalender? 4 3 Rechtevergabe 5 Die Bedeutungen der einzelnen Kalender-Module. 5 4 Kalender freigeben 7 5 Es geht auch anders Kalenderfreigabe im Webmail 9 Berechtigungen im Kalender ac /9

3 Rechte im Exchange 2010 Im Kalender gibt es verschiedene Stufen und Gruppen, mit denen die Berechtigung für den Zugriff definiert werden kann. 1 Gruppen 1.1 Die Gruppe/der Benutzer Standard Innerhalb der FHNW ist als Grundeinstellung für die Kalenderberechtigung bei allen Mitarbeitenden und Studierenden die Stufe Frei/Gebucht-Zeit eingestellt. Sämtliche Rechte, die der Eintrag Standard besitzt, gelten für alle Anwender, die ein Postfach auf dem FHNW- Exchange-Server besitzen. Bei Einträgen wird nur der Status Abwesend, Besetzt oder Beschäftigt angezeigt. Sie können einzelnen User oder auch Gruppen aber erweiterte Berechtigungen erteilen. 1.2 Die Gruppe/der Benutzer Anonym In den Kalenderberechtigungen findet man einen Eintrag Anonym. Standardmässig sind keine Rechte vergeben. Benötigt wird diese Gruppe nur für Anwender, die den Zugriff von Externen auf ihren Kalender gestatten wollen. Berechtigungen im Kalender ac /9

4 2 Die Berechtigungen im Outlook Wer was darf im eigenen Kalender? Outlook öffnen, in der linken Leiste unten oder auch mit Crtl +2 in die Kalenderansicht wechseln. In der Registerkarte START des Kalenders befindet sich die Gruppe FREIGEBEN, die wiederum ganz rechts den Button KALENDERBERECHTIGUNGEN anbietet. Ein Klick auf KALENDERBERECHTIGUNGEN und man sieht, wem man welche Rechte vergeben hat: Die Rechte beziehen sich jeweils auf die im oberen Teil markierte Person oder Gruppe. Beispiel Die Rechte zu LESEN, SCHREIBEN und LÖSCHEN von Terminen, sowie SONSTIGES werden im unteren Teil des Dialogs und pro Name, bzw. Gruppe eingegeben. Berechtigungen im Kalender ac /9

5 3 Rechtevergabe 3.1 Benutzerdefinierte Rechtevergabe Man kann eigene Kombinationen wählen, bei der BERECHTIGUNGSSTUFE erscheint Benutzerdefiniert. Die Bedeutungen der einzelnen Kalender-Module. Lesen (keine Mehrfachnennung möglich) Keine Frei/Gebucht-Zeit Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort man darf nichts lesen man sieht nur, ob jemand an- oder abwesend ist zusätzlich sieht man den Betreff und den Ort des Termins Alle Details man sieht sämtliche Inhalte des Termins Alle Termine, die auf privat gesetzt sind, sind im Outlook wie auch im Webmail nicht zu sehen. Es kann aber Mailprogramme geben, die diese Einschränkung nicht weitergeben. Unter Umständen sind dann auch auf privat gesetzte Termine zu sehen. Schreiben (Mehrfachnennung möglich) Elemente erstellen Unterordner erstellen Eigene Bearbeiten Alles bearbeiten Termine eintragen einen neuen Unterordner im Postfach erstellen Termine und Ordner ändern, die man selber erstellt hat kompletter Zugriff auf alle Termine und Ordner Löschen (keine Mehrfachnennung möglich) Keine Eigene Alle man darf nichts löschen, auch keine selbst eingetragene Termine eigene Termine darf man löschen Sonstiges (keine Mehrfachnennung möglich) man darf alles löschen, egal von wem erstellt Besitzer des Ordners Ordnerkontaktperson Ordner sichtbar Das beinhaltet das Recht, selbst Rechte zu ändern und anderen zu erteilen Ansprechpartner für den Exchange-Server bei Konfliktsituationen Der Kalender ist überhaupt sichtbar Berechtigungen im Kalender ac /9

