Project roles and responsibilities

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Elly Martin
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1 Project roles and responsibilities Bernhard Guillon Alexander Zrinyi Institut für Computerwissenschaften Universität Salzburg Project Management B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 1 / 22

2 Gliederung 1 Wer sollte am Project Management beteiligt sein? Allgemein Portfolio Management Team Project Steering Group Project Manager Passende Organisations-Struktur? B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 2 / 22

3 Einleitung Struktur der Firma Struktur des Projekts Wer macht was? Wer muss was können? Wer darf etwas machen? Wer hat an was Interesse? B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 3 / 22

4 Wer ist involviert? Ziel: Fähigkeit das Projekt zu Ende zu führen Wer: Koordiniert die Team-Mitglieder? Hat die Autorität Änderungen durchzuführen? Stellt das Budget? Stellt fest, was benötigt wird? B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 4 / 22

5 Wer ist involviert? Projekte nicht unabhängig Ein spezielles Team nur für Projekte (Portfolio Management Team) B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 5 / 22

6 Hierarchie B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 6 / 22

7 Portfolio Management Team Kümmert sich um mehrere Projekte gleichzeitig Sie geben Projekte frei Sie verteilen Ressourcen Monatliche Meetings Geeignete, förderungswürdige Projekte suchen B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 7 / 22

8 Portfolio Management Team Geschäftsentscheidungen treffen Project Steering Groups festlegen Project Steering Groups passende Projekte zuweisen Projekte nach ihrer Wichtigkeit einordnen B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 8 / 22

9 Zusammenstellung des Portfolio Management Teams Problem: Zu groß um effektiv arbeiten zu können Lösung: Team nach speziellen Kriterien zusammenstellen Haben alle die benötigte Autorität Entscheidungen zu treffen und durchzuführen? Mitglieder sollten aus allen Bereichen stammen Langfristige Teammitglieder B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 9 / 22

10 Erfolgreich? Zeit und Kosten wurden nicht gesprengt Qualitätsstandards eingehalten B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 10 / 22

11 Project Steering Group Team Zusammenstellung: Interesse an erfolgreichem Projektabschluss Befähigt Entscheidungen zu treffen Kümmern sich um Ressourcen Experten im jeweiligen Gebiet B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 11 / 22

12 Project Steering Group Eigenschaften: Regelmäßige Meetings Ist kein Ausschuss Gleichberechtigte Mitglieder B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 12 / 22

13 Project Sponsor Aufgabe: Fördert die kommerziellen Notwendigkeiten Übernimmt das Projekt im Namen des Portfolio Management Teams Strebt nach einem realisierbaren Erfolg B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 13 / 22

14 Project Sponsor Zuständigkeiten: Übernimmt Geschäftsfall von Portfolio Management Team und kümmert sich um die Aufrechterhaltung Hält sich an den Plan vom Portfolio Management Team Erstattet regelmäßig Meldung an das Portfolio Management Team Warnt, falls das Projekt zu eskalieren droht Authorisiert den Start des Projekts B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 14 / 22

15 Project Sponsor Zuständigkeiten: Löst Prioritäts- und Ressourcen-Konflikte Kümmert sich um die Organisation und leitet die Meetings Sorgt für regelmäßige Rückmeldungen des Project Managers Beschließt mit der Steering Group das Projekt aufzugeben, falls nötig Berichtet dem Portfolio Management Team über die Gewinnrealisierung in Relation zum Zeitplan B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 15 / 22

16 Project Steering Group Leistungsfeststellung Konnte das Projekt bewältigt werden? Brachte es die erwarteten Gewinne? Wurde ein Project Manager gewählt, der das Projekt leiten konnte? Wurden gute Abbruchbedingungen für den Project Manager festgelegt? Wurden die richtigen Ressourcen mit der benötigten Qualität gewählt? B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 16 / 22

17 Project Manager Nur ein Project Manager Koordinert das Projekt im Namen der Steering Group Muss sich flexibel den Gegebenheiten anpassen Erstellt einen Zeit- und Kosten-Plan B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 17 / 22

18 Project Manager Auswahlkriterien: Wie wertvoll ist das Projekt? Wie groß ist der Zeitaufwand? Wie hoch sind die Risiken? Wie gefährlich ist es? Wer ist verfügbar? Je fordernder das Projekt desto erfahrener der Project Manager! B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 18 / 22

19 Project Manager Levels PM1 - leitet Team unter dem Project Manager PM2 - leitet Projekt unter minimaler Beobachtung PM3 - ein erfahrener Project Manager, der mehrere Projekte gleichzeitig leitet B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 19 / 22

20 Project Manager Leistungsfeststellung: Soll nicht nach dem ursprünglichen Plan beurteilt werden Wie hat er sich den Umständen angepasst? Wie gut konnte er sich an die Abbruchbedingungen halten? Protokollierung der Änderungen Risiko-Plan mit entsprechenden Handlungen Regelmäßige Rückmeldung an die Steering Group B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 20 / 22

21 Passende Organisations-Struktur? Nur ein Project Manager Wurde jedem die richtige Rolle zugewiesen? Sind alle Ansichten (geschäftlich, Kunde, Entwickler) in der Project Steering Group vertreten? Wurden alle Kundenwünsche erfüllt? B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 21 / 22

22 Ende Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit! B. Guillon, A. Zrinyi (Universität Salzburg) 22 / 22

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