DATEV pro: Datenübernahme FIBU

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1 DATEV pro: Datenübernahme FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweisen 2.1. Sach- und Personenkonten exportieren und importieren 2.2. Buchungen exportieren und importieren 2.3. OP-Liste exportieren und importieren 2.4. Export und Import von Kostenstellen 3. Details 3.1. Dateinamen 3.2. Buchungen im Postversandformat 4. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Ziel Sie können Buchungen und Stammdaten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro im DATEV-Format auslesen und in Agenda FIBU einlesen. 2. Vorgehensweisen Überblick 1. Sach- und Personenkonten exportieren und importieren 2. Buchungen exportieren und importieren 3. OP-Liste exportieren und importieren 4. Export und Import von Kostenstellen

3 Seite Sach- und Personenkonten exportieren und importieren 1. Sach- und Personenkonten exportieren 1. Mandant in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Sach- und Personenkonten exportiert werden sollen. 2.»Bestand Exportieren DATEV-Format«. 3. Option <Sachkontenbeschriftungen> und/oder <Debitoren/Kreditoren> auswählen. 4. Zielverzeichnis für die Exportdatei festlegen. 5. Im Register»Bewegungsdaten«kein Haken bei <Nur geänderte Daten exportieren>! Hinweis An dieser Stelle können Sie gleich die Buchungen mitauslesen. Setzen Sie dazu im Register»Bewegungsdaten«den Haken bei <Buchungsstapel>. Mehr dazu:»buchungen exportieren und importieren«. 6. Schaltfläche <Exportieren>.

4 Seite 4 2. Sach- und Personenkonten sowie Buchungen importieren 1. Mandant in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die Konten/Buchungen eingelesen werden sollen. 2.»Transfer Daten einlesen Import-Assistent (DATEV-Format)«. 3. Verzeichnis wählen und <Weiter>. 4. Die zu importierenden Daten werden angezeigt. Spalte»Import«: Auswahl bei Bedarf ändern (i. d. R. nicht notwendig). 5. Spalte»Abr.-Nr.«: Abrechnungsnummer bei Bedarf ändern (i. d. R. nicht notwendig) und <Weiter>. Hinweis In der Regel erfolgt die Zuordnung der Abrechnungsnummer automatisch. Unter bestimmten Umständen kann es jedoch sein, dass die Zuordnung manuell erfolgen muss. Die Zuordnung erfolgt dann mit Klick auf in der Spalte»Abr.-Nr.«.

5 Seite 5 6. Gewünschte Optionen wählen und <Importieren>.

6 Seite Buchungen exportieren und importieren 1. Buchungen exportieren 1. Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Buchungen exportiert werden sollen. 2.»Bestand Exportieren DATEV-Format«. 3. Register»Bewegungsdaten«anklicken. 4. Option <Buchungsstapel> wählen. 5. Im Bereich»Buchungsstapel«über»Buchungsstapel hinzufügen«die zu exportierenden Buchungsstapel wählen. Hinweis Wenn die OP-Liste exportiert wird, darf der Buchungsstapel»EB-Werte der OPOS-Konten«nicht mitexportiert werden.

7 Seite 7 Tipp Markieren aller Buchungsstapel: Tastenkombination <Strg+A>. Entfernen eines Buchungsstapels aus den Bewegungsdaten: Stapel markieren + rechte Maustaste. 6. Zielverzeichnis für Exportdatei festlegen und Klick auf <Exportieren>. 2. Buchungen importieren 1.»Transfer Daten einlesen Import-Assistent (DATEV-Format)«. 2. Folgen Sie dem Assistenten.

8 Seite OP-Liste exportieren und importieren Mithilfe der OP-Liste können Sie die OP-Buchungen aus dem Vorjahr (EB-Werte) übernehmen. Hinweis Wenn ein Mandant z. B. für das Jahr 2014 übernommen wird, muss aus DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro auch die OP-Liste für 2013 exportiert werden. Beispiel Sie übernehmen einen Mandanten für das Jahr Durch die Übernahme der Buchungen erhalten Sie den laufenden Bestand der offenen Posten. Die OP-Vorträge aus 2013 müssen über die OP-Liste übernommen werden. 1. OP-Liste exportieren 1. Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die OP-Liste exportiert werden soll. 2.»Bestand Exportieren ASCII-Daten«. 3. Bereich»FormatauswahlBisherige Rechnungswesen-Formate Geschäftspartner (Offene Posten) Geschäftspartner (Offene Posten)«wählen. Bereich»Exportziel«Unter»Zieldatenpfad«das Verzeichnis hinterlegen, in das die Exportdatei gespeichert werden soll. Bei»Dateiname«den Namen angeben, mit dem die Exportdatei erstellt werden soll. Beispiel:»OP-Liste«.

