Access Verbrecherdatenbank Teil 2

Transkript

1 Access Verbrecherdatenbank Teil 2 Allgemeines Im ersten Teil dieser Übung hast du mit Microsoft Access eine Verbrecherdatenbank inklusive Formular erstellt. In zweiten Teil lernst du nun, wie man einen Bericht erstellt. Bericht erstellen Wähle das Objekt Berichte und klicke doppelt auf Erstellt einen Bericht unter Verwendung des Assistenten : Für den Bericht benötigen wir Daten aus den unterschiedlichsten Tabellen. Betrachte daher auf der nächsten Seite genau die Abbildungen, um zu sehen, aus welchen Tabellen du welche Felder in den Bericht einfügen musst. Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 1 von 10 SC 2006

2 Felder aus Tabelle Grunddaten : Felder aus Tabelle Geschlecht : Wähle Nachname, Vorname, Alter aus!! Wähle Geschlecht aus!! Felder aus Tabelle Augenfarbe : Felder aus Tabelle Haarfarbe : Wähle Augenfarbe aus!! Wähle Haarfarbe aus! Felder aus Tabelle Merkmale : Felder aus Tabelle Schuhgroeße : Wähle Merkmale aus!! Wähle Schuhgroeße aus!! Wenn du im Bereich Ausgewählte Felder alle Felder wie in der letzten Abbildung ausgewählt hast, klicke auf Weiter. Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 2 von 10 SC 2006

3 Wähle nun im Berichts-Assistent jeweils die Einstellung aus der Abbildung aus und klicke anschließend auf Weiter. nach Grunddaten Nachname 1 Nachname Tabellarisch - Hochformat Kompakt Titel: Steckbrief Berichtsentwurf ändern Klicke abschließend auf Fertig stellen. Du siehst nun den erstellten Bericht in der Entwurfsansicht (Vergleiche mit der folgenden Abbildung). Du wirst diesen Entwurf nun an deine Bedürfnisse anpassen. Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 3 von 10 SC 2006

4 Bericht anpassen Lösche zunächst alle Felder inklusive der dicken Linie aus dem Bereich Seitenkopf (in der Abbildung oben rot eingerahmt). Auf keinen Fall darfst du die Felder im Detailbereich entfernen. Wenn du mit dem Cursor an die grauen Balken der Bereiche kommst, verwandelt er sich in einen Doppelpfeil du kannst nun den Seitenkopf etwas verschieben, damit er größer wird. Siehe Abbildung: Außerdem ziehst du bei gedrückter Maustaste den Text Steckbrief in den Seitenkopf und verschiebst die grauen Balken so, dass der Bericht in etwa wie in der nächsten Abbildung aussieht. Den Schriftgrad habe ich auf 48 erhöht. Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 4 von 10 SC 2006

5 Um den Schriftgrad zu erhöhen, klicke den Text an, dass er markiert ist wie in der Abbildung und wähle in der Symbolleiste als Schriftgrad 48 aus. Nun ordne die Feldnamen etwas anders an. Vergleich dazu mit der nächsten Abbildung. Außerdem kannst du im Seitenfuß alle Felder, bis auf das Feld =Jetzt(), entfernen. Bei diesen drei Feldern wähle als Schriftgrad 11 und als Schriftstil fett! Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 5 von 10 SC 2006

6 Damit du für jeden Steckbrief eine eigene Seite bekommst, wählst du in der Toolbox das Werkzeug Seitenumbruch und fügst diesen im Detailbereich unter dem letzten Feld in deinem Bericht ein (Im Bericht werden dann lediglich ein paar Punkte angezeigt dort findet dann der Seitenumbruch statt). Damit erreichst du, dass an dieser Stelle immer eine neue Seite begonnen wird. Natürlich kannst du deinen Steckbrief mit Hilfe der Toolbox noch etwas aufpeppen. Vergleiche mit der Abbildung links. Du siehst, auch in einem Bericht kann man wieder ein Bild einfügen, wenn man das möchte. Zuletzt fügst du nun im Formular Verbrecher eine Schaltfläche ein, mit der du den Bericht direkt aufrufen kannst. Wie das geht, erfährst du im nächsten Kapitel. Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 6 von 10 SC 2006

7 Bericht von Formular aus öffnen Wechsle zunächst in die Entwurfsansicht des Formulars Verbrecher. Wähle in der Toolbox das Werkzeug Befehlsschaltfläche. Ziehe im Formular einen Rahmen für die Schaltfläche auf. Es startet nun ein Assistent, der dich Schritt für Schritt durch die Erstellung führt. Betrachte dafür die folgenden Abbildungen genau, damit du diese Schritte nachvollziehen kannst. Wähle die Einstellungen wie angegeben und klicke anschließend jeweils auf Weiter. Kategorie: Berichtsoperationen Aktionen: Berichtsvorschau Bericht: Steckbrief Bild Alle Bilder anzeigen Drucker Schaltflächentitel: Steckbrief Klicke abschließend auf Fertig stellen. Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 7 von 10 SC 2006

8 Wechsle nun wieder in die Formularansicht deines Formulars Verbrecher und teste die Schaltfläche. Wenn du auf die Schaltfläche klickst (roter Rahmen), sollte eine Miniaturansicht des Steckbriefs geöffnet werden (grüner Rahmen). Mit der Navigationsleiste des Steckbriefs kannst du durch die einzelnen Steckbriefe blättern (violetter Rahmen) Über das Menü Datei Drucken kannst du nun einen einzelnen Steckbrief ausdrucken, indem du einfach die Seitenzahl in das Dialogfeld eingibst: Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 8 von 10 SC 2006

9 Würdest du stattdessen auf das Symbol Drucken klicken, werden immer ALLE Datensätze sprich Steckbriefe ausgedruckt. Das wäre übrigens auch der Fall, wenn du im Befehlsschaltflächen-Assistent als Aktion Bericht drucken gewählt hättest (siehe nächste Abbildung). Im Anhang erfährst du ähnlich wie schon im ersten Teil dieses Lehrgangs wie man Bilder in einen Bericht einfügt. Im dritten Teil des Lehrgangs lernst du abschließend, wie du in deiner Verbrecherdatenbank gezielt nach bestimmten Kriterien Informationen herausfilterst, indem du Filter verwendest und Abfragen erstellst. Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 9 von 10 SC 2006

10 Anhang: Bilder in Bericht einfügen Voraussetzungen: Du hast bereits im ersten Teil dieses Lehrgangs in der Tabelle Grunddaten ein Feld Bilder erzeugt und dort Bilder im Format *.bmp abgespeichert. Beim Erstellen des Berichts mit Hilfe des Assistenten musst du aus der Tabelle Grunddaten auch das Feld Bilder übernehmen (siehe erste Abbildung auf Seite 2 dieses Lehrgangs bzw. die folgende Abbildung). Wähle Nachname, Vorname, Alter UND Bilder aus!! Wähle aus der Toolbox das Werkzeug Gebundenes Objektfeld und ziehe im Bericht einen Rahmen auf. Dieser ist zunächst noch leer. Klicke nun mit der rechten Maustaste auf den leeren Bilderrahmen: Wähle den Eintrag Eigenschaften und klicke auf den Reiter Alle (siehe nächste Abbildung). Klicke in die Zeile Steuerelementinhalt und anschließend auf den kleinen Pfeil rechts davon. Wähle aus den angebotenen Feldern den Eintrag Bilder. Access_Verbrecherdatenbank2 Seite 10 von 10 SC 2006