6 FHNW Standard 3.2 Rechtevergabe mit Microsoft Voreinstellungen Outlook bietet verschiedene Zusammenfassungen von Rechten an. Diese findet man unter den BERECHTIGUNGSSTUFEN, in der Mitte des Dialogfeldes. Eigentlich handelt es sich dabei nur um verschiedene, von Microsoft als sinnvoll erachtet Kombinationen der Rechte im Outlook. Beschreibung Alle Einträge und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen. Als Besitzer des Ordners können Sie die Berechtigungsstufen ändern, über die andere Personen in dem Ordner verfügen. (Gilt nicht für Stellvertreter.) Alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen. (Gilt nicht für Stellvertreter.) Alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen. Elemente und Dateien erstellen und lesen, Unterordner erstellen sowie Elemente und Dateien, die Sie erstellt haben, ändern und löschen. (Gilt nicht für Stellvertreter.) Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie Elemente und Dateien, die Sie erstellt haben, ändern und löschen. Elemente und Dateien erstellen und lesen Berechtigungsstufe unter Office 2010 Besitzer veröffentlichender Bearbeiter frühere Bezeichnung unter Office 2003 Stufe 8 (Besitzer) Stufe 7 Bearbeiter Stufe 6 veröffentlichender Autor Stufe 5 Autor Stufe 4 nicht bearbeitender Autor Stufe 3 Elemente und Dateien nur lesen. Prüfer Stufe 2 Elemente und Dateien lediglich erstellen. Der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt. (Gilt nicht für Stellvertreter.) Aktivitäten durchführen, die vom Ordnerbesitzer festgelegt wurden. (Gilt nicht für Stellvertreter.) Bei Einträgen sind Betreff und Ort ersichtlich Mitwirkender Stufe 1 Benutzerdefiniert Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort Benutzerdefiniert --- Bei Einträgen wird nur der Status Abwesend, Besetzt oder Beschäftigt angezeigt Frei/Gebucht-Zeit --- Sie haben keine Berechtigung. Sie können den Ordner nicht öffnen. keine keine Berechtigungen im Kalender ac /9

7 4 Kalender freigeben Öffnen Sie wieder das Dialogfenster KALENDERBERECHTIGUNG. Im oberen Drittel ist der Button HINZUFÜGEN. Hier gelangt man zur Liste der Adressbücher, die auf dem Server liegen. Nun wählt man entweder eine einzelne Person oder aber eine Gruppe und bestätigt diese mit OK. Ohne weitere Anpassung der Rechte sind nach der Bestätigung als Standard die Leserechte PrüFER vergeben. Zur Erinnerung: FREI/BEBUCHT-ZEITEN muss man nicht einzeln vergeben, weil die Gruppe Standard eingerichtet ist und diese Rechte bereits hat. Freigaben rückgängig machen Öffnen Sie die Kalenderberechtigung. Klicken Sie auf den User, dem Sie die zusätzlichen Rechte entziehen möchten und auf ENTFERNEN. Die gelöschten Kontakte haben nun auf Ihren Kalender nur noch den FHNW-Standard-Zugriff. Berechtigungen im Kalender ac /9

8 5 Es geht auch anders... Das Dialogfeld zu den KALENDEREIGENSCHAFTEN mit der Registerkarte BERECHTIGUNGEN, erreicht man auf verschiedenen Wegen, man landet am Schluss im selben Menue. Auch der Button KALENDER FREIGEBEN macht nichts anderes, nur das dort die Rechtefreigabe gleich mit einer verknüpft wird, die den Adressaten informiert, dass er künftig in den Kalender schauen darf, und ihn höflich bittet, selbiges auch umgekehrt zu erlauben, wenn man das entsprechende Häkchen setzt. Bei dieser Methode hat man aber nur beschränkte Möglichkeiten der Rechtevergabe und man muss eventuell doch nacharbeiten. Dann kann man auch gleich über den Button KALENDERBERECHTIGUNGEN gehen. Berechtigungen im Kalender ac /9

9 6 Kalenderfreigabe im Webmail Im Webmail können Sie Kalenderberechtigungen über den Button FREIGEBEN anpassen. Freigabeberechtigungen, die im Outlook geändert wurden, können jedoch auch nur dort angepasst werden. Auch die Kalenderfreigabe per Mail funktioniert, wie im Outlook, nur mit eingeschränkter Rechtevergabe. Berechtigungen im Kalender ac /9