9 Seite 9 Bereich»Geschäftspartnerumfang«Option <Debitoren und Kreditoren> wählen. Bei»Konto von bis«alle Personenkonten wählen. Bereich»Umfang und Varianten«Bei»Postenumfang«den Eintrag»Alle Posten«wählen. Bei»Raffung«den Eintrag»Ungerafft«wählen. 4. <Exportieren>. 2. OP-Liste importieren 1. Mandant in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die OP-Liste eingelesen werden soll. 2.»Transfer Daten einlesen Einlesen OP-Liste (DATEV)«. 3. Wählen Sie unter Dateiname die aus DATEV pro ausgelesene Datei. 4. Wählen Sie die Abrechnungsnummer 1. Achtung Die Vorträge der OP-Konten müssen zwingend in die Abrechnungsnummer 1 eingelesen werden. 5. <Starten>.

10 Seite Export und Import von Kostenstellen 1. Kostenstellen/Kostenträger exportieren 1. Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Kostenstellen/Kostenträger exportiert werden sollen. 2.»Stammdaten Kosten- und Leistungsrechnung Kostenstellen/-träger«. 3. Kontextmenü über die rechte Maustaste öffnen. 4. Die Daten aus der Zwischenablage in z. B. Mappe (Microsoft Excel) einfügen und Datei speichern. Hinweis Mögliche Formate für den Import sind *.csv, *.xls sowie *.xlsx.

11 Seite Kostenstellen/Kostenträger importieren 1. Mandant in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die Kostenstellen/Kostenträger eingelesen werden sollen. 2.»Transfer Daten einlesen Einlesen Kostenstellen/Kostenträger«. 3. Auswahl treffen und <Starten>. 4. Angaben erfassen, Definitionsdatei verwalten und <Starten>.

12 Seite Details Dateinamen Format Erläuterung Sachkonten Sachkonten beginnen mit»dtvf_skbeschrift«und enden mit»*.csv«: Personenkonten Personenkonten beginnen mit»dtvf_gp_stamm«und enden mit»*.csv«: Buchungsstapel Buchungsstapel beginnen mit»dtvf_buchungsstapel«und enden mit»*.csv«: Postversandformat In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro gibt es nach wie vor die Möglichkeit, Buchungen im Postversandformat zu exportieren. Da der Export aber nicht mehr wie bisher in einem komfortablen Arbeitsschritt möglich ist, empfehlen wir den Export im DATEV-Format (CSV-Format). Buchungsstapel im Postversandformat bestehen aus mindestens zwei Dateien. EV01 und ED Je nachdem, wie viele Vorläufe aus DATEV exportiert wurden, können auch mehrere ED-Dateien vorhanden sein.

13 Seite Buchungen im Postversandformat Mit der Softwaregeneration von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro ist der Export von Buchungen im Postversandformat nicht mehr in einem Arbeitsschritt möglich. Mit DATEV pro muss jeder Vorlauf einzeln aus der Primanota heraus exportiert werden. Zum Einlesen:» Transfer Daten einlesen Import-Assistent (DATEV Format) 1. Buchungen im Postversandformat exportieren 1. Mandant in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Buchungen exportiert werden sollen. 2.»Auswertungen Finanzbuchführung Primanota«. Sie befinden sich in der Übersicht der erfassten Buchungsstapel. 3. Buchungsstapel markieren, der geöffnet werden soll und <Öffnen>. 4. Rechtsklick in der geöffneten Primanota auf eine Buchung. Im Kontextmenü»Primanota für Postversand exportieren«wählen. 5. Abrechnungsnummer erfassen (Beispiel: 1 für Januar, 2 für Februar usw.), unter der die Buchungen in Agenda FIBU eingelesen werden sollen.

14 Seite Zielpfad für die Exportdatei angeben und <OK>. 7. Vorgang für alle Buchungsstapel wiederholen, die exportiert werden sollen. Buchungen und Stammdaten im Postversandformat importieren 1. Mandanten in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die Buchungen eingelesen werden sollen. 2.»Transfer Daten einlesen Import-Assistent (DATEV Format)«. 3. Verzeichnis wählen, in dem die Buchungen gespeichert sind und <Weiter>. Achtung Wichtig ist, dass sich in dem gewählten Verzeichnis nur Daten des geöffneten Mandanten befinden. Das Verzeichnis darf keine Daten eines anderen Mandanten enthalten! 4. Die zu importierenden Daten werden angezeigt.

15 Seite Auswahl bei Bedarf ändern (i. d. R. nicht notwendig) und <Weiter>. 6. Gewünschte Optionen wählen und <Importieren>. Die Buchungen werden importiert. Hinweis Wenn beim Einlesen der Buchungen Fehler auftreten, werden diese in einem Protokoll ausgegeben. Fehlerhafte Buchungen werden eingelesen und sind in der Buchungserfassung nachzubearbeiten.

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